Chi deve fare la fattura elettronica? Tutti i dettagli!

Cos'è la fatturazione elettronica e cosa sono le fatture elettroniche? Cosa differenzia le normali ricevute dalle fatture elettroniche? Di cosa si tratta? Quando è entrato in vigore l'obbligo della fattura elettronica per imprese e professionisti? Sono necessari codici particolari come il codice fiscale per inviare la propria fattura elettronica B2B? Che formato devono avere le fatture in uscita per le imprese e i professionisti? Ci sono documenti da aggiungere alla fatturazione elettronica? Cosa cambia tra le fatture emesse e le fatture ricevute?

Facendo una breve ricerca su Google, si imbatte in numerose domande o dubbi. Per questo abbiamo pensato di scrivere questa guida, in modo tale da aiutarti a capire chi ha l'obbligo di fatturazione elettronica. Scopri con noi tutti i dettagli! 

Quando è entrato in vigore l'obbligo di fatturazione elettronica in Italia? L'obbligo di fatturazione elettronica è entrato in vigore per l'amministrazione pubblica nel 2014. Nel 2017 la fatturazione elettronica è diventata possibile per privati e nel 2019 è entrata in vigore l'obbligatorietà di fatturazione elettronica tra privati.

Chi deve fare la fattura elettronica e quali sono gli obblighi? Come funziona la fatturazione elettronica? Da chi un'impresa o un professionista può ricevere una fattura elettronica? Chi deve emettere la fattura elettronica? La fattura elettronica ha a che fare con il regime fiscale? Quando è entrata in vigore la normativa o la legge di riferimento? A partire dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata un obbligo non solo per tutto ciò che riguarda la Pubblica Amministrazione ma anche per operazioni B2B (ovverosia Business to Business), come le operazioni tra partite IVA, e per le operazioni B2C (Business to Consumer) - come la consulenza di un professionista realizzato per una persona privata senza partita IVA. 

Cos'è fatturazione elettronica e l'obbligo di fattura elettronica?

La dicitura fatturazione elettronica viene utilizzata per indicare un sistema digitale per l'emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture dei pagamenti e delle ricevute. Tale sistema ha ridotto tempi e costi normalmente associati alle fatture. Grazie alla fattura elettronica, è inoltre possibile tracciare in maniera più sicura i pagamenti. L’introduzione della fattura elettronica è legata sia alla semplificazione che alla volontà di trasparenza generale. Si tratta infatti di una procedura di vantaggio in termini di costi e tempistiche. 

Il documento digitale riporta le informazioni normalmente presenti nelle fatture cartacee come importi, dati di mittente e destinatario e descrizione dei beni o servizi offerti. Chi deve fare la fattura elettronica? È un obbligo che spetta alle imprese, ma anche ai professionisti ed a qualunque professionista abbia una partita IVA.

Cosa caratterizza la fatturazione digitale?

In ogni caso - a prescindere dal settore - affinché le fatture elettroniche possano rispondere alla normativa vigente, è indispensabile adottare un formato che faccia uso del linguaggio XML (acronimo dieXtensible Markup Language). Fortunatamente, il mercato è ormai in grado di proporre diversi software per le fatture, o gestionali. L'obiettivo di questi software è facilitare il lavoro del reparto contabilità aziendale, provvedendo a trasformare i dati richiesti nel formato XML.

Il formato XML  permettere di accedere facilmente ai dati contenuti nella fattura stessa e di facilitare la gestione contabile delle fatture elettroniche.

Un software gestionale per la fatturazione elettronica

Per un'impresa o un professionista, scegliere un software per la fatturazione elettronica significa optare per l'economicità e per il risparmio di tempo. Un software di fatturazione può infatti aiutarti a gestire documenti e fatture relative al tuo business. Per un'impresa o per un professionista può essere anche molto vantaggioso scegliere un conto business in grado di semplificare non sono la quotidianità finanziaria ma anche quella contabile come Qonto. 

Chi deve fare la fattura elettronica? 

Come anticipato, a partire dal 1° gennaio 2019 l'obbligo di emettere fattura elettronica - già in vigore dal 2014 per le operazioni che vedono coinvolta la Pubblica amministrazione - si è estesa alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi tra soggetti privati (professionista, partita IVA e consumatori finali) residenti sul territorio italiano. Sebbene questa sia la regola generale non mancano le eccezioni. 

Chi non ha l'obbligo di fatturazione elettronica?

La legge di bilancio 2018 evidenzia dei soggetti non obbligati all'emissione di fatture elettroniche:

• Coloro che hanno il regime forfettario
• Coloro che applicano il cosiddetto regime dei minimi
• Coloro che realizzano cessioni di beni e prestazioni di servizio nei confronti di non residenti sia comunitari che extra comunitari. 

Quali vantaggi per il B2B?

Le fatture elettroniche comportano innanzitutto un abbattimento (meglio, un'eliminazione) dei costi diretti: niente più carta, toner e magazzini destinati alla conservazione dei documenti. Viene anche ridotto notevolmente il rischio di perdere, distruggere o manipolare le fatture. Risulta agevolata, infine, la ricerca e la consultazione dei singoli documenti; il risparmio di tempo e di risorse è evidente, soprattutto per le piccole imprese.

Inoltre la fatturazione elettronica consente di conservare in ottimo stato le fatture: si tratta di un modo per risparmiare carte, tempo e per ottimizzare la gestione della contabilità.

Quali operazioni è necessario compiere con la fatturazione elettronica?

L'adozione di fatture elettroniche in ambito di imprese (B2B) ha reso fondamentale l'utilizzo della firma digitale, in particolare della firma elettronica qualificata. È quest'ultima a garantire, allo stesso tempo, origine del file (intesa come data e orario di realizzazione del file), identità di chi lo ha creato e contenuto del documento. Anche in questo caso sarà il software a provvedere automaticamente ad apporre la firma in calce al documento. 

Per quanto concerne l'invio al destinatario, a entrare in gioco è il Sistema di Interscambio (conosciuto anche con l'acronimo "SdI") dell'Agenzia delle Entrate. Si tratta di un sistema informatico ideato appositamente per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche, sia nei confronti dei privati che della Pubblica Amministrazione.

È il Sistema di Interscambio a effettuare i controlli tecnici automatici e, successivamente, a recapitare il documento al destinatario, che dovrà conservarla per un periodo di 10 anni. Una volta effettuati i controlli necessari e aver verificato la correttezza delle fatture, il Sistema di Interscambio SDI invia la fattura al destinatario e comunica - tramite ricevuta di recapito - all'emittente della fattura che l'invio è avvenuto.

Firma digitale e fattura elettronica

Per un'impresa o per un professionista (anche titolare di partita IVA) tenuti ad emettere o a ricevere fatturazione elettronica, è di fondamentale importanza la firma digitale. La firma digitale può infatti richiedere un apposito dispositivo o strumento che può essere a pagamento. Nel mondo di oggi, trovare software o dispositivi di questo tipo può essere semplice. 

Conservazione della fattura elettronica

Per conservare la fattura elettronica correttamente, è necessario attenersi alla normativa vigente. Per semplificare questo passaggio ci si può attenere a degli operatori specializzati o all'Agenzia delle Entrate.