El programa online que facilita la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso fundamental en la gestión contable de cualquier negocio, ya que permite verificar y comparar los movimientos bancarios con la información registrada en los libros de contabilidad. Este proceso de conciliación («reconciliation», en inglés) es importante a la hora de mantener un control preciso de todas las transacciones y asegurar que no existan errores en los registros.

En el día a día de la gestión empresarial, las cuentas bancarias registran numerosos movimientos como, por ejemplo, cobros de facturas, pagos a proveedores y otras transacciones. La conciliación te permite identificar y resolver cualquier discrepancia entre los registros contables y los extractos bancarios, garantizando que la información financiera sea precisa y esté actualizada.

Para las asesorías que gestionan la contabilidad de sus clientes, contar con un software especializado en conciliación bancaria es mas que necesario. Estas herramientas ERP modernas automatizan el proceso de close contable, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a estas tareas y minimizando los errores humanos en el proceso.

El proceso de conciliación bancaria no solo es una buena práctica contable, sino que también es determinante a la hora de detectar posibles irregularidades, tal y como cargos bancarios incorrectos, transacciones no registradas o movimientos fraudulentos. Además, permite a las asesorías ofrecer a sus clientes información precisa y actualizada sobre el estado real de sus cuentas bancarias.

Realizar una correcta conciliación bancaria es fundamental para mantener tus cuentas al día y evitar errores en la gestión contable de la empresa. Este proceso de comparación de los movimientos bancarios con la información de tu contabilidad puede parecer complejo pero, con un software especializado y siguiendo los pasos adecuados, acaba siendo una tarea que puede ser tan sencilla como precisa.

Aquí tienes los pasos que debes seguir para una correcta conciliación bancaria:

1. Recopila la información necesaria. Obtén el extracto bancario del período a conciliar y accede a tus registros contables. Un software de gestión contable te facilitará el acceso a toda esta información en un solo lugar.

2. Verifica el saldo inicial. Comprueba que el saldo inicial de tus cuentas bancarias coincide con el último saldo conciliado. El proceso de conciliación comienza siempre desde un punto de partida fiable.

3. Compara las transacciones. Coteja cada uno de los movimientos bancarios con los apuntes registrados en tu contabilidad. Un ERP moderno puede automatizar este proceso y detectar coincidencias automáticamente.

4. Identifica las diferencias. Marca aquellas transacciones que aparecen en el extracto bancario pero no en tus registros contables, o viceversa. Estas discrepancias son comunes con facturas pendientes o cargos bancarios.

5. Realiza los ajustes necesarios. Registra los movimientos que falten en tu contabilidad y corrige cualquier error detectado. El software de conciliación bancaria mas avanzado puede sugerir estos ajustes automáticamente.

6. Verifica el cierre. Comprueba que, tras los ajustes, los saldos finales de tus registros contables coinciden con la información bancaria. Este paso es crucial para garantizar la exactitud de tus cuentas

Un software de conciliación bancaria es una herramienta tecnológica que automatiza el proceso de conciliación entre tus movimientos bancarios y los registros contables. La principal ventaja de estos programas es que eliminan la necesidad de realizar conciliaciones manuales, reduciendo así los posibles errores humanos y ahorrando tiempo valioso en la gestión de las cuentas.

Las principales características de este tipo de programas son:

1. Conexión bancaria automática. El software se integra directamente con tus cuentas bancarias para importar todas las transacciones en tiempo real.
2. Emparejamiento inteligente. Utiliza algoritmos para identificar y emparejar automáticamente los movimientos bancarios con las facturas y registros de tu contabilidad.
3. Gestión centralizada. Concentra toda la información contable y bancaria en un solo ERP, facilitando el acceso a los datos necesarios para la conciliación.
4. Detección de discrepancias. Identifica automáticamente errores y diferencias entre los registros contables y la información bancaria.
5. Automatización del cierre. Agiliza el proceso de cierre contable mediante la conciliación automática de las transacciones bancarias.
6. Exportación a otros sistemas. Permite exportar los datos conciliados a otros software de gestión contable mas utilizados por las asesorías.
7. Alertas y notificaciones. Avisa sobre movimientos no conciliados o posibles errores en las cuentas que requieran atención.
8. Almacenamiento seguro. Guarda el histórico de todas las conciliaciones realizadas, facilitando la trazabilidad de la información bancaria y contable.

