Las dietas en el trabajo: qué implican y cómo se gestionan

El concepto de dietas de trabajo, cómo se aplican y bajo qué condiciones se debe retribuir el dinero puede generar confusiones en su aplicación dentro de una empresa, especialmente para los empleados. La cuenta Qonto facilita la gestión de este tipo de gastos a pymes y autónomos.

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Las dietas de trabajo

¿Qué son las dietas de trabajo?

En muchas ocasiones, los trabajadores deben dejar su lugar de trabajo para emprender un viaje de negocios, generalmente, realizando actividades diferentes a su trabajo habitual, viéndose obligados a pagar hospedaje, transporte o comidas. Es aquí donde entra una dieta laboral.

Las dietas laborales

No son más que compensaciones económicas que la empresa debe pagar a un trabajador cuando éste deba desplazarse de su habitual centro de trabajo (ya sea fuera de la ciudad o, incluso, fuera del país) por asuntos laborales. Por lo general, el empleado tiene que pagar los gastos de viaje con su dinero personal y hacer un informe detallado de gastos, que la empresa le reeembolsará más adelante.

Todo sobre las dietas de trabajo

Lo que saber

¿Qué cubre la empresa?

Tipos de dieta laboral

Las dietas laborales siempre son un tema de interés, tanto para los empleados como para las empresas.

Muchas personas siguen teniendo dudas sobre la dieta trabajo, sus conceptos y las novedades de Hacienda sobre este tema. No todos le dan la importancia que requiere, aunque del entendimiento que tengamos sobre las dietas dependerá la manera en que la apliquemos.

Tanto empleados como empresarios tienen aún dudas sobre sus derechos al respecto y el correcto tratamiento de este gasto de empresa tan habitual. A pesar de que en la web encontramos todo tipo de información sobre las dietas en el contexto negocios, e incluso hay asesorías vía email para clientes que siguen buscando el mejor contacto para entrar en materia con el tema, las necesidades de cada pyme o empresa pequeña son muy específicas. Es por eso que este artículo aclarará el concepto de la dieta laboral, su correcta aplicación, su tratamiento fiscal y cómo contabilizarlos. En Qonto, hemos diseñado un sistema que facilita a todas las partes el tratamiento de estas dietas: tarjetas para empleados configurables, notificaciones de pago en tiempo real, recibos adjuntos a cada transacción mediante una foto con el teléfono... Sigue leyendo para descubrir cuál es la mejor forma de contabilizar las dietas según tu tipo de empresa.

La parte empleadora deberá cubrir el gasto relacionados con la manutención y estancia del trabajador, en el transcurso de los días o meses que dure el viaje.

Es importante tener en cuenta que las dietas no deben formar parte del salario, ni deben descontarse de la nómina, sino que son ajustes extra salariales, con la finalidad de compensar costes como comida o alojamiento.

El Estatuto de los Trabajadores, específicamente en el artículo 40, establece que dichos costos deberán ser retribuidos por medio de la dieta y deben reflejarse en las nóminas.

Sin embargo, el pago que la compañía debe hacer al trabajador puede estar establecido en el Convenio Colectivo de aplicación. De no ser el caso, los recursos humanos de la empresa (RRHH) deben tener una normativa interna que sea capaz de establecer los parámetros del importe. En caso de que no se cuente con ninguna de las dos opciones, la empresa se verá en la obligación de reembolsar todos los gastos correctamente justificados que presente el empleado, según los derechos del mismo.

Cabe destacar que la política interna de la compañía sobre los gastos de viaje pueden ser establecidos por medio de un convenio empresarial, o bien, un convenio colectivo que involucre a los empleados. Estos convenios pueden varias dependiendo de las circunstancias.

En términos generales, las dietas se clasifican en dos grandes grupos:

1.- Las dietas propiamente dichas: Las que incluyen comida y residencia.

2.- Los gastos de kilometraje: En este grupo, se incluyen los gastos que puedan presentarse al trabajador al usar el transporte público, billetes de avión, o el mantenimiento y el combustible, si el empleado opta por utilizar su vehículo personal.

A su vez, existen diferentes formas en las que el negocio puede hacer llegar el pago del gasto de dieta al empleado, como lo son:

- Que el empleado tenga que pagar por adelantado los gastos del viaje, donde la empresa le devolverá el dinero tras haber aportado los correspondientes justificantes de los pagos en los que se ha incurrido durante el desplazamiento, una vez concluido el viaje. Se trata del método más común.

- Que el departamento administrativo pague por adelantado las reservaciones de hotel, el alquiler del vehículo o líneas de taxi, etc. De esta forma, el empleado no asumirá ninguna paga de carácter esencial en el momento de su viaje; aunque no se trata del procedimiento habitual. Y de todos modos, el empleado podrá incurrir en dietas dentro de las horas de trabajo, pues es un gasto que no se suele prever.

