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5 consigli per ottimizzare la gestione delle spese aziendali

February 07, 2022 by Qonto Italia

Gestire le spese aziendali non è semplice.

Siamo sicuri che anche tu hai passato più di un weekend a rivedere e approvare le note spese dei tuoi collaboratori e a studiare le linee guida aziendali, per capire se le spese rispettassero o meno il protocollo. E di certo ti sarà capitato più di una volta di accorgerti troppo tardi che il budget era stato sforato, non è vero?

Ancora oggi molte aziende (e forse anche la tua) hanno a che fare con questo tipo di problemi. E, di conseguenza, sprecano tempo, energia e denaro.

Per fortuna abbiamo la soluzione! Un metodo completo e veramente efficace per semplificare la gestione delle spese.

La buona notizia? Si tratta di qualcosa che puoi mettere in pratica a partire da oggi stesso!

In questo articolo, ti spieghiamo tutto quello che c'è da sapere per ottimizzare la gestione delle tue spese aziendali.

Consiglio #1 - Imposta una policy chiara per la gestione delle spese...

... in modo da evitare ogni possibile equivoco.

Partiamo dall'inizio: una policy per la gestione delle spese.

In mancanza di un chiara policy aziendale, è impossibile gestire le spese in maniera efficace e in una prospettiva di lungo termine.

Si tratta di un documento che codifica e riassume tutte le regole utili a normare la gestione delle spese aziendali:

  • definisce le spese ammissibili,
  • fissa un massimale per ogni tipo di spesa,
  • stabilisce i termini temporali entro cui devono essere forniti i giustificativi,
  • riporta quali informazioni è necessario riportare per ogni spesa.

Una policy per la gestione delle spese deve essere chiara, precisa e comprensibile. Dovrebbe contenere delle linee guida efficaci a cui ognuno, a ogni livello dell'organizzazione, possa far riferimento in caso di dubbi o perplessità. L'obiettivo è che tutti siano informati allo stesso modo, così da evitare incomprensioni o attriti.

Per questo, la policy deve essere redatta in modo comprensibile a tutti e non deve lasciare spazio alle interpretazioni. Un metodo efficace potrebbe essere quello di coinvolgere i collaboratori nella stesura di queste regole, chiedendo loro commenti e revisioni fino a quando non si giunge a un documento finale, che sia chiaro a tutti.

Non sai da dove iniziare né sai quali informazioni includere nel documento? Niente paura, abbiamo creato un modello di policy personalizzabile che ti sarà utile come guida per muovere i primi passi. Puoi scaricarlo cliccando qui.

Consiglio #2 - Utilizza strumenti di pagamento su misura per le tue esigenze...

... e di' pure addio alle ricevute cartacee.

I tuoi dipendenti utilizzano la carta di credito personale per effettuare pagamenti aziendali?

Oppure usi un'unica carta per tutte le spese della tua azienda?

Nessuna delle due è una soluzione ottimale!

Nel primo caso, i tuoi collaboratori si trovano a dover anticipare delle spese e ad aspettare i relativi rimborsi, elaborando le note spese e dedicando così un sacco di tempo ad attività ripetitive e poco strategiche.

Nel secondo caso, sei sottoposto a continue richieste di utilizzo della carta aziendale da parte del tuo team e ti troverai a dover condividere dati sensibili per messaggio o via email. Un problema sia dal punto di vista logistico sia da quello della sicurezza.

Per fortuna, ci sono alcuni metodi di pagamento che possono risolvere questo problema.

Per i pagamenti ricorrenti

Scenario 1: Giulia è una commerciale della filiale di Torino e almeno due volte al mese si reca dai clienti della regione. In queste occasioni, ha necessità di acquistare i biglietti del treno e le capita spesso di invitare a pranzo qualche potenziale nuovo cliente.

In questo scenario, Giulia deve far fronte a delle spese ricorrenti.

La soluzione più adatta, in questo caso, è l'assegnazione di una carta aziendale personalizzabile, il cui uso può essere predefinito e limitato in anticipo sia per quanto riguarda il tetto massimo di spesa, sia per la durata nel tempo.

In questo modo tu potrai mantenere il controllo sulle spese e i tuoi collaboratori non dovranno più anticipare soldi per l'azienda. Un vantaggio per tutti.

In Qonto ti offriamo carte personalizzabili che ti permetteranno di:

  • impostare limiti di spesa predefiniti, su base giornaliera, mensile o per transazione;
  • limitare l'uso della carta ad alcuni giorni della settimana o ad alcune fasce orarie;
  • limitare i pagamenti online o all'estero.

Per i pagamenti occasionali

Scenario 2: Francesca è l’Head of Product di Qonto. Qualche mese fa è andata a Lione per partecipare alla conferenza Go Entrepreneurs. Era la prima volta in cui aveva occasione di partire per una trasferta di lavoro e quindi non disponeva di una carta.

