Dietas laborales: cómo optimizarlas

Las dietas laborales siempre son un tema de interés, tanto para los empleados como para las empresas. Muchas personas siguen teniendo dudas sobre la dieta de trabajo, sus conceptos y las novedades de Hacienda sobre este tema. No todos le dan la importancia que requiere, aunque del entendimiento que tengamos sobre las dietas dependerá la manera en que las apliquemos.

Tanto empleados como empresarios tienen aún dudas sobre sus derechos al respecto y el correcto tratamiento de este gasto laboral tan habitual. A pesar de que en internet encontramos todo tipo de información sobre las dietas en el contexto negocios, e incluso existen asesorías vía email para clientes que siguen buscando el mejor contacto para entrar en materia con el tema, las necesidades de cada pyme o empresa pequeña son muy específicas. Es por eso que esta página pretende aclarar el concepto de la dieta laboral, su correcta aplicación, su tratamiento fiscal y cómo contabilizarlos.

En Qonto, hemos diseñado un sistema que facilita a todas las partes el tratamiento de estas dietas: tarjetas para empleados configurables, notificaciones de pago en tiempo real, recibos adjuntos a cada transacción mediante una foto con el teléfono... Sigue leyendo para descubrir cuál es la mejor forma de contabilizar las dietas según tu tipo de empresa.

La parte empleadora deberá cubrir los gastos relacionados con el desplazamiento, el transporte, la manutención y el alojamiento del trabajador, en el transcurso de los días o meses que dure el viaje.

Es importante tener en cuenta que las dietas no deben formar parte del salario, ni deben descontarse de la nómina, sino que son ajustes extra salariales, con la finalidad de compensar costes como comida o alojamiento. El Estatuto de los Trabajadores, específicamente en el artículo 40, establece que dichos costes deberán ser retribuidos por medio de la dieta laboral y deben reflejarse en las nóminas.

Sin embargo, el pago que la compañía debe hacer al trabajador puede estar establecido en el Convenio Colectivo de aplicación. De no ser el caso, los recursos humanos de la empresa (RRHH) deben tener una normativa interna que sea capaz de establecer los parámetros del importe. En caso de que no se cuente con ninguna de las dos opciones, la empresa se verá en la obligación de reembolsar todos los gastos correctamente justificados que presente el empleado, según los derechos del mismo.

Cabe destacar que la política interna de la compañía sobre los gastos de viaje pueden ser establecidos por medio de un convenio empresarial, o bien, un convenio colectivo que involucre a los empleados.

En términos generales, las dietas se clasifican en dos grandes grupos:

1. Las dietas propiamente dichas, que incluyen comida y alojamiento.

2. Los gastos de kilometraje. En este grupo se incluyen los gastos de locomoción que puedan presentarse al trabajador en sus desplazamientos al usar el transporte público, billetes de avión, o el mantenimiento y el combustible, si el empleado opta por utilizar su vehículo personal.

A su vez, existen diferentes formas en las que el negocio puede hacer llegar el pago del gasto de dieta al empleado, como lo son:

1. Que el empleado tenga que pagar por adelantado los gastos del desplazamiento, transporte y estancia incluidos, donde la empresa le devolverá el dinero tras haber aportado los correspondientes justificantes de los pagos en los que se ha incurrido durante el desplazamiento, una vez concluido el viaje. Se trata del método de gestión más común.

2. Que el departamento administrativo pague por adelantado los gastos referentes a las reservas de hotel, el alquiler del vehículo o líneas de taxi, etc. De esta forma, el empleado no asumirá ninguna paga de carácter esencial en el momento de su desplazamiento; aunque no se trata del procedimiento habitual. Y de todos modos, el empleado podrá incurrir en dietas dentro de las horas de trabajo, pues es un gasto que no se suele prever.

3. Que la empresa busque la manera de hacerle llegar el dinero al empleado antes del desplazamiento, de manera que el empleado no se vea en la necesidad de poner dinero de su bolsillo.

Una forma de que el empleado pueda desplazarse con autonomía en un contexto de empresa sin tener que adelantar su dinero personal son las tarjetas de empresa. Qonto destaca precisamente por su sistema de gestión de gastos colaborativa. Además de usar la rápida y fácil función de reembolso de gastos, se puede apostar por un sistema de gestión en el que cada empleado tenga su tarjeta, con límites previamente establecidos por el administrador de la cuenta corriente y configurable en todo momento. El empleado recibe una notificación en su teléfono tras hacer el pago con su tarjeta, y solo tendrá que hacer clic encima y hacerle una foto al recibo para que este quede adjuntado a la transacción. El departamento administrativo de la empresa optimiza procesos, y el trabajador ahorra tiempo y dinero personal.

Es importante mencionar que existen ciertas circunstancias donde el pago de la dieta laboral no se llevará a cabo. Bien sea porque la política de gestión interna de la empresa no reconozca ese derecho o que el empleado sea poseedor de una tarjeta de empresa. En el último caso, no se reembolsa el dinero, debido a que el dinero proviene directamente del negocio.