Budget aziendale: pianificazione, gestione e strumenti

Uno degli obiettivi principali di un’azienda, piccola o grande che sia, è ottenere la profittabilità economica. In altre parole, un bilanciamento costante di entrate e uscite totali.

Per raggiungere questo scopo è indispensabile avere un quadro ben chiaro della situazione fiscale dei diversi dipartimenti e dell’azienda nel complesso, così da comprendere quante e quali risorse allocare a determinati progetti e come, eventualmente, provare a ridurre i costi superflui.

Questo processo di razionalizzazione e controllo dei costi ha un nome ben preciso: budgeting aziendale. È proprio sulla pianificazione del budget aziendale che si prendono le decisioni su base quotidiana.

Ma che cos’è di preciso un budget aziendale, e come si realizza nel concreto?

Come spiegato, un budget aziendale è un documento fondamentale per la pianificazione finanziaria complessiva di un’impresa.

Attraverso un’operazione di budgeting è infatti possibile controllare e prevedere tutti i costi, sia fissi sia variabili, oltre che le entrate e i profitti futuri: in questo modo l’azienda potrà raggiungere i propri obiettivi finanziari e operativi sulla base di target ben definiti.

A seconda delle dimensioni dell’azienda, il processo di budgeting può essere affidato a figure diverse. Solitamente, nelle realtà più affermate è il reparto finanziario a occuparsi di redigere questo documento, sotto la guida del CFO (Direttore Finanziario).

Le realtà più piccole o le startup, invece, non sempre hanno una figura specializzata che se ne occupa. Per questo, la realizzazione del budget aziendale 

potrebbe ricadere sul founder o su altre figure più ibride.

Nella maggior parte dei casi, il processo di budgeting coinvolge i responsabili dei singoli reparti, il consiglio di amministrazione e il direttore generale. In linea di massima, tuttavia, è il CFO ad avere maggior voce in capitolo nella definizione del budget finale.

In molte aziende, i budget aziendali vengono elaborati e discussi su base annuale, con l’obiettivo di prevedere l’andamento del business (e le conseguenti necessità economiche) nei dodici mesi seguenti.

Tuttavia, è anche possibile scegliere di concentrarsi su periodi di tempo più brevi, realizzando budget semestrali, trimestrali o mensili: un approccio di questo tipo consente di modificare le previsioni e gli stanziamenti con maggiore reattività sulla base delle performance rilevate.

Altre aziende scelgono invece di elaborare un budget in archi temporali più lunghi, ad esempio su base biennale o triennale. Questa soluzione può rivelarsi utile in caso di piani di investimento a medio termine o per monitorare progetti strategici con durata prevista particolarmente lunga.

Sebbene il termine “budget aziendale” faccia riferimento alla programmazione finanziaria complessiva di un’azienda, tale documento viene spesso suddiviso in sotto-budget separati, ciascuno con un proprio specifico scopo.

Naturalmente, il processo effettivo e le divisioni adottate variano in base alle esigenze, alle dimensioni e agli obiettivi delle singole aziende. Tuttavia, in linea generale è possibile distinguere alcune categorie specifiche: in primo luogo i budget operativi, che confluiscono poi nel budget economico. 

Quest’ultimo, insieme al budget patrimoniale, costituisce il vero e proprio budget finanziario dell’azienda.

La prima categoria di budget è legata alle attività operative dell’azienda: vendita, produzione, acquisti e molto altro. Anche in questo caso sarà possibile realizzare singoli budget separati in base ai diversi reparti: quello elaborato più di frequente è il budget commerciale.

Il budget commerciale è uno dei vari possibili budget operativi. Solitamente include le aspettative e le previsioni sulle attività commerciali dell’azienda, facendo riferimento alle possibili entrate e uscite che derivano dalla vendita di prodotti o servizi.

In questa categoria rientrano, ad esempio, le spese per il marketing e la produzione, oltre ai costi operativi (incluso quello del personale). Un budget commerciale andrà quindi elaborato sulla base di dati e informazioni realistiche e ben definite, per evitare divari troppo grandi tra le aspettative e la realtà.

Come detto, i diversi budget operativi confluiscono successivamente nel più generale budget economico, che prevede le entrate e le uscite generali dell’azienda in uno specifico lasso di tempo. Con una giusta pianificazione finanziaria sarà quindi possibile prepararsi in tempo a eventuali incrementi nelle spese o diminuzioni nelle entrate, allocando le giuste risorse per superare anche situazioni difficili.

