Come funziona l'addebito per le carte di credito business

Capire come funziona l'addebito delle carte di credito business è fondamentale per gestire al meglio la liquidità aziendale ed evitare spiacevoli sorprese.

Secondo dati recenti, i tempi di pagamento delle PMI italiane sono in crescita. Ovvero le imprese hanno bisogno di sempre più tempo per pagare beni e servizi. Un dato a livello nazionale, che riguarda tutti i settori.

In questa guida scopri quello che c'è da sapere sull'addebito delle carte di credito business, dalle diverse modalità disponibili alle tempistiche, inclusi dei consigli pratici per evitare il conto scoperto e usare questo strumento al meglio per pianificare la liquidità in azienda.

A differenza delle carte di debito, che addebitano immediatamente ogni spesa sul conto corrente, le carte di credito funzionano con un meccanismo dilazionato.

Quando effettui un pagamento con la carta di credito, l'importo viene registrato ma non prelevato subito dal tuo conto business. Le spese si accumulano durante il mese e vengono poi addebitate in un'unica soluzione in una data prestabilita o in più soluzioni, nel caso di pagamento a rate.

Questo meccanismo ti offre una maggiore flessibilità nella gestione del cash flow aziendale, permettendoti di effettuare acquisti anche quando la liquidità sul conto non è sufficiente.

Vediamo ora i vari tipi di addebito disponibili per le carte di credito business.

L'addebito a saldo è la modalità più diffusa per le carte di credito business. Con questo sistema, tutte le spese effettuate durante il mese vengono addebitate in un'unica soluzione sul conto aziendale.

La data di addebito è solitamente fissa: ad esempio, il 15 del mese successivo rispetto a quello in cui hai effettuato gli acquisti. Se hai speso 5.000€ a gennaio, l'intero importo viene prelevato dal tuo conto il 15 febbraio.

Questa modalità non prevede interessi aggiuntivi, a patto che il saldo venga pagato entro la scadenza. È l'opzione ideale per chi ha un buon controllo del cash flow e vuole evitare costi extra.

L'addebito rateale, noto anche come revolving, permette di dilazionare il pagamento delle spese in più mensilità. Invece di pagare l'intero importo in una volta, puoi scegliere di rimborsare una percentuale fissa o un importo minimo ogni mese.

Ad esempio, con una spesa di 10.000€ e una rata mensile del 10%, paghi 1.000€ al mese per dieci mesi. Il saldo residuo viene riportato al mese successivo.

Attenzione però: questa modalità comporta l'applicazione di interessi sul saldo non pagato, che variano a seconda dell'emittente. È importante valutare attentamente se i costi aggiuntivi sono sostenibili per la tua attività.

Alcune carte di credito business offrono una modalità ibrida chiamata “addebito a opzione”. Questo sistema ti permette di scegliere, mese per mese, se pagare l'intero saldo o solo una parte.

A fine mese ricevi l'estratto conto con tutte le spese. A quel punto decidi se saldare l'intero importo in una volta, senza interessi, oppure rateizzare una parte del debito, con l'applicazione di interessi solo sulla quota che scegli di pagare a rate.

Questa flessibilità è particolarmente utile per le imprese che hanno flussi di cassa variabili: nei mesi di maggiore liquidità puoi saldare tutto, mentre nei periodi più difficili puoi dilazionare il pagamento.

La scelta della modalità di addebito dipende dalle esigenze specifiche della tua attività. Per aiutarti a decidere, abbiamo preparato una tabella di confronto delle tre opzioni:

In generale, l'addebito a saldo è l'opzione più economica e trasparente. Le modalità rateali dovrebbero essere usate solo quando strettamente necessario, per evitare di accumulare costi aggiuntivi che possono pesare sul bilancio aziendale.

La tempistica dell'addebito varia a seconda dell'emittente della carta, ma segue generalmente uno schema preciso. La maggior parte delle carte di credito business prevede un addebito mensile in una data fissa.

Il ciclo di addebito tipico funziona così:

• Periodo di spesa: dal 1° all'ultimo giorno del mese effettui gli acquisti con la carta
• Estratto conto: entro i primi giorni del mese successivo ricevi l'estratto con il riepilogo delle spese
• Data di addebito: l'importo viene prelevato dal conto nella data prestabilita del mese successivo

Cosa succede quando la data di addebito cade di sabato, domenica o in un giorno festivo?