La implementación de la inteligencia artificial en el proceso de conciliación bancaria representa un avance significativo en la gestión contable moderna. Esta tecnología revoluciona la forma en que se procesan las transacciones y movimientos bancarios, permitiendo una conciliación mas precisa y eficiente que nunca. El software con IA puede procesar grandes volúmenes de información en cuestión de segundos, reduciendo drásticamente el tiempo que las asesorías dedican a estas tareas.

La inteligencia artificial mejora significativamente la precisión en la gestión de cuentas al eliminar los errores humanos en el proceso de conciliación. Los algoritmos avanzados pueden identificar patrones en las transacciones bancarias, detectar discrepancias y sugerir correcciones automáticamente. Esto es especialmente útil cuando se manejan grandes cantidades de facturas y movimientos contables, ya que el sistema puede realizar el matching de forma automática y precisa.

Además, el ERP potenciado con IA facilita el proceso de cierre contable al automatizar las tareas mas repetitivas y complejas. La tecnología no solo agiliza la conciliación bancaria, sino que también proporciona información valiosa sobre las transacciones y patrones financieros, ayudando a prevenir errores y detectar posibles fraudes en tiempo real. Esta capacidad de análisis avanzado permite a las asesorías ofrecer un servicio mas eficiente y de mayor valor añadido a sus clientes.

Con Regate by Qonto, la conciliación bancaria se convierte en un proceso automatizado y eficiente gracias a la combinación de tecnología avanzada y digitalización certificada. El sistema utiliza la IA y un potente motor de reglas que permite asociar automáticamente las transacciones bancarias con su correspondiente documentación digital, cuenta contable y cuenta auxiliar.

En el caso de las transacciones realizadas, los justificantes digitales y facturas se vinculan automáticamente a la línea bancaria correspondiente. El software de gestión certificado garantiza que toda la información digital mantenga su validez legal ante la AEAT, permitiendo una conciliación bancaria completamente paperless.

El sistema de automatización funciona en varias capas:

1. Captura y digitalización certificada de documentos y facturas.
2. Reconocimiento automático de la información mediante IA.
3. Vinculación con movimientos bancarios correspondientes.
4. Asignación automática de cuentas contables.
5. Generación de asientos con toda la documentación digital asociada

Esta automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce significativamente los errores en la gestión contable. Además, al trabajar con documentos digitales certificados, todas las conciliaciones quedan respaldadas por archivos con firma electrónica y validez legal, facilitando cualquier proceso de auditoría o verificación posterior.

La plataforma aprende continuamente de los patrones de conciliación, mejorando su precisión con el uso. Esto permite que las asesorías puedan dedicar más tiempo a tareas de valor añadido, mientras que la gestión documental y la conciliación bancaria se realizan de forma automatizada y segura, siempre cumpliendo con los requisitos de certificación digital establecidos por la AEAT.

Regate by Qonto automatiza la generación de asientos bancarios mediante la digitalización certificada de los extractos bancarios, que se recuperan automáticamente de las entidades financieras. El software procesa esta información digital y genera un diario de banco completo, garantizando la validez legal de todos los documentos procesados.

Además, gracias a las integraciones certificadas con los principales software de contabilidad del mercado, el diario de banco y toda su documentación digital asociada se pueden transferir automáticamente a tu programa contable habitual. Esta integración mantiene la certificación digital de los documentos y asegura la trazabilidad completa de todas las operaciones ante la AEAT.

Hemos desarrollado un sistema integral de digitalización certificada para la recuperación de extractos bancarios, garantizando que toda la información digital mantenga su validez legal para la gestión contable. El software ofrece múltiples métodos de conexión para asegurar que la documentación bancaria se procese de forma fiable, completa y eficiente.

Las opciones de conexión incluyen la integración mediante PSD2 (a través de nuestros socios certificados Bridge o Ponto), la conexión EBICS (mediante SoBank y Jedeclare), o la importación manual de documentos para su posterior certificación digital. Cada método asegura que los extractos bancarios se incorporen al sistema manteniendo todos los requisitos de la AEAT para la gestión documental certificada.