- Por último, que la empresa debe buscar la manera de hacerle llegar el dinero al empleado antes del viaje, de manera que el empleado no se vea en la necesidad de poner dinero de su bolsillo. Una forma de que el empleado pueda desplazarse con autonomía en un contexto de empresa sin tener que adelantar su dinero personal son las tarjetas de empresa. Qonto destaca precisamente por su sistema de gestión de gastos colaborativa, en la que cada empleado tiene su tarjeta, con límites previamente establecidos por el administrador de la cuenta corriente Qonto y configurable en todo momento. El empleado recibe una notificación en su teléfono tras hacer el pago con su tarjeta Qonto, y solo tendrá que hacer clic encima y hacerle una foto al recibo para que este quede adjuntado a la transacción. El departamento administrativo de la empresa optimiza procesos, y el trabajador ahorra tiempo y dinero personal.

Es importante mencionar que existen ciertas circunstancias donde el pago de la dieta no se llevará a cabo. Bien sea porque la política interna de la empresa no reconozca ese derecho o que el empleado sea poseedor de una tarjeta de empresa. En el último caso, no se reembolsa el dinero, debido a que el dinero proviene directamente del negocio.

Todo sobre las dietas de trabajo

Lo que saber

Las dietas laborales siempre son un tema de interés, tanto para los empleados como para las empresas.

Muchas personas siguen teniendo dudas sobre la dieta trabajo, sus conceptos y las novedades de Hacienda sobre este tema. No todos le dan la importancia que requiere, aunque del entendimiento que tengamos sobre las dietas dependerá la manera en que la apliquemos.

Tanto empleados como empresarios tienen aún dudas sobre sus derechos al respecto y el correcto tratamiento de este gasto de empresa tan habitual. A pesar de que en la web encontramos todo tipo de información sobre las dietas en el contexto negocios, e incluso hay asesorías vía email para clientes que siguen buscando el mejor contacto para entrar en materia con el tema, las necesidades de cada pyme o empresa pequeña son muy específicas. Es por eso que este artículo aclarará el concepto de la dieta laboral, su correcta aplicación, su tratamiento fiscal y cómo contabilizarlos. En Qonto, hemos diseñado un sistema que facilita a todas las partes el tratamiento de estas dietas: tarjetas para empleados configurables, notificaciones de pago en tiempo real, recibos adjuntos a cada transacción mediante una foto con el teléfono... Sigue leyendo para descubrir cuál es la mejor forma de contabilizar las dietas según tu tipo de empresa.

¿Qué cubre la empresa?

La parte empleadora deberá cubrir el gasto relacionados con la manutención y estancia del trabajador, en el transcurso de los días o meses que dure el viaje.

Es importante tener en cuenta que las dietas no deben formar parte del salario, ni deben descontarse de la nómina, sino que son ajustes extra salariales, con la finalidad de compensar costes como comida o alojamiento.

El Estatuto de los Trabajadores, específicamente en el artículo 40, establece que dichos costos deberán ser retribuidos por medio de la dieta y deben reflejarse en las nóminas.

Sin embargo, el pago que la compañía debe hacer al trabajador puede estar establecido en el Convenio Colectivo de aplicación. De no ser el caso, los recursos humanos de la empresa (RRHH) deben tener una normativa interna que sea capaz de establecer los parámetros del importe. En caso de que no se cuente con ninguna de las dos opciones, la empresa se verá en la obligación de reembolsar todos los gastos correctamente justificados que presente el empleado, según los derechos del mismo.

Cabe destacar que la política interna de la compañía sobre los gastos de viaje pueden ser establecidos por medio de un convenio empresarial, o bien, un convenio colectivo que involucre a los empleados. Estos convenios pueden varias dependiendo de las circunstancias.

Tipos de dieta laboral

En términos generales, las dietas se clasifican en dos grandes grupos:

1.- Las dietas propiamente dichas: Las que incluyen comida y residencia.

2.- Los gastos de kilometraje: En este grupo, se incluyen los gastos que puedan presentarse al trabajador al usar el transporte público, billetes de avión, o el mantenimiento y el combustible, si el empleado opta por utilizar su vehículo personal.

A su vez, existen diferentes formas en las que el negocio puede hacer llegar el pago del gasto de dieta al empleado, como lo son:

- Que el empleado tenga que pagar por adelantado los gastos del viaje, donde la empresa le devolverá el dinero tras haber aportado los correspondientes justificantes de los pagos en los que se ha incurrido durante el desplazamiento, una vez concluido el viaje. Se trata del método más común.

- Que el departamento administrativo pague por adelantado las reservaciones de hotel, el alquiler del vehículo o líneas de taxi, etc. De esta forma, el empleado no asumirá ninguna paga de carácter esencial en el momento de su viaje; aunque no se trata del procedimiento habitual. Y de todos modos, el empleado podrá incurrir en dietas dentro de las horas de trabajo, pues es un gasto que no se suele prever.

