La facturación de tus clientes, más fácil que nunca

La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Para crear tus facturas electrónicas de forma correcta, es importante conocer los elementos esenciales que debe incluir para cumplir con la normativa de facturación.

Lo primero que necesitas es asegurarte de incluir toda la información obligatoria en tus documentos de facturación. Además, para que tu factura electrónica sea válida, debe garantizar tres aspectos fundamentales: la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad. Esto significa que tus clientes deben poder verificar quién envía la factura, comprobar que no ha sido modificada y leer toda la información sin problemas.

Los elementos básicos que debe incluir tu factura electrónica son:

1. Número y serie de factura.
2. Fecha de expedición y operación.
3. Datos fiscales completos de ambas partes.
4. Descripción de productos o servicios.
5. Base imponible, tipo de IVA y cuota.
6. Forma y condiciones de pago.

La gestión de facturas electrónicas no solo facilita los pagos y el control de tu negocio, sino que además ayuda a reducir costes, agiliza los procesos administrativos y contribuye a la sostenibilidad al eliminar el uso de papel. Con la información correcta y las herramientas adecuadas, podrás crear y enviar tus facturas electrónicas de manera eficiente, cumpliendo con todos los requisitos legales.

Facturar a tus clientes con Regate by Qonto es un proceso sencillo y automatizado que te permite ahorrar tiempo en la gestión de tu facturación. La plataforma está diseñada para que puedas crear y enviar facturas electrónicas en cuestión de minutos con el siguiente proceso:

1. Accede a tu portal personalizado de Regate by Qonto y selecciona «Nueva factura» en el panel principal.

2. Elige un cliente existente de tu base de datos o crea uno nuevo introduciendo su información fiscal y de contacto.

3. Añade los productos o servicios a facturar, incluyendo precios, cantidades y tipos de IVA para que el sistema calcule automáticamente los totales.

4. Personaliza los documentos con tus condiciones de pago, notas adicionales o referencias que necesiten tus clientes.

5. Envía la factura directamente desde la plataforma. Tus clientes la recibirán por correo electrónico y podrás hacer seguimiento de cuando la visualizan exactamente.

6. Controla el estado de tus pagos pendientes y recibe notificaciones cuando tus clientes realicen los abonos.

Toda la información queda almacenada de forma segura en la nube, facilitando la gestión documental y el acceso a tu histórico de facturación. Además, Regate by Qonto genera automáticamente los asientos contables correspondientes a cada factura, que podrás exportar fácilmente a tu software de contabilidad habitual.

Regate by Qonto es un operador certificado para la emisión de facturas electrónicas, lo que garantiza que todos tus documentos cumplan con la nueva normativa de facturación en España. Esto significa que cuando creas y envías facturas a través de la plataforma, estas se generan automáticamente en los formatos homologados por la Agencia Tributaria, cumpliendo todos los requisitos establecidos en la reforma de facturación electrónica.

Nuestro sistema de facturación representa un avance significativo en la gestión documental de tu negocio, ya que genera facturas que cumplen con un doble propósito: por un lado, incorpora todos los datos estructurados necesarios para el procesamiento automático y la verificación fiscal; por otro lado, mantiene un formato perfectamente legible y profesional para tus clientes, asegurando que la información sea accesible y comprensible para todos los usuarios.

Esta doble funcionalidad ofrece importantes ventajas para la gestión de tu facturación:

1. Tus clientes pueden leer y gestionar las facturas de forma intuitiva y familiar.
2. La administración puede verificar automáticamente la conformidad fiscal de tus documentos.
3. El sistema valida automáticamente que cada factura incluya todos los campos obligatorios.
4. Se reduce el riesgo de errores en la información fiscal y contable.
5. La gestión documental se simplifica al tener todos los datos estandarizados.

Además, al utilizar Regate by Qonto como tu plataforma de facturación, te beneficias de actualizaciones automáticas que garantizarán que tus documentos siempre cumplan con la normativa más reciente. La plataforma se encarga de mantener los formatos actualizados según los requisitos legales españoles, permitiéndote concentrarte en la gestión de tu negocio mientras nos ocupamos de la conformidad de tus facturas.

La digitalización de la facturación en España es una realidad que avanza hacia la obligatoriedad total. La nueva ley de facturación electrónica establece requisitos específicos para garantizar la transparencia fiscal y combatir el fraude del IVA.

