Mobility Management e gestione delle spese: una guida pratica

Con Mobility Management si intendono tutte le procedure di gestione e ottimizzazione della mobilità aziendale, con un occhio di particolare riguardo alla sostenibilità, prese in carico da una figura professionale ad-hoc chiamata Mobility Manager.

La figura del Mobility Manager è stata introdotta dal legislatore italiano nel lontano 1998: l’obiettivo era quello di istituire un ruolo professionale specializzato nella gestione e nell’ottimizzazione della mobilità di persone, lavoratori e merci, che ha come scopo principale lo sviluppo di un Piano Spostamenti Casa-Lavoro (PSCL) per garantire che lo spostamento dei lavoratori avvenga nel modo più ottimale e sostenibile possibile, assicurando la continuità produttiva dell’azienda.

Il ruolo è stato poi rafforzato nel 2020, con il Decreto Rilancio, e reso obbligatorio per le aziende sopra i 100 dipendenti con apposito decreto a maggio 2021. L’obiettivo? Analizzare, rendicontare e ottimizzare le spese di mobilità aziendale in concomitanza e all’indomani dell’emergenza sanitaria, con l’aumento dello smart working e il diffondersi di un modello ibrido di lavoro casa/ufficio.

In questo articolo parleremo di come gestire le spese aziendali per abbattere i costi di mobilità aziendale e ottimizzare le procedure di Mobility Management con tre consigli da mettere subito in campo.

Iniziamo!

La scelta dei partner e fornitori di soluzioni per il mobility management più adatti dipende dalle singole esigenze aziendali.

Se utilizzi Qonto, puoi usufruire di soluzioni su misura per la gestione delle spese di mobility management. 

Vediamole nel dettaglio:

• UnipolMove: il nuovo servizio di UnipolTech che permette di pagare i pedaggi in autostrada, evitando le file ai caselli e che include numerosi altri servizi di mobilità come strisce blu e Area C a Milano.
  
  
• Europcar, leader europeo del noleggio di auto e di veicoli commerciali leggeri: i clienti Qonto ricevono il fino al 15% di sconto sui noleggi di auto e furgoni effettuati in Italia. Per accedere all’offerta, vai alla pagina dedicata.
  
  

• Wetaxi, l’app chiama taxi moderna disponibile in 20 città italiane, tra cui Roma, Milano, Torino e Napoli: i clienti che utilizzano come metodo di pagamento la carta Qonto hanno diritto al 5% di Cashback su tutte le corse del 2022, utilizzabile come credito a partire da gennaio 2023. L’offerta è valida solo per i nuovi iscritti WeTaxi.

Uno dei problemi che le aziende di ogni dimensione si trovano più spesso ad affrontare è la rendicontazione delle spese con team e dipartimenti multipli.

Questa criticità si amplifica durante le trasferte o i viaggi aziendali, trasformando la compilazione della nota spese in un momento particolarmente dispendioso in termini di tempi e costi sia per i dipendenti sia per il reparto finanziario o il CFO.

La soluzione? Eliminare la nota spese, sostituendola con carte aziendali nominative per ciascun membro del team o dipartimento, in modo che i dipendenti possano sostenere le spese di trasferta in autonomia e senza richieste di rimborsi.

Ad esempio, grazie ai conti multipli di Qonto, potrai assegnare carte Mastercard con un budget dedicato a ciascun membro o reparto aziendale: i dipendenti potranno utilizzarle per pagare le spese di trasferta senza chiedere il rimborso dei costi sostenuti, semplificando la tua contabilità aziendale.

Inoltre, dall’app potranno scattare foto agli scontri per documentare le ricevute e i giustificativi di spesa, digitalizzando l'intero processo. Qonto si occuperà di certificare le ricevute con valore probatorio e conservarle nell’archivio, in modo che gli scontrini digitalizzati abbiano lo stesso valore legale delle controparti cartacee.

La gestione delle spese di mobilità aziendale può essere semplificata grazie alla centralizzazione delle operazioni di reporting.

Utilizzare uno strumento integrato da cui tracciare, monitorare e pianificare le spese, proprio come Qonto, consentirà al tuo Mobility Manager di lavorare in sincronia con il reparto contabile per tenere sempre controllo le spese di mobilità aziendale, capire come abbattere i costi e predisporre un budget dedicato per sostenere i costi di trasferta, garantendo il comfort dei dipendenti e la sostenibilità delle spese per l’azienda.

Ecco qualche consiglio per ottimizzare le spese di mobilità aziendale:

• In ufficio, prendi in considerazione il lavoro da remoto o ibrido: oltre a garantire un migliore equilibrio tra vita e lavoro per i tuoi dipendenti, ti permetterà allo stesso tempo di ridurre i rimborsi delle spese di trasporto casa-lavoro, se previste nella policy aziendale.
  
  

• Durante le trasferte di lavoro, calcola in anticipo l’indennità di trasferta spettante ai dipendenti per stimare in modo più preciso le spese di trasferta da sostenere. Quindi valuta come ridurle, ad esempio accorciando la durata della trasferta, scegliendo soluzioni di trasporto più sostenibili (ad esempio incentivando il car-pooling, che oltre alla cassa aziendale fa bene anche all’ambiente) oppure responsabilizzando i dipendenti con carte Mastercard pre-caricate con il budget massimo da poter utilizzare durante la trasferta.

Siamo arrivati al termine di questa guida pratica su come ottimizzare le spese di mobilità aziendale e abbattere i costi di Mobility Management: qualunque siano le tue esigenze, affidati a Qonto per mettere in moto il tuo business e spiccare il volo.