Los tipos de facturas que existen

Representa el tipo de facturación más habitual. La factura ordinaria representa una operación comercial que puede comprender la prestación de un servicio o la compraventa de un producto.

Pero, ¿cómo se redacta una factura ordinaria? Muy sencillo. Debe contener los siguientes datos:

✓ Número de factura y fecha de expedición: se acompaña también del año. Por ejemplo, la tercera factura emitida en 2020 sería la 03/20. También hay que reflejar la fecha en la que se emite.

✓ Datos del emisor: nombre, apellidos, CIF o número de identificación fiscal, domicilio o razón social.

✓ Datos del receptos: nombre, apellidos, CIF, número de identificación fiscal o DNI, domicilio o razón social.

✓ Descripción de la operación: es decir, de los productos vendidos o de los servicios comercializados y su valor neto.

✓ Imposición de IVA: salvo que esté sujeto a un tipo especial, el 21 %.

✓ Retención del IRPF: el 15 %, salvo que se esté sujeto a algún tipo de bonificación de la fiscalidad por inicio de actividad, en cuyo caso sería del 7 %.

✓ Importe a pagar: suma total a pagar por el receptor.

Ahora bien, como consecuencia de la emisión de este documento ordinario, puede darse la situación de que sea necesaria la expedición de una factura recapitulativa o rectificativa. Ambas tendrán que contener por ello la misma información.

En ocasiones, como autónomo o empresa tienes que emitir varias facturas a un mismo cliente dentro de un mes natural, lo que puede suponer un engorro. Por ello, es posible incluir todas ellas en un solo documento aunque cada producto o servicio que incluya haya sido provista en una fecha distinta. Así se agiliza, y mucho, la contabilidad.

Solo deberá prever algunos requisitos:

✓ Deben hacer referencia a un solo cliente.

✓ Solo reflejarán obligaciones en un mes natural.

✓ Si el destinatario es otra empresa o autónomo, deberás emitirla antes del día 16 del mes siguiente.

Por lo demás, la recapitulativa es igual a la ordinaria a la hora de realizar la facturación.

Ahora que ya hemos hablado de la recapitulativa dentro del marco de la ordinaria, queda hablar de la factura rectificativa.

Como su propio nombre indica, supone la corrección o rectificación de una factura electrónica o en papel ya emitida pero que presenta algún error o cuyos productos han sido sujetos a devolución.

Más allá de los datos que contiene tradicionalmente una factura ordinaria, la rectificativa debe contener siempre:

✓ El número de la factura anterior.

✓ Rectificación realizada de operaciones.

✓ Título claro en el que se exprese que es una factura rectificativa.

✓ Qué motivos causan dicha rectificación.

✓ Cuotas y tipos impositivos repercutidos para Hacienda, es decir, el IVA y el IRPF.

La factura simplificada electrónica o en papel es usada con mayor frecuencia de lo que crees. Esto se debe a que representa los recibos que nos dan en los comercios al comprar un producto. Debe su nombre a que no refleja todos los datos necesarios para la elaboración de una factura completa.

Sin embargo, tal y como dicta el último reglamento de facturación, la cuantía de la simplificada no puede exceder los 3000 € con IVA incluido.

Además, cuando se acumula una simplificada tras otra, la legislación permite aunarlas en una sola factura completa. Si tu negocio vende productos de bajo precio con mucha asiduidad, esta fórmula resultará muy atractiva para tu contabilidad.

De la misma forma, la factura proforma no es simplificada, ordinaria ni completa. Es un mero documento de información ya que carece de validez contable y fiscal tanto para los autónomos como para las empresas y para Hacienda.

Entonces, ¿cuándo se realiza la proforma? Su función es la de documentar una oferta comercial realizada a un cliente. En ella se debe indicar el precio de los productos o de la prestación de servicios que se quieren vender para que el interesado disponga de la máxima información posible. Debe incluir también la fecha máxima de validez (dentro de un mes, por ejemplo) y no es recomendable ni firmarlas ni sellarlas.

Es fundamental incluir en el encabezado que es proforma. Esta información servirá para evitar que se confunda como una ordinaria, intracomunitaria o de cualquier otro tipo. Lo más habitual es usar estos tipos de facturas a la hora de dar presupuestos gratis.

Este es un tipo que debe hacerse de forma especial. Refleja las operaciones realizadas entre países miembros de la Unión Europea y tiene algunas peculiaridades. Para realizarlas es necesario que cumplas con algunos requisitos, como que estés inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

Al igual que la ordinaria, debe redactarse indicando los productos, su valor, los datos del emisor, la información del receptor y el número y fecha de la emisión. Sin embargo, y al contrario que cualquier otro tipo, no refleja ni IVA incluido ni el IRPF.

En el primer caso, deberás presentar tu declaración de IVA trimestral, pero esta saldrá a cero salvo que puedas deducir algún gasto, en cuyo caso tendrá saldo positivo para ti. En cuanto al IRPF, computará al 20 % del total, el cual deberás abonar en tu declaración trimestral. En la campaña de la declaración de la renta se te especificará el importe total y se te indicará si te sale a pagar o a devolver.