En la siguiente lista puedes ver quién está obligado a usar un software de facturación:

1. Todas las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros (desde 2024).
2. Empresas con facturación entre 4 y 8 millones de euros (desde julio 2024).
3. El resto de empresas y autónomos (desde 2025).

Sin embargo, existen ciertas excepciones a esta obligación:

1. Operaciones exentas de facturación según el reglamento de facturación.
2. Determinadas operaciones con particulares (pendiente de desarrollo reglamentario).

La mencionada ley de facturación española también establece todo un conjunto de requisitos que debe cumplir tu software de facturación:

• Inalterabilidad: garantizar que las facturas no puedan modificarse sin dejar rastro.
  
  
• Seguridad: brindar protección de datos y acceso controlado.
  
  
• Trazabilidad: mantener un registro de todas las operaciones realizadas.
  
  
• Conservación: asegurar un almacenamiento seguro durante el período legalmente establecido.
  
  
• Accesibilidad: tener la capacidad de recuperar la información cuando sea necesario.

El uso de un software de facturación certificado no solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que también mejora la gestión de tu negocio, automatiza procesos y reduce errores en la facturación.

Regate by Qonto ha sido diseñado para simplificar al máximo la comunicación entre tus documentos y tu asesor. Gracias a la sincronización total entre ambas plataformas, ya no necesitas preocuparte por el envío manual de facturas ni documentos bancarios. La transmisión es automática y en tiempo real, lo que significa que en el momento en que subes una factura o se genera un movimiento bancario, esta información está disponible instantáneamente.

Tu asesor contable dispone de una interfaz profesional de Regate by Qonto donde puede visualizar y gestionar todos tus documentos en tiempo real. Esta conexión automática no solo ahorra tiempo valioso, sino que también elimina el riesgo de pérdida de información o retrasos en la entrega de documentación. Además, al tener todos los documentos centralizados en un único espacio digital, la gestión contable se vuelve más eficiente y precisa, permitiendo a tu asesor enfocarse en proporcionarte un mejor servicio de asesoramiento.

La facturación electrónica se ha convertido en una parte fundamental de la gestión empresarial moderna. Para optimizar este proceso y garantizar una gestión eficiente de tus documentos, es importante seguir ciertas prácticas que te ayudarán a mantener el control de tu facturación, mejorar la relación con tus clientes y agilizar los cobros.

Aquí tienes una lista con los consejos más importantes a la hora de profesionalizar tu facturación digital:

• Establece un sistema de numeración claro y consistente para tus facturas. Utiliza un formato que incluya el año, el mes y números secuenciales (por ejemplo, 2024-02-0001). Esto facilitará el seguimiento de tu facturación y te ayudará a mantener un control preciso de todos tus documentos, además de simplificar las búsquedas futuras.
  
  
• Crea una base de datos actualizada de tus clientes con toda su información fiscal. Mantén siempre al día los datos de contacto, direcciones de facturación y correos electrónicos de tus clientes. Un cliente bien documentado significa menos errores en la facturación y menos tiempo perdido en correcciones posteriores.
  
  
• Define plazos de pago claros y comunícalos de manera efectiva. Incluye en tus facturas las condiciones de pago de forma visible y asegúrate de que tus clientes las entienden desde el principio. Esto ayuda a mejorar tu gestión de cobros y reduce las incidencias por malentendidos en los vencimientos.
  
  
• Automatiza los recordatorios de pago para evitar impagos. Configura un sistema de avisos automáticos que notifique a tus clientes antes del vencimiento de sus facturas y cuando estas estén pendientes de pago. Un seguimiento proactivo mejora significativamente las tasas de cobro.
  
  
• Mantén un archivo digital organizado de toda tu facturación. Establece una estructura de carpetas lógica y guarda copias de seguridad regulares de tus documentos. Una buena organización digital te ahorrará tiempo cuando necesites consultar facturas antiguas o preparar documentación para tu asesor.
  
  
• Revisa periódicamente tus plantillas de facturación para asegurar que cumplen con la normativa vigente. La legislación sobre facturación electrónica evoluciona constantemente, por lo que es importante mantener actualizados tus documentos con todos los campos obligatorios y el formato correcto.
  
  
• Utiliza descripciones claras y detalladas en tus facturas. Especifica con precisión los productos o servicios facturados, incluyendo cantidades, precios unitarios y cualquier referencia que pueda ser útil para tu cliente. La claridad en la facturación reduce las consultas y agiliza los pagos.