- Por último, que la empresa debe buscar la manera de hacerle llegar el dinero al empleado antes del viaje, de manera que el empleado no se vea en la necesidad de poner dinero de su bolsillo. Una forma de que el empleado pueda desplazarse con autonomía en un contexto de empresa sin tener que adelantar su dinero personal son las tarjetas de empresa. Qonto destaca precisamente por su sistema de gestión de gastos colaborativa, en la que cada empleado tiene su tarjeta, con límites previamente establecidos por el administrador de la cuenta corriente Qonto y configurable en todo momento. El empleado recibe una notificación en su teléfono tras hacer el pago con su tarjeta Qonto, y solo tendrá que hacer clic encima y hacerle una foto al recibo para que este quede adjuntado a la transacción. El departamento administrativo de la empresa optimiza procesos, y el trabajador ahorra tiempo y dinero personal.

Es importante mencionar que existen ciertas circunstancias donde el pago de la dieta no se llevará a cabo. Bien sea porque la política interna de la empresa no reconozca ese derecho o que el empleado sea poseedor de una tarjeta de empresa. En el último caso, no se reembolsa el dinero, debido a que el dinero proviene directamente del negocio.

¿Cómo se gestiona?

Existen tres modelos de gestión para los pagos de los gastos por viaje, o las dietas. Todas las empresas, dentro de su política interna y control administrativo, deben saber regirse por alguno de estos modelos, que son los siguientes.

Una cuenta de empresa 100 % digital

La cuenta Qonto ayuda a integrar estos sistemas y a contabilizar este tipo de gasto mediante los recibos adjuntos a las transacciones, la detección automática del IVA y el acceso en modo lectura para el contable.

Modelo por gasto

Modelo fijo

Modelo mixto

En este modelo, cada empleado se ve en la tarea de justificar a través de un comprobante o por factura. La ventaja de este modelo sobre el anterior es que las empresas pagan el monto del gasto de manera exacta.

Sin embargo, y como es evidente, requiere de una gestión más laboriosa a la hora de ver el comprobante o las facturas.

El negocio determina una cantidad fija para este tipo de costos. De esta manera, la dieta pasa a ser una asignación que el empleado tendrá disponible para realizar los pagos del viaje, alejado de su centro habitual de labor.

Este modelo es favorable para tu empresa, debido a que hace más sencillo tu proceso de revisión y validación de los gastos, y, además, ayuda a que el empleado no utilice el dinero de manera irresponsable. Para el trabajador, este método resulta favorable, puesto que no deberá realizar ninguna justificación de las cantidades de dinero que gastó.

Este modelo colectivo representa, como bien su nombre lo indica, una mezcla de los dos modelos de los que se hicieron comentarios anteriormente, donde algunos gastos se gestionan con comprobantes y otros con dietas establecidas.

La versión más utilizada de este modelo es que el negocio disponga de un monto predeterminado al empleado, pero aún así solicite comprobante.

Modelo por gasto

En este modelo, cada empleado se ve en la tarea de justificar a través de un comprobante o por factura. La ventaja de este modelo sobre el anterior es que las empresas pagan el monto del gasto de manera exacta.

Sin embargo, y como es evidente, requiere de una gestión más laboriosa a la hora de ver el comprobante o las facturas.

Modelo fijo

El negocio determina una cantidad fija para este tipo de costos. De esta manera, la dieta pasa a ser una asignación que el empleado tendrá disponible para realizar los pagos del viaje, alejado de su centro habitual de labor.

Este modelo es favorable para tu empresa, debido a que hace más sencillo tu proceso de revisión y validación de los gastos, y, además, ayuda a que el empleado no utilice el dinero de manera irresponsable. Para el trabajador, este método resulta favorable, puesto que no deberá realizar ninguna justificación de las cantidades de dinero que gastó.

Modelo mixto

Este modelo colectivo representa, como bien su nombre lo indica, una mezcla de los dos modelos de los que se hicieron comentarios anteriormente, donde algunos gastos se gestionan con comprobantes y otros con dietas establecidas.

La versión más utilizada de este modelo es que el negocio disponga de un monto predeterminado al empleado, pero aún así solicite comprobante.

Para saber más

¿Qué establece la ley sobre la dieta?

El artículo 9 del Reglamento del IRPF establece dos escenarios:

-Cuando el empleado debe pasar la noche o dormir en un lugar distinto al municipio donde se encuentra su centro habitual de trabajo y donde se encuentre el domicilio actual del sujeto, se distingue lo siguiente: Por gastos de estancia, se deben retribuir los costos que sean propiamente justificados. Si se trata de conductores que se encarguen de transportar mercancía por carretera cada mes, no necesitarán de ninguna justificación, siempre y cuando su renta por estancia no exceda el siguiente límite:

✓ 15 euros diarios, en casos de que se requiera de desplazamientos solo en España;

✓ 25 euros diarios, si se trata de movilización en cualquier territorio extranjero.

Con respecto a los gastos de manutención, los límites que se establecen son el siguiente:

✓ 53,34 euros por día, si se trata de viajes sin salir del país;

✓ En caso de que se trate de viajes al extranjero, el límite se expande a 91,35 diarios.