Pour qu’un salarié ait droit au remboursement de ses frais kilométriques, il doit :
- travailler pour votre entreprise et justifier d’un lien avec celle-ci ;
- réaliser un trajet professionnel depuis son lieu de travail habituel ;
- utiliser son véhicule personnel, excluant de fait les voitures de fonction ;
- présenter des justificatifs sous la forme de notes de frais faisant apparaître le trajet, la date, la destination, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru.
Lorsque ces conditions sont remplies, le remboursement des frais kilométriques est exempt de charges sociales dans la limite des barèmes kilométriques publiés chaque année par l'administration fiscale.
À l’inverse, si vos salariés ne fournissent pas les justificatifs nécessaires, les frais kilométriques sont réintégrés dans leur salaire par l’URSSAF, et soumis à cotisations.
Les justificatifs permettent de prouver la réalité des frais engagés. Vos salariés doivent les conserver pour remplir correctement leurs notes de frais kilométriques et obtenir leur remboursement.
Avec Qonto, vos collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais en quelques clics, depuis leur smartphone ou leur ordinateur. L’avantage ? Vos employés obtiennent un remboursement plus rapide de leurs frais kilométriques.