Conoce los principales gastos por tipo de empresa

Tanto si estás tomando la importante decisión de emprender, o si ya llevas algunos años en este mundo, conviene revisar algunos aspectos fundamentales referidos a los gastos financieros de una empresa y los presupuestos, con el fin de simplificar procesos y ganar en eficiencia.

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¿Cómo mejorar la gestión financiera de una empresa?

Tanto si estás tomando la importante decisión de emprender, o si ya llevas algunos años en este mundo, conviene revisar algunos aspectos fundamentales referidos a los gastos financieros de una empresa y los presupuestos.

La utilidad de esta información está especialmente destinada a las organizaciones con pocos clientes, quienes deben sopesar de forma habitual los gastos de funcionamiento y priorizar algunas actividades para garantizar su crecimiento económico.

En este artículo podrás conocer algunos conceptos básicos, clasificaciones y comentarios a modo de propuestas para una mejor gestión empresarial.

Gastos más habituales en pymes y autónomos

Rendir cuentas al Ministerio de Hacienda es uno de los deberes imprescindibles que toda empresa debe tener cuenta desde su inicio. Preparar los trámites y la contabilidad para tener todo en regla lleva tiempo y suele resultar complejo para algunas empresas.

En qué consisten estos gastos

Los gastos dependen mucho del tamaño de la entidad, número de profesionales, modalidad de la tienda (física u online) y trayectoria, especialmente para los autónomos que tienen varios años registrados.

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Lo esencial según cada tipo de actividad

La cuota de seguridad social es uno de los gastos más importantes, y depende mucho del régimen de cotización que se considere. Por regla general, mientras mayores sean los ingresos de una empresa, mayores serán los tributos para el Estado.

Los autónomos tienen un régimen de cotización un poco diferente, ya que existen programas con aportes fijos dependiendo del tiempo que lleve la actividad económica, por lo que los nuevos emprendedores tendrán menos compromisos. Si bien es beneficioso, esto tiene carácter temporal, aumentando anualmente el tributo.

En el caso de las tiendas físicas, los gastos esenciales están relacionados con el alquiler de la oficina, los servicios propios del sitio (agua, luz, internet, teléfono y gas) y gestoría.

Si se considera la actividad usual de una tienda virtual, los gastos prioritarios son la creación de una página web, el mantenimiento (en materia de hosting, marketing, publicidad y contacto con redes sociales) y la adquisición de los equipos de trabajo.

Existen algunos gastos vitales compartidos por las dos modalidades antes mencionadas. Estos incluyen el pago de los alquileres de espacios en donde se guardarán los artículos y transporte de los mismos (con el consecuente mantenimiento del vehículo y combustible).

¿Qué son las clasificaciones de gastos y cuántos tipos existen?

Es muy conveniente tener un plan de los gastos en función de diversas variables, con el objetivo de tener mayor visibilidad y proyección a futuro. A continuación presentamos las clasificaciones habituales, que toman en cuenta el tiempo y la finalidad de cada inversión monetaria.

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Según la periodicidad de pago

En este apartado pueden incluirse los gastos recurrentes, cambiantes y excepcionales.

Los recurrentes (también conocidos como gastos fijos) son aquellos que debes realizar de forma periódica y sin interrupciones, ya que generalmente se tratan de servicios que un tercero provee a tu empresa para garantizar su funcionamiento. Incluyen la luz, pago del móvil y contable, etc.

Si tomas en cuenta la productividad de tu empresa y los gastos necesarios para asegurar su crecimiento o control, hablamos de gastos variables o cambiantes en un mes. 

Por ello, los meses con mayor productividad pueden relacionarse con mayor inversión empresarial para adquirir más productos y realizar su venta, pero es un monto que cambia mucho dependiendo de la actividad que se esté realizando y las decisiones que tome la directiva de cada entidad.

Ahora, si debes realizar una inversión no planificada, o derivada de un cambio en los estándares de producción, estarías frente a un pago excepcional, ya que solo se hacen en un momento específico.

