January 21, 2021 by Qonto

Rimborso spese amministratore: cos'è e come funziona

Le spese supplementari che un amministratore fa durante la gestione dell'azienda possono essere oggetto di rimborso da parte dell’impresa stessa: scopriamo insieme i dettagli del rimborso spese amministratore.

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Rimborsi spese amministratore: aspetti generali

I meccanismi generali riguardanti il rimborso spese amministratore non sono particolarmente differenti rispetto a quelli riguardanti il rimborso spese dipendenti e collaboratori aziendali, salve naturalmente le specificità proprie delle differenti figure professionali. Infatti, al pari di quanto avviene nel rimborso spese indirizzato ad un dipendente, gli esborsi che l’amministratore è tenuto a sostenere nello svolgimento delle attività che gli vengono affidate dalla società sono soggetti al rimborso da parte dell’azienda.

L'indennità si rivela indispensabile soprattutto nel caso di una trasferta. Prima di entrare nel dettaglio del rimborso spese amministratore, occorre dunque analizzare il concetto di trasferta: sul piano fiscale, con questo termine si fa riferimento a viaggi lavorativi temporanei richiesti dall’impresa al proprio dipendente o amministratore in luoghi diversi da quelli in cui viene normalmente prestata l’attività lavorativa. 

Che tipo di rimborso per gli amministratori?

Nel caso degli amministratori, però, soltanto in rari casi il contratto di lavoro indica in modo specifico il luogo di espletamento dell’incarico. Per questo si prende come riferimento il luogo di residenza dell’amministratore. Ne consegue che, in modo simile a quanto avviene per i dipendenti, le trasferte che possono dar luogo ad un rimborso spese in favore dell’amministratore sono soltanto quelle che richiedono il suo spostamento in un diverso comune: viceversa, i rimborsi per incarichi nel medesimo territorio comunale, ad eccezione delle spese di trasporto, concorrono alla formazione del reddito del beneficiario.

Un’altra specificità che concerne i rimborsi spese per gli amministratori e che differenzia questi ultimi dai rimborsi dipendenti riguarda la natura del rapporto tra lavoratori e società. Infatti i collaboratori sono sempre inquadrati in un rapporto di lavoro subordinato o similare, mentre l’amministratore può essere o meno soggetto titolare di partita IVA. In particolare:

  • se l’amministratore è titolare di partita IVA e svolge il proprio incarico professionale in modo connesso all’attività dell’impresa, il trattamento fiscale dei rimborsi spese sarà quello tipico dei lavoratori autonomi;
  • se l’amministratore è inquadrato come lavoratore dipendente o parasubordinato presso società presso cui opera, le regole concernenti il rimborso spese saranno assimilabili a quelle dei lavoratori dipendenti.

Dunque, il trattamento fiscale del rimborso spese amministratore per vitto, alloggio e trasporto è influenzato dalla tipologia di inquadramento contrattuale dell’amministratore. Può essere comunque utile specificare che nella maggior parte dei casi gli amministratori di società non sono titolari di partita IVA, al di fuori di amministratori che sono - al contempo - professionisti con partita IVA.  

Rimborsi chilometrici amministratori e altri rimborsi

Come accennato, se un amministratore figura come dipendente della società – ovverosia percepisce uno stipendio come collaboratore parasubordinato della stessa – il regime fiscale relativo ai rimborsi delle spese è quello definito dall’art. 51 TUIR, che individua le regole applicabili al rimborso spese dei dipendenti.

La disciplina in questione è influenzata da tre variabili principali, che determinano l’applicazione di regole diverse a seconda dei casi:

  • Le differenti tipologie di spese, ovverosia o costi relativi a vitto e alloggio o le spese di trasporto (con riferimento al rimborso spese chilometrico amministratore).
  • Tutto ciò che riguarda contabilità ed erogazione dei rimborsi, con riferimento al rimborso analitico, forfettario o al rimborso misto.

La combinazione di questi fattori determina regole peculiari in tema di deducibilità del rimborso (e di indennità di trasferta deducibile), sia per l'impresa che per l’amministratore stesso. In generale, sebbene le regole variano a seconda delle tipologie di spese (vitto, alloggio o trasporto), è utile distinguere fra rimborso spese analitico (o a piè di lista), rimborso forfettario (impropriamente detto anche "rimborso forfettario spese generali" o, in casi specifici, indennità di trasferta giornaliera) e rimborso misto.