Il budget patrimoniale, d’altro canto, analizza il patrimonio complessivo dell’azienda: oltre ai prodotti disponibili, prende in considerazione tutti gli altri elementi che compongono lo stato patrimoniale aziendale complessivo, quali il capitale circolante, eventuali finanziamenti in corso e tutte le immobilizzazioni aziendali (ossia i beni in uso per più di un anno).

Il budget finanziario rappresenta in un certo senso il “punto di arrivo” dell’intero processo di budgeting: il suo obiettivo è di analizzare l’evoluzione della liquidità aziendale complessiva nel corso dell’anno successivo, stimando il flusso di cassa atteso così da verificare la sostenibilità economica dei progetti in programma.

Una volta compresi i processi e le categorie che portano alla creazione del budget aziendale complessivo, proviamo ora a riassumere le diverse fasi del processo di budgeting.

In primo luogo è necessario raccogliere dati ed elaborare proiezioni per i singoli settori, al fine di stilare i diversi budget operativi (tra cui quello commerciale). Come detto, questo processo può essere svolto in autonomia dal team finanziario dell’azienda o prevedere il coinvolgimento dei responsabili dei diversi reparti al fine di ottenere dati più accurati.

Per la preparazione del budget economico vanno poi categorizzate tutte le spese dell’azienda, sommando i dati ricevuti dai vari reparti. Solitamente si adotta una suddivisione in costi fissi, costi variabili e costi straordinari. In base alle informazioni ottenute si potranno allocare le risorse disponibili e fare previsioni sui dati finanziari per l’anno successivo.

Il budget patrimoniale, d’altro canto, richiede una valutazione dello stato patrimoniale aziendale nel periodo precedente e una valutazione delle variazioni previste. Solitamente i dati vengono presentati attraverso una divisione tra attività e passività. Guardando la situazione d’insieme sarà poi possibile prevedere eventuali variazioni, con l’obiettivo di raggiungere un equilibrio tra le due voci.

Infine, una volta raccolti tutti i dati necessari, si può procedere all’elaborazione del budget finanziario complessivo cercando di bilanciare i flussi di cassa in entrata e in uscita.

Una volta stabilito il budget della propria azienda e allocate le risorse disponibili ai diversi dipartimenti, è importante utilizzare una modalità smart e flessibile per gestire le finanze aziendali con la massima chiarezza.

In effetti, molte realtà imprenditoriali scelgono di utilizzare un conto business apposito per semplificare le operazioni di contabilità.

Ma quali vantaggi offre un conto aziendale?

• Visualizzazione unificata di spese e incassi: con una visione condivisa delle risorse in entrata e in uscita è possibile tenere sotto controllo in ogni momento il budget disponibile.
• Dashboard con flusso di cassa: le dashboard personalizzabili offerte dai conti business consentono di visualizzare chiaramente tutte le variazioni del flusso di cassa, così da individuare tempestivamente eventuali difformità rispetto al budget preventivato.
• Gestione delle spese condivise: per allocare al meglio le risorse disponibili, il conto business Qonto permette di creare conti multipli, ciascuno dotato di un proprio IBAN, per specifici dipartimenti o per seguire particolari progetti.
• Contabilità semplificata: in generale, un conto business si rivela la scelta ideale per semplificare la gestione della contabilità aziendale a tutto tondo, consentendo, tra le altre cose, di categorizzare le spese, ricevere notifiche in tempo reale e digitalizzare le ricevute cartacee.

Il conto aziendale Qonto offre una funzionalità che rappresenta un vero e proprio software per il budget aziendale, per gestire al meglio i fondi assegnati a ciascun reparto attraverso:

• Monitoraggio costante: grazie a un’interfaccia ben strutturata è possibile verificare in ogni momento i budget allocati e l’ammontare delle spese, visualizzando in tempo reale le richieste ricevute e tutte le nuove uscite.
• Centralizzazione: i software di budgeting consentono di assegnare determinate risorse a specifici team o categorie di spesa. Inoltre, semplificano la rendicontazione grazie alla possibilità di allegare automaticamente transazioni e ricevute.
• Pieno controllo: in più, offrono la possibilità di modificare con un clic tutti i limiti di spesa, ricevendo notifiche istantanee una volta superata la soglia prestabilita.