La risposta dipende dall'emittente della carta:

• Addebito anticipato: alcune banche addebitano l'importo l'ultimo giorno lavorativo prima del festivo. Se l'addebito è previsto per sabato 15, potrebbe avvenire venerdì 14. Se il 15 è una domenica, potrebbe avvenire venerdì 13.
• Addebito posticipato: altri istituti posticipano al primo giorno lavorativo successivo. In questo caso, l'addebito slitta al lunedì
• Addebito nella data prevista: alcuni circuiti di pagamento processano gli addebiti anche nei giorni festivi, grazie ai sistemi automatizzati

Per evitare incertezze, consulta il contratto della tua carta o contatta l'assistenza clienti. In ogni caso, è buona norma assicurarsi che ci sia liquidità sufficiente sul conto qualche giorno prima della data prevista.

Può capitare che, al momento dell'addebito, il saldo del tuo conto business non sia sufficiente a coprire l'importo dovuto, soprattutto in periodi di difficoltà o quando ci sono ritardi nei pagamenti dei clienti.

Le conseguenze variano a seconda del tipo di conto che hai. Vediamo quali sono.

Se il conto non ha liquidità sufficiente al momento dell'addebito, possono verificarsi i seguenti scenari:

• Scoperto autorizzato: se hai un fido bancario, la banca procede comunque con l'addebito, mettendo il conto in rosso. Pagherai interessi passivi sul saldo negativo
• Rifiuto dell'addebito: senza fido, la banca può rifiutare l'addebito. In questo caso riceverai una comunicazione dall'emittente della carta
• Blocco della carta: in caso di mancato pagamento, la carta può essere temporaneamente bloccata fino alla regolarizzazione del debito
• Segnalazione in Centrale Rischi: ritardi prolungati possono portare a segnalazioni che compromettono il rating creditizio della tua azienda, con conseguenze sul futuro accesso al credito

Quando l'estratto conto della carta riporta la dicitura “addebito su credito residuo”, significa che l'importo viene prelevato dalla disponibilità ancora presente sulla carta stessa, non dal conto corrente.

Non confondere questa dicitura con uno scoperto di conto. L'addebito su credito residuo è una funzionalità normale delle carte di credito e non comporta costi aggiuntivi.

Questo può accadere in due situazioni:

• Carte con fido: se la tua carta ha un plafond (limite di spesa) e non hai ancora utilizzato tutto il credito disponibile, l'addebito può essere fatto sul credito residuo
• Pagamenti parziali: se hai già effettuato un pagamento parziale, l'addebito successivo viene fatto sulla differenza ancora da saldare

I costi legati al mancato pagamento o al ritardo possono essere significativi e variano da un istituto a un altro.

I costi in cui puoi incappare sono i seguenti:

• Interessi di mora: percentuale sull'importo non pagato
• Commissioni per scoperto: importo fisso per ogni addebito che va in negativo
• Spese di sollecito: importo fisso per ogni comunicazione di mancato pagamento
• Commissioni di riattivazione: importo fisso per riattivare una carta precedentemente bloccata

1. Monitora costantemente il saldo: controlla il saldo del conto almeno una volta alla settimana. Con Qonto puoi vedere in tempo reale tutte le entrate e le uscite, ricevendo notifiche push per ogni movimento.
2. Tieni traccia delle spese con carta: non aspettare l'estratto conto per sapere quanto hai speso. Fotografa gli scontrini e allegali alle transazioni nell'app Qonto, in modo da avere sempre sotto controllo l'importo che verrà addebitato.
3. Crea un fondo di riserva: mantieni sul conto una riserva di liquidità. Questo cuscinetto ti protegge dagli imprevisti.
4. Pianifica il budget aziendale: evita che le spese si concentrino tutte in uno stesso periodo, impattando fortemente sulla liquidità. Pianifica le spese dei vari team così da ottimizzare la gestione del flusso di cassa. 
5. Imposta limiti di spesa: se hai più collaboratori con carte aziendali, definisci limiti di spesa giornalieri o mensili per ciascuno. Con Qonto puoi personalizzare i massimali per ogni carta e ricevere avvisi quando vengono superati.
6. Pianifica i pagamenti dei clienti: cerca di far coincidere gli incassi dai clienti con le date di addebito delle carte. Emetti le fatture in modo che i pagamenti arrivino qualche giorno prima della data di addebito.
7. Usa le previsioni di cash flow: strumenti come la dashboard di Qonto ti permettono di visualizzare le previsioni di cassa, aiutandoti a capire se avrai liquidità sufficiente nei prossimi giorni.