Il rimborso spese amministratore: il modello analitico

Per quanto riguarda il rimborso analitico, quest'ultimo è il modello che presenta un più intenso rapporto di interdipendenza tra rimborso spese amministratore e scritture contabili. Infatti - ai fini del rimborso analitico e del relativo trattamento fiscale - l’amministratore è tenuto a certificare analiticamente le diverse spese anticipate, conservando ed esibendo alla società i relativi documenti giustificativi.

Alla società spetta il compito di definire una nota spese per provvedere alla emanazione del rimborso delle somme avanzate dall’amministratore nell’esercizio di attività di interesse per l’impresa.

Nel rimborso analitico (o a piè di lista) è molto importante la distinzione fra le diverse fonti di spesa. Infatti, quando si tratta di spese per vitto e alloggio, le imprese hanno la possibilità di dedurre integralmente tutti i costi documentati dall’amministratore, osservando tuttavia dei limiti. Fac simile rimborso spese amministratore? Cercando su internet è possibile trovare delle informazioni utili.

Norme sulla deducibilità

La legge stabilisce che:

  • la deducibilità per la società è ammessa entro il 75% dell’importo, se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale;
  • è possibile dedurre fino a 180,76€, se la trasferta avviene in Italia;
  •  in caso di missione all’estero, la deducibilità del rimborso spese di trasferta è ammessa fino a 258,23€.

Diverso è il caso delle spese di trasporto. Infatti, se l’amministratore si sposta per raggiungere la sede della trasferta utilizzando il proprio veicolo, l’ammontare del rimborso potrà essere formulato soltanto in forma chilometrica (in riferimento ai cosiddetti "rimborsi km amministratori"), attraverso il calcolo effettuabile mediante tabella ACI. In questo caso, peraltro, l’azienda può dedurre tutto l’importo nei limiti di quanto risultante dal predetto calcolo. Viceversa, se l’amministratore utilizza un biglietto aereo o ferroviario, il rimborso copre l’intero costo sostenuto purché sia documentata.

Le somme ricevute a titolo di rimborso per trasferta non contribuiscono alla formazione del reddito dell'amministratore, a meno che lo spostamento non sia avvenuto all’interno del territorio comunale: in questo caso, infatti, le somme ricevute a titolo di rimborso concorrono alla formazione del reddito.

Cosa sono i rimborsi spese misti?

L’altra tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questa categoria prevede la combinazione del sistema a piè di lista e di quello forfettario, anche se – come specificato dall’Agenzia delle Entrate – non risultano applicabili i limiti di deducibilità previsti per il rimborso analitico. 

Nel caso del regime misto, una parte dei fondi viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta.

In dettaglio:

  • se si rimborsano a piè di lista le spese relative al solo vitto o al solo alloggio (mentre le altre si riconducono alla indennità di trasferta forfettaria), l’amministratore potrà dedurre i 2/3 dell’importo che sarebbe deducibile nel sistema forfettario integrale, e cioè fino a 30,99€ in caso di trasferta in Italia e fino a 51,65€ in caso di trasferta all’estero;
  • se il rimborso a piè di lista riguarda sia le spese di vitto che di alloggio, l’indennità ulteriore diventa parte del reddito se supera un importo pari ad 1/3 di quello costituente il limite del regime forfettario, e quindi spese che superano i 15,49€ per trasferte in Italia e 25,82€ per trasferte internazionali.

Rimborso spese forfettario amministratore 

Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l'indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. 

Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l'indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. 

In questo modo, l’amministratore non è tenuto – almeno per quanto riguarda vitto e alloggio – a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico gli esborsi effettuati, presentando i relativi giustificativi. Ciò si traduce in una notevole semplificazione, soprattutto nel rapporto di gestione del rimborso spese e scritture contabili della società.

In questo caso è comunque molto importante evidenziare tutti i dettagli relativi alle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale. Infatti, se l’amministratore esegue un incarico senza allontanarsi dal Comune di residenza o in cui svolge l’attività, anche se dovesse beneficiare di un rimborso per la trasferta, la relativa somma percepita a titolo di vitto e alloggio concorre a formare il suo reddito. Ciò con l’eccezione delle spese di trasporto che, se debitamente documentate come già illustrato, risultano comunque esentasse.

