Digitalización certificada de los documentos contables

La digitalización certificada es un proceso tecnológico avalado por la AEAT que permite convertir documentos y facturas en papel a un formato digital con plena validez legal. Este proceso va más allá de un simple escaneo, ya que requiere el uso de un software certificado que garantiza la autenticidad e integridad de los archivos digitales mediante una firma electrónica.

Para las asesorías y despachos profesionales, la digitalización certificada representa una solución integral de gestión documental que permite:

1. Transformar documentos físicos en archivos digitales con la misma validez legal que el original.
2. Utilizar software homologado por la AEAT para procesar facturas y documentos.
3. Aplicar certificados digitales y firma electrónica que garantizan la autenticidad.
4. Gestionar la información de forma segura y conforme a la normativa vigente.
5. Eliminar legalmente el papel una vez realizada la certificación digital.

Es importante destacar que este proceso solo tiene validez legal cuando se realiza mediante software de digitalización certificada homologado por la AEAT, que incorpora los mecanismos de seguridad y certificación necesarios para garantizar la integridad de los documentos digitalizados.

La digitalización certificada se ha convertido en un elemento fundamental para la gestión contable moderna, ya que permite a las asesorías y sus clientes trabajar con documentos digitales que tienen la misma validez legal que los originales en papel. Esto es especialmente relevante en la gestión de facturas, donde la certificación digital garantiza su autenticidad ante la AEAT.

El uso de software de digitalización certificada facilita enormemente los procesos contables, ya que permite extraer automáticamente la información de las facturas y documentos, reduciendo errores y ahorrando tiempo en la entrada manual de datos. Además, la firma electrónica y los certificados digitales aseguran la integridad de cada archivo procesado.

La gestión documental certificada también optimiza la colaboración entre asesorías y clientes, ya que ambos pueden acceder a la información digital de forma segura y en tiempo real. Esto es especialmente útil durante los cierres contables y la presentación de impuestos, donde la validez legal de los documentos digitalizados es crucial.

En el contexto actual, donde la transformación digital es inevitable, contar con un sistema de digitalización certificada no solo cumple con los requisitos legales de la AEAT, sino que también prepara a las asesorías y sus clientes para futuros cambios normativos en la gestión digital de documentos y facturas.

La transformación de documentos físicos en archivos digitales certificados representa una evolución fundamental en la gestión documental moderna. El uso de software de digitalización certificada, homologado por la AEAT, aporta beneficios significativos tanto para asesorías como para sus clientes:

• Validez legal garantizada. Los documentos y facturas digitalizadas mediante certificación tienen exactamente la misma validez legal que los originales en papel. Esto permite eliminar legalmente el archivo físico, respaldado por la firma electrónica y los certificados digitales correspondientes.
  
  
• Automatización y eficiencia. La digitalización certificada no solo convierte documentos a formato digital, sino que también extrae automáticamente la información relevante de facturas y otros documentos contables, reduciendo drásticamente el tiempo de procesamiento y los errores manuales.
  
  
• Gestión documental centralizada. Toda la información digital certificada se almacena de forma segura y organizada, permitiendo un acceso inmediato a cualquier documento o factura. Esto facilita especialmente los procesos de auditoría y la presentación de documentación ante la AEAT.
  
  
• Colaboración mejorada. El acceso compartido a los archivos digitales certificados permite que asesorías y clientes trabajen simultáneamente sobre la misma información, acelerando procesos como los cierres contables o la presentación de impuestos.
  
  
• Ahorro significativo. La eliminación del archivo físico, junto con la automatización de procesos, genera un ahorro considerable en costes de almacenamiento, gestión documental y recursos humanos. El software de digitalización certificada se convierte así en una inversión rentable a corto plazo.

Regate by Qonto ofrece un proceso sencillo y eficiente para la digitalización certificada de documentos y facturas, cumpliendo con todos los requisitos de la AEAT. A continuación puedes encontrar el proceso paso a paso:

1. Captura del documento. Lo primero es capturar el documento físico. Con Regate by Qonto puedes utilizar la app móvil para fotografiar facturas y documentos, subir archivos escaneados directamente a la plataforma o enviar documentos por email a tu buzón personalizado. Todas estas opciones garantizan una captura de alta calidad para la certificación digital.

