September 21, 2020 by Qonto

Rimborso spese professionisti: cos'è e come funziona

Le spese sostenute dai professionisti durante l’esercizio della propria attività possono essere oggetto di rimborso. Tuttavia, esistono molte forme di rimborso.

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Cos’è il rimborso spese e da chi può essere richiesto?

Generalmente il rimborso non è altro che la restituzione, a favore di professionisti e dipendenti di un’azienda, delle somme anticipate da questi ultimi per lo svolgimento di prestazioni lavorative. Nel caso del rimborso spese professionisti, in particolare, si tratta degli importi emessi per l’esecuzione del mandato professionale. Viceversa, quando parliamo di rimborso per dipendenti, si fa riferimento ai pagamenti che questi hanno dovuto affrontare per eseguire un certo incarico a vantaggio dell’azienda. I rimborsi riguardano normalmente i costi di viaggio, vitto, alloggio e i costi accessori. 

Nel caso peculiare dei professionisti e del lavoro autonomo, occorre compiere una preliminare distinzione tra costi concernenti l’esercizio dell’attività in generale - ovverosia i compensi - e i costi connessi ad uno specifico incarico o prestazione: nel primo caso (affitto di un locale per l’esercizio della professione, corsi di aggiornamento, acquisto di computer, mobilio e attrezzature per lo svolgimento dell’attività) si tratta di pagamenti che riguardano esclusivamente i professionisti e che vengono addebitate al cliente al momento della formazione della parcella. 

Ad essere oggetto di rimborso sono invece i pagamenti specifici (quali ad esempio, il costo di una trasferta o l’assolvimento di un’imposta di bollo) effettuati per una mansione che va al di là della generica attività svolta dal professionista. Questi pagamenti sono effettuati nell’esclusivo interesse del cliente e in modo strumentale alla esecuzione di uno specifico incarico professionale.

Proprio sotto questo profilo, il costo sostenuto per lo svolgimento di una prestazione professionale può essere oggetto di diverse forme di pagamento da parte del cliente. È possibile, infatti, che quest’ultimo anticipi le somme necessarie per eseguire un certo incarico, oppure che ad anticiparle sia il lavoratore medesimo: in quest’ultimo caso, inoltre, è possibile che il professionista sostenga la spesa in nome e per conto del cliente – dichiarando, all’atto dell’esborso, la titolarità della spesa effettuata.

Ci sono tre possibili tipologie di rimborso spese professionisti:

  • costi prepagate dal cliente, nel qual caso è il committente ad anticipare i fondi necessari all’esecuzione della prestazione, senza che debba essere il lavoratore a farsene carico;
  • pagamenti effettuati in nome e per conto del cliente;
  • spese che il professionista sostiene per eseguire lo specifico incarico affidatogli, ma senza dichiarare che avvengono in nome e per conto del cliente.

Rimborso spese anticipate: come funziona?

Una volta definiti i tre meccanismi attraverso cui il lavoratore effettua (o si procura la provvista per effettuare) i pagamenti necessari per eseguire un incarico, occorre operare una ulteriore distinzione tra spese di vitto o alloggio e spese diverse. È importante sottolineare l’incidenza che ha avuto sul rimborso professionisti per pagamenti di vitto e alloggio la riforma intercorsa con il D.Lgs. 175/2014, entrato in vigore il 1° gennaio 2015. 

La novità legislativa, che concerne unicamente le spese per il soggiorno alberghiero e per la somministrazione di alimenti e bevande, opera sulla base della distinzione tra costi riferiti al committente (e a questi direttamente fatturate, come nel caso di spesa in nome e per conto del cliente) e pagamenti effettuati dal professionista (e fatturate dal terzo fornitore a quest’ultimo), senza indicazione della titolarità in capo al cliente o in forza di preventiva anticipazione.