Infatti, la differenza più grande tra rimborso spese a piè di lista e rimborso forfettario si può dire gravi principalmente sull’amministratore (e, considerata l’assimilazione del relativo rapporto con la società, sui dipendenti).  Infatti, per quest’ultimo l’indennità di trasferta non concorre a formare il reddito (e, dunque, può essere dedotta sia dalla società che dall’amministratore) fino ad una certa somma, ossia:

  • fino a 46,48€ al giorno quando la trasferta avviene in Italia;
  • fino a 77,46€ al giorno, se la trasferta ha luogo all’estero.

Se l’amministratore percepisce, a titolo di rimborso spese per vitto e alloggio, un importo superiore a queste soglie, l’eventuale eccedenza viene considerata come parte del suo reddito. Ne deriverà l’obbligo di dichiarazione in capo all’amministratore e la conseguente tassazione a titolo di base imponibile.

Indennità professionista

Rimborso spese chilometrico amministratore 

Quanto detto finora è valido esclusivamente per le spese di vitto e alloggio. Infatti, per le spese di trasporto non è possibile applicare il regime forfettario: esse potranno essere erogate e conseguentemente dedotte (dalla società o dall’amministratore) soltanto se registrate secondo il sistema analitico oppure ricorrendo al meccanismo del rimborso spese chilometrico. 

Infatti, se correttamente comprovate con ricevute o copie dei titoli di viaggio, le spese di trasporto o viaggio sono restituite al dipendente dall’impresa. Quest'ultima può dedurle integralmente (a differenza dei costi per vitto e alloggio in regime di rimborso analitico).

In particolare, il rimborso spese chilometrico amministratore si può definire come una sorta di valutazione a forfait giornaliera delle spese per trasporti sostenuta per eseguire la trasferta. L’applicazione di questo meccanismo può avvenire soltanto se l’amministratore si sposta utilizzando il proprio veicolo oppure noleggiando un’automobile. Viceversa, in caso di trasporto aereo o ferroviario, i relativi costi rientrano nel regime analitico.

La determinazione del rimborso chilometrico, però, a differenza del rimborso forfettario, non è lasciata alla libera determinazione dei privati, ma avviene utilizzando apposite tabelle predisposte dall’ACI. L’ente predispone periodicamente di una tabella in cui, per ogni tipologia di veicolo e di alimentazione, determina, in funzione della distanza, l’ammontare dell’esborso sostenuto per il trasporto, variabile in funzione di quelli che sono i prezzi medi del carburante. 

In questi casi, l’amministratore o la società non dovranno far altro che eseguire il calcolo e determinare così la voce del rimborso relativa alle spese di trasporto. Il relativo importo è integralmente deducibile per la società e non costituisce parte del reddito dell’amministratore. 

Rimborso spese amministratore titolare di partita IVA

Finora ci siamo occupati della figura dell’amministratore inquadrato in modo assimilabile al dipendente della società. Come già accennato, è possibile che l’amministratore sia titolare di partita IVA: in questo caso, il regime dei rimborsi segue la disciplina stabilita per il rimborso spese professionisti.

In tale ambito, le classificazioni rilevanti concernono le seguenti variabili:

  • il modo in cui l’amministratore spende per l’esecuzione dell’incarico, se cioè intesta le spese a sé stesso o alla società;
  • le modalità con cui viene regolato il rimborso, se attraverso il metodo analitico o quello forfettario;
  • le differenti regole relative a contabilità e fatturazione dei costi sostenuti (a seconda che il documento fiscale sia prodotto dall’amministratore verso la società o da un terzo verso lo stesso amministratore o in favore della società medesima).

Ebbene, in estrema sintesi si può dire che:

  • se le spese sono prepagate dalla società, l’amministratore non è tenuto a produrre fattura, essendo queste ultime intestate direttamente alla società stessa;
  • se le spese sono sostenute dall’amministratore e a lui fatturate, ma si riferiscono ad anticipazioni effettuate per conto della società, esse andranno scaricate sulla società ma i relativi importi non costituiranno reddito da lavoro autonomo;
  • se, infine, le spese sostenute dall’amministratore sono anticipate da quest’ultimo, contribuiranno alla formazione del suo reddito. 

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