La carta Flash usa e getta offerta da Qonto è perfetta per gestire questo tipo di spese occasionali.

Come funziona la carta Flash usa e getta?

Come le carte virtuali, le carte usa e getta possono essere usate per fare acquisti online oppure in negozio, aggiungendole a Google Pay o Apple Pay. Rispetto a quelle virtuali, però, le carte usa e getta hanno una speciale caratteristica: hanno un limite di utilizzo nel tempo, solitamente legato a un solo acquisto.

Con le carte usa e getta, quindi, hai la possibilità di pre-impostare un preciso limite di spesa e definire una data di scadenza per la validità della carta.

Consiglio #3 - Imposta un limite di budget per ogni progetto...

... per mantenere il controllo sulle spese del team.

Sergio dirige un’impresa di costruzioni e si trova a dedicare molto tempo ed energie alla gestione finanziaria della sua attività, dovendosi spesso destreggiare fra imprevisti ed esigenze differenti.

A dicembre, per esempio, ha dovuto far fronte ad alcune spese occasionali come organizzare un pranzo di Natale per i suoi dipendenti e assumere un consulente per aggiornare il sito web dell’azienda.

A ciò si sono aggiunte le spese ricorrenti, come il noleggio delle attrezzature e l’acquisto di materiale per i suoi cantieri. Senza ovviamente dimenticare le tasse e gli stipendi.

Per Sergio non è semplice quantificare con esattezza il budget necessario per far fronte a queste spese. Quando controlla il conto aziendale, vede dei soldi in uscita ma fatica a ricostruire l’esatto flusso relativo alle spese. Potrebbe farlo manualmente, ma ciò richiederebbe un sacco di tempo.

Se ti riconosci in questo scenario, non preoccuparti: non sei certo il solo! Molte imprese fanno fatica a mantenere la giusta visibilità sui flussi di cassa.

La soluzione migliore per evitare questo problema è stabilire dei budget chiari e definiti per ogni progetto e pensare di aprire dei conti multipli.

Cosa significa, in pratica?

Aprire dei conti multipli con IBAN dedicato ti permette di depositare su ogni conto il budget assegnato a un determinato progetto o team. In questo modo, ogni spesa viene facilmente categorizzata ed è più semplice mantenere una chiara visibilità sui flussi di cassa, in tempo reale.

In questo modo, sarà più facile evitare il rischio di superare i budget allocati.

Consiglio #4 - Automatizza la raccolta dei giustificativi...

... per essere sempre in regola, qualunque cosa accada.

Fra i solleciti ai ritardatari e il tempo necessario a collegare i giustificativi alle relative transazioni, sono molte le ore che il reparto contabile deve dedicare ogni mese alla raccolta delle ricevute e alla gestione delle note spese.

Per fortuna, esiste una soluzione efficace per rendere il processo decisamente più fluido: la dematerializzazione dei giustificativi e la loro archiviazione in un database digitale.

Non ci sarà più bisogno di conservare per anni gli scontrini cartacei, in grossi e ingombranti faldoni, con il rischio di perderli o di danneggiarli.

Anche i tuoi dipendenti potranno beneficiare di questa novità: a loro basterà fare una foto degli scontrini e caricarli in una sezione dedicata dell’app Qonto.

E non finisce qui! Per semplificare ulteriormente la gestione della tua contabilità, ti offriamo funzionalità avanzate come il rilevamento automatico dell’IVA e la certificazione delle ricevute con valore probatorio.

Più semplice di così!

Consiglio #5 - Responsabilizza i tuoi team leader...

... per concentrarti su ciò che conta veramente per il tuo business.

Spesso i manager faticano a delegare la gestione delle spese e si trovano a fare i conti con il timore di perdere il controllo.

La conseguenza? Si trovano sommersi di task amministrativi, ripetitivi e dallo scarso valore strategico, come l’approvazione delle richieste di pagamento per ogni singola spesa del team.

In realtà, la gestione delle spese aziendali dovrebbe essere uno sport di squadra!

Con i giusti strumenti a disposizione, è possibile delegare alcune operazioni ai tuoi collaboratori, in totale sicurezza.

Per esempio, in Qonto abbiamo introdotto il ruolo di Manager: una nuova e utile funzione che ti permette di assegnare questo ruolo ad alcuni collaboratori, permettendo loro di occuparsi di alcune specifiche operazioni, come la revisione e l’approvazione delle richieste di pagamento o la creazione e l’impostazione delle carte.

Una gestione delle spese collaborativa è un vantaggio per tutti. I progetti si muovono più velocemente e i dipendenti si sentono più autonomi, e quindi più motivati. Tu invece puoi risparmiare tempo prezioso e dedicarlo ad attività più strategiche per la crescita del tuo business.

Questi 5 consigli ti aiuteranno a gestire le spese aziendali in modo più semplice e veloce.

Dai la carica al tuo business, puoi iniziare subito!

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