2. Procesamiento automático. Una vez capturado, el software de digitalización certificada de Regate procesa automáticamente el documento. El sistema realiza el reconocimiento inteligente de la información, aplica la firma electrónica correspondiente y genera el archivo digital certificado con total validez legal ante la AEAT.

3. Verificación de datos. En esta fase, el sistema te permite revisar la información extraída automáticamente de los documentos digitalizados. Podrás confirmar que la digitalización certificada se ha realizado correctamente y, si fuera necesario, añadir información adicional para enriquecer el documento digital.

4. Clasificación y almacenamiento. Los documentos digitalizados se organizan automáticamente según su tipología en un sistema de gestión documental seguro en la nube. Cada archivo digital certificado se almacena de forma estructurada, facilitando su posterior búsqueda y consulta, siempre manteniendo su validez legal.

5. Integración contable. Finalmente, toda la información de los documentos y facturas digitalizados se integra automáticamente con tu software de contabilidad. El sistema genera los asientos contables correspondientes y mantiene toda la documentación digital certificada disponible para cuando la necesites, eliminando por completo la necesidad de conservar el papel.

Un software homologado por la AEAT es aquel que ha superado un riguroso proceso de certificación que garantiza su capacidad para realizar la digitalización certificada de documentos y facturas conforme a la normativa vigente. Esta homologación es fundamental porque otorga validez legal a los archivos digitales generados a través del software.

Para obtener esta certificación, el software debe cumplir con estrictos requisitos técnicos que incluyen:

1. Capacidad para generar documentos digitales inalterables.
2. Implementación correcta de la firma electrónica.
3. Sistemas de gestión documental seguros.
4. Trazabilidad completa de los procesos de digitalización.
5. Integración adecuada de certificados digitales.

La homologación por parte de la AEAT significa que las asesorías y sus clientes pueden confiar en que toda la documentación digital procesada a través del software tendrá plena validez legal, permitiendo eliminar el papel original y trabajar exclusivamente con la información digital certificada. Regate by Qonto cuenta con esta homologación, garantizando así la validez de todos los documentos digitalizados en la plataforma.

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología fundamental en el proceso de digitalización certificada que permite convertir documentos y facturas en papel a información digital procesable. Este sistema va más allá del simple escaneo y no solo genera una imagen digital del documento, sino que también reconoce y extrae automáticamente el texto y los datos contenidos en él.

En el contexto de la gestión documental certificada, el OCR actúa como el primer paso para la automatización contable. Cuando procesas una factura o documento a través de un software certificado como Regate by Qonto, el sistema OCR identifica y extrae automáticamente información clave como importes, fechas, números de factura y datos fiscales. Esta información se convierte en datos estructurados que, tras pasar por el proceso de certificación digital y firma electrónica, mantienen toda su validez legal ante la AEAT.

Regate by Qonto facilita una integración perfecta de todos los documentos digitalizados y asientos contables con tu software habitual de contabilidad. La plataforma está certificada y homologada para trabajar con los principales software del mercado como Sage, Cegid, ACD, MyUnisoft y Agiris, permitiendo una sincronización automática que mantiene la validez legal de toda la documentación digital.

Para otros software contables, el sistema permite exportar con un solo clic todos los diarios contables junto con sus documentos certificados asociados. Estos archivos se generan en el formato adecuado para cada programa, manteniendo la integridad de la información y los certificados digitales. Además, la firma electrónica y la certificación AEAT se conservan en todo el proceso, garantizando la validez legal de los documentos en cualquier sistema.

Regate by Qonto ofrece una gestión completa de la digitalización certificada para facturas en cualquier moneda. El sistema de OCR, potenciado por inteligencia artificial, no solo reconoce automáticamente la moneda de cada documento, sino que también procesa correctamente todos los campos relevantes para garantizar un tratamiento contable preciso.

La plataforma mantiene la información original del documento digital y realiza automáticamente las conversiones necesarias según los tipos de cambio oficiales. Esto asegura que tanto los documentos digitalizados como los asientos contables generados cumplan con todos los requisitos de certificación y validez legal, independientemente de la moneda en que estén emitidas las facturas originales.