Dienstreise

Eine Dienstreise ist eine Reise, die aus beruflichen Verpflichtungen unternommen wird und den Mitarbeiter zu einem anderen Ort als seinem gewöhnlichen Arbeitsplatz oder Wohnort führt. Bei einer Dienstreise stehen berufliche Tätigkeiten im Vordergrund, also zum Beispiel Meetings, Schulungen oder Geschäftsbesuche.

Sie können natürlich auch während einer privaten Reise arbeiten und per Telefon oder Laptop an Besprechungen teilnehmen. Es handelt sich aber erst dann um eine Dienstreise, wenn Sie die Reise allein aus beruflichen Gründen antreten.

Der Begriff “Dienstreise” wird im Alltag häufig synonym mit “Geschäftsreise” verwendet. Tatsächlich gibt es praktisch kaum einen Unterschied, da es sich bei der Dienst- sowie der Geschäftsreise um Reisen handelt, die aus beruflichen Gründen angetreten werden.

Jedoch wird im öffentlichen Dienst häufiger von einer Dienstreise gesprochen, wohingegen eine Dienstreise in der Privatwirtschaft normalerweise Geschäftsreise genannt wird.

Den sogenannten Dienstgang sollten Sie jedoch nie mit einer Dienst- bzw. Geschäftsreise verwechseln. Bei einem Dienstgang suchen Mitarbeiter:innen nämlich einen Ort in der unmittelbaren Umgebung des Arbeitsplatzes auf. Ein Dienstgang ist also, kurz gesagt, weniger aufwendig als eine Dienstreise.

Wenn Sie einen Kunden in der näheren Umgebung besuchen, gilt das nicht gleich als Dienstreise. Der Begriff umfasst in der Regel nur längere Aufenthalte, bei denen Dienstreisende oft an mehreren der folgenden Events und Aktivitäten teilnehmen:

• Kundenbesuche
• Messen
• Verkaufsgespräche
• Besuch eines Firmenstandortes
• Seminare und Workshops
• Geschäftsessen
• Besuche anderer Firmenstandorte

Gleich vorweg: Eine Dienstreise ist selbstverständlich Arbeitszeit. Sie müssen für eine Dienstreise daher nie Urlaub nehmen. Normalerweise gelten während einer Dienstreise auch die gleichen Arbeitszeiten wie am Arbeitsplatz. Tatsächlich arbeiten Mitarbeiter:innen auf einer Dienstreise nicht 8 Stunden am Stück, wie im Büro oder im Home Office, sondern besuchen verschiedene Events und nehmen auch abends an Geschäftsessen teil.

Arbeitnehmer:innen dürfen maximal 8 Stunden am Tag arbeiten, in Ausnahmefällen sind 10 Stunden ebenfalls erlaubt. Achten Sie also darauf, dass Sie auch auf einer Dienstreise nicht mehr als 10 Stunden arbeiten und nutzen Sie hierfür am besten ein Timetracking-Tool.

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber alle Reisekosten, also vor allem Zug- bzw. Flugtickets und Hotelkosten. Aber Achtung: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Kosten einer Dienstreise zu übernehmen. Achten Sie also darauf, eventuelle Ausgaben in einer Einkommenssteuer abzusetzen.

Zu den Kosten, die der Arbeitgeber normalerweise übernimmt, zählen:

• Fahrkosten
• Parkgebühren
• Hotelkosten
• Kosten für Geschäftsessen

Während einer Dienstreise sind die Verpflegungskosten besonders wichtig. Abendessen mit Kunden oder Geschäftspartnern stehen oft auf der Tagesordnung, ebenso wie lange Seminare oder Besuche auf Messen, bei denen natürlich auch Pausen eingeplant werden müssen.

Damit die Verpflegung nach der Dienstreise unkompliziert abgerechnet werden kann, sieht der Gesetzgeber den sogenannten Verpfelgungsmehraufwand vor, umgangssprachlich auch Tagegeld genannt.

Wenn Arbeitnehmer oder Arbeitgeber außerhalb ihrer gewohnten Umgebung geschäftlich tätig sind und diese Tätigkeit mindestens 8 Stunden dauert, können sie Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Wenn an einem Tag mehrere kurze Dienstreisen unternommen werden, werden die Stunden addiert, um den Anspruch zu bestimmen. Bei längeren Dienstreisen werden Verpflegungskosten in der Regel nur für die ersten 3 Monate erstattet; danach muss für mindestens 4 Wochen an der regulären Arbeitsstätte gearbeitet werden, um erneut Anspruch zu haben. 

Die Höhe der Verpflegungspauschale, die vom Finanzamt akzeptiert wird, variiert je nach Dauer der Abwesenheit von der Wohnung oder ersten Arbeitsstätte sowie danach, ob es sich um einen kompletten Tag oder nur einige Stunden handelt.