Ebbene, dal 1° gennaio 2015, le spese fatturate direttamente al committente, quando cioè il lavoratore dichiara che sta eseguendo quella spesa in nome e per conto del cliente, non sono considerate compenso in natura per il professionista e, conseguentemente, non formano parte del suo reddito lavoro. Ciò ha delle importanti conseguenze, in quanto:

  • il committente riceverà la fattura da parte di chi ha fornito il servizio alberghiero o di ristorazione ai professionisti (naturalmente, sempre in occasione della esecuzione del mandato professionale), ma non deve necessariamente comunicare il relativo importo al lavoratore;
  • sempre il committente, avrà il diritto di dedurre i costi certificati nella fattura a lui intestata secondo le normali regole applicabili alla sua dichiarazione dei redditi (a seconda che, a sua volta, sia un lavoratore autonomo, un imprenditore, un dipendente, e così via);
  • per il professionista, invece, questa operazione è sostanzialmente neutra: non effettua alcun pagamento e quindi non è destinatario di alcuna fattura. 

Come abbiamo già anticipato, questa differenza tra spese fatturate direttamente al committente e spese fatturate al professionista (dovendosi distinguere all’interno di questa ipotesi i casi di spese prepagate e di spese anticipate dal lavoratore autonomo) ha rilievo soltanto con riferimento agli esborsi per vitto e alloggio. Negli altri casi, anche se le spese sono acquistate idealmente dal committente perché il professionista ha sostenuto la spesa in nome e per conto di quest’ultimo, opera la disciplina generale.

È quanto avviene, ad esempio, nel caso di rimborso spese di trasferta (che andranno inserite nella fattura del professionista al cliente). In tutte queste ipotesi, l'addebito al committente va considerato come compenso per il professionista, formerà una parte del reddito di quest’ultimo e riceverà un apposito trattamento fiscale

Dal punto di vista fiscale, infatti, ha particolare rilievo la distinzione tra spese prepagate e spese sostenute direttamente dal professionista che non dichiara di agire in nome e per conto del cliente. 

Rimborso delle spese effettuate dal professionista a nome del cliente

Costi liberi professionisti? Quali sono quelli che spettano al cliente e quali i costi dei liberi professionisti? L’elenco delle possibili spese che i professionisti pagano in nome e per conto dei clienti dipendono dalla natura dell’attività professionali svolte. Normalmente, costituiscono spese sostenute in nome e per conto del cliente quelle volte ad assolvere imposte, come il bollo, i contributi unificati, e così via.

Esiste infatti una differenza di regime tra questo tipo di spese e quelle relative al vitto e all'alloggio. Dal momento che queste spese sono eseguite in nome e per conto del cliente, ma vengono materialmente sostenute dal professionista, quest'ultimo richiede un rimborso indicando l'importo nella fattura.  Non costituendo un compenso per il professionista (perché questi ha semplicemente anticipato una spesa sostenuta dal cliente), non saranno soggette ad IVA, ritenuta d’acconto o rivalsa previdenziale.

Rimborso spese anticipate dal committente

Può accadere che, come anticipato, il cliente anticipi al professionista i fondi necessari ad eseguire una spesa indispensabile per l'esecuzione dell'incarico. In questo caso bisogna fare delle distinzioni:

  • quando le somme sono anticipate dal cliente e il professionista fa intestare la fattura al proprio cliente: si rientra all’interno della casistica concernente le spese effettuate in nome e per conto del cliente;
  • se, invece, le somme prepagate vengono spese senza dichiarazione di intestazione, esse dovranno essere fatturate al cliente in una delle forme concernenti il rimborso spese, poiché il pagamento – almeno fiscalmente – è stato eseguito dal professionista.

Nel primo caso, dunque, la spesa non rappresenterà un compenso per il professionista, il quale non dovrà indicarla in fattura. Può verificarsi, ad esempio, che la prenotazione di una camera d’albergo avvenga a nome del professionista, ma è necessario che la fattura sia intestata al cliente e che quest'ultimo abbia preliminarmente dotato il professionista dei fondi necessari.

Nella seconda ipotesi, invece, si tratta di una sorta di anticipazione del rimborso spese: il cliente fornisce al professionista i fondi necessari per eseguire l’incarico e sostenere la relativa spesa collaterale, con la conseguenza che quest’ultimo dovrà – all’atto della formazione della fattura per il compenso – darne conto a titolo di rimborso spese prepagato.

