Le 20 octobre 2020 par Qonto

La carte carburant pro, qu'est-ce que c'est ?

Aujourd’hui, les entreprises qui disposent d’une carte essence peuvent optimiser l’ensemble des dépenses liées aux déplacements des salariés.

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Les cartes carburant existent depuis un certain nombre d’années et sont de plus en plus adoptées par les professionnels. Elles ont été initialement conçues pour faciliter le paiement des prestations en stations-service. Aujourd’hui, les entreprises qui disposent d’une carte essence peuvent optimiser l’ensemble des dépenses liées aux déplacements des salariés.

Mais c’est quoi au juste une carte carburant professionnel ? Quel est son intérêt pour les professionnels ? Et surtout comment l’obtenir ?

Qu’est-ce qu’une carte carburant professionnel ?

La carte carburant pro est une carte de paiement destinée aux entreprises. Elle est spécialement conçue pour gérer certaines dépenses relatives aux déplacements professionnels du personnel. Étant donné qu’elle est liée au compte de la société, les employés l’utilisent pour régler les frais de carburant au niveau d’une ou plusieurs stations-service partenaires. La carte qui peut être utilisée dans plusieurs enseignes est appelée carte carburant professionnel multi enseignes.

En plus du carburant, une carte essence professionnelle peut également servir à payer un certain nombre de produits et services complémentaires. Il peut s’agir de l’entretien du véhicule (lavage, vidange…), d’achat de lubrifiants, des péages autoroutiers ou du stationnement sur les parkings… Certaines cartes sont même programmées pour assurer la facturation et la gestion des amendes récoltées par les collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels avec les véhicules de la société.

En règle générale, une carte carburant professionnelle est émise au nom de l’entreprise. Elle peut être prépayée ou postpayée. Dans le premier cas, l’entreprise la crédite à chaque fois que cela est nécessaire. Dans le second cas, les paiements sont différés et se font sur présentation de facture unique. Mais il revient dans tous les cas à l’entreprise de définir les modalités d’utilisation et de l’associer à un véhicule ou à un employeur.

Comment fonctionne une carte essence professionnelle ?

Le principe de fonctionnement de la carte essence pro est relativement simple. En effet, elle fonctionne à peu près comme une carte bancaire. Au besoin, l’utilisateur s’en sert pour payer les divers produits et services selon les modalités autorisées par son entreprise. Donc si un employé souhaite mettre par exemple de l’essence dans son véhicule de fonction :

  • Il se présente dans une station-service acceptant la carte ;
  • Il insère le numéro d’identification du véhicule ou bien son code chauffeur et si nécessaire le kilométrage au moment de la transaction ;
  • S’il s’agit d’une carte à bande magnétique, il suffit de le glisser et signer ensuite le reçu. Pour ce qui est d’une carte à puce, l’utilisateur tape son code PIN.

Lorsqu’il s’agit de régler les frais de stationnement en parking ou les péages autoroutiers, le dispositif de télépéage dont la carte est équipée permet à l’utilisateur de payer de façon automatique.

Carte carburant pro : Quel est l’intérêt pour les entreprises ?

La carte essence simplifie beaucoup la vie des employés lors des déplacements liés à leur travail. Non seulement elle leur permet de bénéficier de produits et services dans les stations-service partenaires, mais supprime l’obligation pour eux d’avancer les frais de déplacement professionnels.

Mais en plus de cela, l’utilisation d’une carte essence en entreprise simplifie la gestion du poste carburant de façon générale. En effet, ce dispositif met un terme aux tracasseries liées à la production et au traitement des justificatifs de dépenses liées aux déplacements professionnels. En plus, l’entreprise ne reçoit qu’une facture unique claire et bien détaillée sur laquelle toutes les dépenses effectuées avec les différentes cartes essence de la société sont centralisées.

Mais au-delà de ces avantages, utiliser une carte professionnelle en entreprise limite les risques de fraudes et aide à maîtriser les dépenses. En effet, il s’agit d’un dispositif fiable qui permet aux gestionnaires de suivre à la lettre toutes les transactions grâce aux outils de reporting. En plus, ils disposent d’une main libre sur l’encadrement des frais professionnels étant donné qu’ils peuvent mettre des restrictions, fixer des plafonds d’achat et autres filtres.

En somme, les avantages des cartes carburant pour pro sont multiples. Ce qu’il faut retenir essentiellement, c’est qu’elle impacte la gestion administrative et permet de faire des économies significatives.

Quelles sont les conditions d’accès à la carte carburant ?

Deux solutions s’offrent aux gestionnaires qui veulent avoir des cartes carburant : soit les acheter soit les louer. La seconde option est souvent associée à la location d’un véhicule d’entreprise. Dans tous les cas, le choix d’une formule doit se faire en considération de plusieurs facteurs : la taille de l’entreprise ; ses habitudes et besoins en termes de déplacements professionnels, le budget disponible…

Il est important de noter que les cartes carburant achetées peuvent être utilisées dans le réseau du groupe pétrolier émetteur et parfois dans certains réseaux partenaires. Elles disposent généralement d’une durée de validité limitée et un crédit limité, payé d’avance par l’entreprise. Même si elles sont parfois limitées, de nombreuses options sont disponibles avec ces cartes, tout dépend des fournisseurs et des besoins de la société « demandeur ».

Contrairement, les cartes louées sont la plupart du temps postpayées. Elles fonctionnent comme une véritable carte de crédit et sont associées à un véhicule. Leur durée d’utilisation est de 1 à 2 ans, ou dépend de celle de la période de location du véhicule.

Où obtenir une carte carburant professionnel ?

Il est possible d’obtenir des cartes essence auprès d’un certain nombre de fournisseurs. À la base, elles sont proposées par les grands groupes pétroliers comme Total, Shell… c’est d’ailleurs ces derniers qui sont les précurseurs du concept. Mais aujourd’hui, certaines grandes surfaces généralistes telles que Intermarché, Carrefour… émettent et fournissent ces sésames. Mais ce n’est pas tout, des structures indépendantes spécialisées dans les cartes de paiement professionnelles en fournissent eux aussi.

L'alternative aux cartes carburant

La néobanque Qonto propose à l'ensemble de ses clients des cartes de paiement professionnelles. Quelles différences avec une carte carburant ? Tout comme les cartes carburants, les cartes Qonto sont exclusivement à l'attention des professionnels. Mais les cartes ne se limitent pas aux paiements en station service, vous pouvez les utiliser pour tout type de paiement professionnel. Grâce à la carte Qonto effectués l'ensemble de vos dépenses pros de manière sécurisées.

Tout comme les cartes carburant, les cartes pro peuvent être plafonnées et bloquées en temps réel. Vous pouvez visualiser en temps réel les dépenses effectuées, prendre en photo les justificatifs de paiement et les attacher aux transactions correspondantes via l'application ou encore effectuer des paiements dans l'ensemble des stations services (toute enseigne confondue).

Les cartes Qonto sont directement liées à votre compte professionnel, aucune avance de trésorerie n'est donc nécessaire de la part de l'employeur (comme c'est le cas pour les cartes prépayées). Pour l'employé, les avantages sont l'absence de paiement professionnels avec ses deniers personnels ainsi qu'un mode de paiement simple et sur.

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