Automatización de facturas de proveedores

La automatización de facturas de proveedores es un proceso digital que permite gestionar y procesar automáticamente el flujo completo de tus facturas, desde su recepción hasta su contabilización. Este sistema elimina la gestión manual de las cuentas a pagar, reduciendo errores y optimizando el procesamiento de toda tu facturación.

Con esta automatización, las facturas de cada proveedor se procesan automáticamente mediante tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que extrae la información relevante de cada factura electrónica o escaneada. Esto significa que tus procesos de facturación se vuelven más eficientes, ya que el sistema puede:

1. Gestionar la recepción automática de facturas en cualquier formato.
2. Procesar y validar automáticamente los datos del proveedor.
3. Reducir los errores asociados a la entrada manual de datos.
4. Agilizar el flujo de aprobación y pago de las facturas.
5. Mantener un registro digital organizado de todas las cuentas por pagar.

En Regate by Qonto hemos desarrollado una solución que permite a las asesorías automatizar la gestión de facturas de sus clientes, facilitando el procesamiento y control de toda la documentación de manera digital y eficiente.

El procesamiento automático de facturas funciona mediante un flujo digital que automatiza todas las etapas de gestión de tus facturas de proveedores. Un proceso en cuatro pasos.

1. Este proceso comienza con la recepción digital, donde las facturas llegan en formato electrónico o se digitalizan mediante escaneo, centralizando automáticamente toda la documentación en un único punto de entrada.

2. Una vez recibidas, la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) procesa automáticamente cada factura, extrayendo todos los datos relevantes como importes, fechas, datos del proveedor y conceptos. Esta automatización reduce significativamente los errores al eliminar la entrada manual de datos en el procesamiento.

3. Durante la validación automática, el sistema verifica los datos extraídos, comprueba que la facturación sea correcta y detecta posibles duplicados o errores en el procesamiento. Posteriormente, las facturas siguen un circuito digital predefinido donde se gestionan automáticamente las aprobaciones necesarias, notificando a los responsables para agilizar el proceso de pago.

4. El proceso culmina con la contabilización y archivo, donde las facturas se clasifican y archivan digitalmente, generando automáticamente el asiento contable correspondiente. Toda esta documentación queda almacenada de forma segura y fácilmente accesible en el sistema.

En el caso específico de Regate by Qonto, el procesamiento automático funciona como un puente digital entre tus clientes y tu asesoría, ofreciendo estas ventajas principales:

1. Automatización completa desde la recepción hasta la contabilización.
2. Procesamiento mediante OCR avanzado y generación automática de asientos.
3. Exportación directa a tu software de contabilidad habitual.
4. Conciliaciones bancarias automatizadas.
5. Gestión documental compartida entre asesoría y cliente.

De esta manera, consigues automatizar el procesamiento de cuentas a pagar, reduces errores y optimizas el tiempo que dedicas a la gestión de la facturación de tus clientes.

Regate by Qonto ofrece múltiples opciones para importar tus facturas de proveedores, adaptándose a las diferentes necesidades de tu asesoría y tus clientes. El sistema permite una gestión flexible y eficiente del procesamiento de facturas mediante estas modalidades:

• La forma más automática es mediante el envío a una dirección de correo electrónico dedicada y única para cada cliente. Cuando los proveedores envían sus facturas a esta dirección, el sistema las procesa automáticamente, extrayendo todos los datos relevantes para su contabilización. Esta opción es ideal para automatizar el flujo de recepción de facturas electrónicas.
  
  
• También puedes optar por la importación manual, que permite arrastrar y soltar los documentos directamente en la plataforma o realizar una importación masiva de múltiples facturas simultáneamente. Esta opción es perfecta cuando necesitas procesar un gran volumen de documentación histórica o facturas almacenadas localmente.
  
  
• La aplicación móvil de Regate by Qonto facilita la captura instantánea de facturas mediante la cámara del dispositivo. Esta función resulta especialmente útil para tus clientes que necesitan digitalizar facturas en papel sobre la marcha, garantizando que ningún documento se pierda.

Qonto ofrece una solución integral que va más allá de la facturación, permitiéndote gestionar los pagos a proveedores directamente desde la plataforma. Al contratar una cuenta de empresa, accedes a todas las funcionalidades financieras necesarias para gestionar tus pagos:

1. Transferencias SEPA instantáneas y tradicionales.
2. Programación de pagos recurrentes.
3. Gestión de múltiples usuarios con diferentes niveles de autorización.
4. Conciliación automática entre pagos y facturas.
5. Seguimiento en tiempo real de todos los movimientos.

Esta integración de las diferentes áreas de la gestión empresarial permite mantener un control total sobre el ciclo completo de las facturas, desde su recepción hasta su pago.

La integración entre Regate y Qonto está diseñada para ofrecer una experiencia totalmente fluida y automatizada. Gracias a la sincronización en tiempo real entre ambas plataformas, todos los documentos contables (tanto facturas como extractos bancarios) que se añaden en el espacio Qonto son automáticamente accesibles para tu asesor contable en Regate by Qonto.

Esta sincronización bidireccional elimina la necesidad de envíos manuales o duplicación de documentos, asegurando que tu asesor siempre tenga acceso a la información más actualizada. El sistema mantiene un registro completo de todos los movimientos y documentos, facilitando la trazabilidad y el control de la gestión contable. Además, la plataforma permite organizar la documentación por carpetas, etiquetar documentos y añadir notas o comentarios, mejorando la comunicación entre el cliente y el asesor.

La automatización y las buenas prácticas en la gestión documental no solo te ayudan a ahorrar tiempo, sino que también reducen errores y mejoran la colaboración entre todas las partes implicadas. Aquí tienes los consejos más importantes para optimizar el control de tus facturas:

• Centraliza toda tu gestión documental en un único sistema digital. Con una plataforma como Regate by Qonto, evitas la dispersión de facturas en diferentes ubicaciones y reduces significativamente los errores y pérdidas de tiempo en la búsqueda de documentos.
  
  
• Establece un proceso de recepción estandarizado. Ya sea por correo electrónico dedicado o a través del portal digital, un proceso claro de recepción de facturas te ayudará a procesar la documentación de manera más eficiente.
  
  
• Implementa un sistema de validación automática. La tecnología OCR detecta automáticamente errores y duplicados, garantizando la precisión de tu contabilidad sin necesidad de revisiones manuales exhaustivas.
  
  
• Mantén un calendario de vencimientos actualizado. Un sistema automatizado de control de fechas de pago te ayudará a mantener buenas relaciones con tus proveedores y evitar recargos innecesarios.
  
  
• Realiza conciliaciones bancarias periódicas. La automatización de conciliaciones te permite detectar rápidamente cualquier discrepancia entre facturas y movimientos bancarios, manteniendo tus cuentas siempre actualizadas.
  
  
• Organiza la documentación por categorías claras. Una buena estructura de carpetas o etiquetas por cliente, proveedor o proyecto facilitará enormemente la búsqueda y análisis de tus gastos.
  
  
• Mantén una comunicación fluida con tu asesor. Las herramientas de colaboración digital permiten compartir documentos y resolver dudas en tiempo real, agilizando toda la gestión contable.