Spese sostenute dal professionista e relativo rimborso

Veniamo adesso alla categoria più problematica fra le diverse che abbiamo già considerato. Si è già anticipato che, al di fuori dei casi di spese prepagate e di spese eseguite in nome e per conto del cliente, il professionista ha diritto ad ottenere un rimborso quando effettua un pagamento per lo svolgimento della specifica prestazione professionale.

In questo caso, però, le relative spese vanno a formare parte integrante del compenso professionale. In questi casi, infatti, è il professionista che sostiene la spesa: è a lui che è intestato il relativo documento di spesa ed è sempre il professionista che emette una fattura nei confronti del committente per poter ottenere il relativo rimborso.

Essendo parte del compenso, le spese sostenute dal professionista sono soggette alla ritenuta d’acconto e alla rivalsa previdenziale e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile (sono considerate imponibile ai fini di IVA). 

Le somme che possono essere rimborsate contribuiscono alla formazione del reddito del professionista e sono, quindi, sottoposte anche al regime di deducibilità. In caso può essere utile distinguere tra rimborso analitico (ossia con nota spese analitica) o forfettario (con nota spese senza giustificativo o non analitica). 

In particolare:

  • il rimborsi analitici avviene quando il professionista, raccolta la documentazione riguardante le diverse spese effettuate per svolgere la sua mansione, la mostra al cliente per richiedere un rimborso;
  • viceversa, il rimborso forfettario consiste in una somma concordata dal cliente e dal professionista da destinare a quest'ultimo per far fronte alle diverse spese.

Il rimborso spese per il professionista in caso di trasferta

Una voce particolare in materia di rimborso spese professionisti riguarda quello dei costi sostenuti per viaggiare al fine di eseguire l’incarico. È bene chiarire, innanzitutto, il concetto di trasferta. Si parla di trasferta quando la prestazione avviene fuori dal Comune di residenza o di lavoro.  

La trasferta si caratterizza per la natura temporanea dello spostamento richiesto al professionista, come accade per il rimborso spese dipendenti: anche per quest'ultimo è importante distinguere il carattere temporale del trasferimento, che si distingue dal trasferimento. 

In ogni caso, i rimborsi di trasferta rappresenta normalmente una delle pratiche più importanti che può intercorrere tra professionista e cliente. A tal proposito, una delle forme più comunemente utilizzate per la quantificazione della spesa sostenuta (salvo il caso si faccia ricorso al metodo del rimborso spese forfettario) è quella del rimborso spese chilometrico.

In particolare, se il professionista utilizza la propria vettura e viene concordato il rimborso chilometrico, la somma da rimborsare viene calcolata facendo riferimento ad apposite tabelle predisposte (e periodicamente aggiornate) dall’ACI. Prendendo a modello i dati contenuti in queste tabelle, si può così quantificare l’ammontare del pagamento effettuato dal professionista.

Anche in questo caso - quando avviene il rimborso ad opera del cliente - le spese in questione vengono considerate compenso per il professionista, con tutte le conseguenze già menzionate dal punto di vista fiscale.

Il rimborso spese dipendenti e le sue differenze con quello per professionisti

Come dicevamo in apertura, i rimborsi spese non sono una prerogativa dei professionisti. Anche i dipendenti e gli amministratori che effettuano pagamenti straordinari per svolgere la propria mansione hanno diritto al rimborso spese. Vi sono però alcune importanti differenze tra il rimborso spese dipendenti e il rimborso spese professionisti.

In particolare, per quanto riguarda i metodi di calcolo e l’incidenza fiscale del rimborso, nel caso dei dipendenti esiste il modello analitico (o rimborso a piè di lista), forfettario e misto. Nel rimborso a piè di lista, le spese devono essere sempre documentate tramite una nota spese. 

Il rimborso forfettario per i dipendenti non è altro che la restituzione del denaro concordato prima della spesa. Infine, il rimborso misto è quello in cui parte delle spese sono indicate con apposita nota spese (ad esempio, solo vitto o solo alloggio) e il resto viene assorbito in quota forfettaria. 

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