Según el objetivo del gasto

Al menos en España, a la hora de notificar todas las inversiones al Ministerio de Hacienda, existe una clasificación especial que permite diferenciar cada gasto según el propósito de su realización. 

Los gastos de compras incluyen cualquier producto como materias primas y material para ventas a largo plazo. El alquiler, se refiere especialmente a los bienes inmuebles, software y equipo.

Los suministros más comunes, por ejemplo, incluyen la electricidad, gasolina, luz, agua, reparaciones, transporte y cualquier otro tipo de requerimiento dependiendo de la actividad económica específica, como la asesoría legal.

En el caso de los impuestos y las tasas, se refiere a todos aquellos gastos que deben ser realizados directamente al Estado, distintos de los gastos por servicios bancarios que incluyen ciertas comisiones e intereses por solicitar préstamos.

El mantenimiento de personal es uno de los gastos más importantes, ya que incluye el pago de los salarios así como también la seguridad social.

¿Cuáles son los gastos de personal y cómo amortizarlos?

Los gastos de personal van más allá del simple hecho de establecer un sueldo fijo mensual. Esta suma, aparentemente estable, puede llegar a ser algo volátil si se consideran otros factores.

Los sueldos, la retribución para seguridad social, el Impuesto de la Renta de Personas Físicas (IRPF) y las indemnizaciones (es decir, los seguros) son los principales.

Es importante tener en cuenta que el costo del aporte para la seguridad social está directamente incluido en el salario del trabajador, por lo que a pesar de asignarse un valor absoluto, el empleado nunca cobrará la totalidad del mismo. 

Uno de los pilares fundamentales para el desarrollo de una empresa propia es la organización del personal de recursos humanos. Este, en condiciones difíciles, puede optar por hacer una serie de estrategias muy eficientes para amortizar los gastos de personal.

Estas medidas incluyen distribuir el trabajo de forma más eficiente y equitativa para evitar nuevas contrataciones, prejubilación y contratar personal joven para aprovechar los beneficios del Estado, como el seguro. Algunas opciones de emergencia son la rebaja salarial y las congelaciones, muy poco populares.

¿Cómo mejorar la gestión de los gastos de una empresa?

Con la globalización, el uso de herramientas tecnológicas y nuevas instituciones financieras es posible optimizar al máximo el funcionamiento de una empresa. Qonto, el neobanco especializado en pequeñas y medianas empresas, ofrece soluciones oportunas para la mayoría de las problemáticas actuales, con el fin de aumentar la productividad y reducir procesos innecesarios.

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Si eres dueño de alguna pyme o eres trabajador autónomo, probablemente hayas oído de los servicios financieros de Qonto.

Creado por los múltiples ejemplos de inconformidad con las entidades bancarias tradicionales, Qonto ofrece una cuenta corriente digital en la que la transparencia es el principal fundamento de sus negocios.

La rápida respuesta de su servicio técnico, herramientas para la gestión adecuada de gastos o facturas y la posibilidad de generar tarjetas físicas o virtuales son los principales atractivos de Qonto, un emprendimiento que ha logrado expandirse exponencialmente a los escasos años de su creación.

Pequeñas empresas y autónomos podrán contratar distintas modalidades de cuentas, cuyas diferencias son los costes de contratación, número de usuarios, tipo de tarjetas emitidas, características de las transferencias bancarias y servicios adicionales.

Gestión de gastos de empleados

Con el fin de agilizar los procedimientos y disminuir la cantidad de errores mensuales al realizar la contabilidad de un negocio, es necesario optimizar los métodos administrativos referentes a la gestión de gastos de empleados luego de firmar el contrato.

Siendo igualmente válido para pymes y autónomos, cada vez se acepta más la necesidad de utilizar un software especializado en estas actividades. Se ha demostrado que la modernización mejora de forma evidente el rendimiento de los recursos al crear una empresa, facilitando los trámites y desviando la inversión de tiempo para otras actividades prioritarias.

Al respecto, el neobanco Qonto facilita la gestión de los empleados como parte de sus múltiples servicios de finanzas, convirtiéndolo en una opción muy interesante para los emprendedores enfocados en optimizar sus recursos administrativos.