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Comment Qonto gère la crise de la COVID-19 en interne

Le 08 décembre 2020 par Sarah Ben Allel

Le 28 octobre 2020 dernier, le gouvernement sonne le glas d’un second confinement. Nous étions pourtant confiants sur le fait de pouvoir continuer à travailler dans les bureaux. En effet, depuis la première vague de la COVID-19, les bureaux ont été entièrement réaménagés, toutes les mesures sanitaires nécessaires ont été mises en place pour préserver la santé et la sécurité des salariés. De nouvelles habitudes ont vu le jour : les équipes sont venues selon un plan de roulement pour éviter de charger les espaces, se sont désinfectées  les mains en entrant dans le bâtiment, ont porté systématiquement un masque, ont préféré les réunions en ligne pour ne pas se retrouver trop nombreux dans une même salle. Tous ces réflexes sont devenus évidents et font désormais partie du quotidien chez Qonto.

Malgré les efforts mis en place dans la plupart des entreprises, l’état sanitaire de la France ne s’est pas amélioré et nous avons dû nous organiser pour un deuxième confinement. 

D’abord, il faut faire face à l’incertitude : pour combien de temps allons-nous devoir se confiner ? Comment soutenir les équipes moralement ? Comment assurer la cohésion d’équipe ? Pourrons-nous avancer sereinement sur tous les projets en cours, même à distance ? Allons-nous pouvoir continuer à recruter et à intégrer nos futurs collaborateurs ?

Aussi, les équipes sont inquiètes, notamment de devoir s’isoler de nouveau. Notre rôle en tant qu’employeur est majeur : rassurer les équipes et organiser au mieux les choses afin que la santé physique et psychique des équipes soient préservées. Nous devons aussi nous assurer que le travail opérationnel se déroule au mieux pour répondre aux besoins de nos clients et continuer notre croissance. Enfin nous devons veiller à ce que la culture de Qonto, l’engagement et la motivation des équipes restent intactes. 

L’expérience globalement positive du premier confinement pour les équipes de Qonto a permis de se mettre en ordre de marche plus facilement, en adaptant et améliorant certaines mesures pour le second confinement. Qonto vous partage ici, les trois mesures phares mises en place dans le cadre de son Plan COVID - Phase 2

  • La communication et les aménagements des conditions de travail
  • L’animation et le soutien des équipes
  • L’adaptation des processus de recrutement et d’intégration

1. Communication et aménagement des conditions de travail

Capitaine : Office Manager (Alicia)

Le Plan COVID - Phase 2 Qonto est déployé. Le plus important au départ : aligner les différentes parties prenantes sur les mesures à prendre (notamment le management) et centraliser toutes les informations à un même endroit afin que cela puisse être consulté à tout moment, par tout le monde. 

Chez Qonto, nous travaillons principalement sur Notion (intranet en ligne) :

L’important est aussi d’informer en temps réel les équipes afin de leur donner le plus d’indications possibles sur la manière dont ils peuvent et doivent s’organiser pour les rassurer. Pour cela Qonto alterne entre mails explicatifs détaillés et communication instantanée sur Slack :

Cette communication est maintenue tout au long du confinement. Cela permet de rappeler à l’équipe certaines bonnes pratiques pour que cette distance et virtualisation du travail se déroule au mieux pour tous.

L’aménagement des bureaux est un point crucial depuis le démarrage de cette seconde vague. En plus de l’aménagement et règles en vigueur depuis la première heure de la  COVID-19 comme par exemple la limitation de l’occupation des espaces et notamment de la zone repas (4 personnes maximum par table distantes de plus d’un mètre) ou encore un ménage quotidien plus renforcé; Qonto passe d’un mode “télétravail optionnel” à un mode de “télétravail imposé” comme demandé par le gouvernement.  

Pour soutenir les équipes et garantir les meilleures conditions de travail possibles, Qonto a mis à disposition des écrans, des claviers et tout autre matériel informatique nécessaire à une meilleure installation en télétravail.

Qonto a aussi décidé de donner un accès limité au bureau notamment aux personnes ne pouvant pas effectuer leurs tâches en télétravail, ou encore présentant des risques psychologiques (notamment identifiés pendant le premier confinement) ou avec de mauvaises conditions de travail à domicile (famille nombreuse, enfant en bas âge,...). Nous leur avons remis une attestation de déplacement exceptionnelle.

2. L’animation et le soutien des équipes

Les enjeux de conserver une dynamique d’équipe forte, de continuer à maintenir et développer une cohésion et aussi d’accompagner au mieux les managers et tous les collaborateurs dans cette période difficile sont cruciaux. Surtout pour une entreprise comme Qonto qui connaît une forte croissance malgré la crise économique avec l’intégration de plus de 100 nouveaux profils depuis février 2020 (freelances inclus).

1er Capitaine : Happiness Manager - (Julien)

D’un point de vue animation des équipes, Qonto a décliné un plan à deux niveaux : des animations “faites-maison” directement organisées et orchestrées par notre Happiness Manager avec notamment des challenges réguliers comme le Qontomoji Championship (challenges de devinettes d’emoji) devenu un rendez-vous immanquable pour les équipes, ou encore des challenges photos (photo de son animal de compagnie, selfie avec une célébrité, le meilleur plat du jour etc.) Plus de la moitié des collaborateurs y participe.

En plus de ces challenges, Qonto anime l’équipe en mettant en place le plus de moment d’échanges virtuels possibles : 

  • open e-coffee quotidien, 
  • e-afterwork les jeudi, 
  • e-blindtest ou autres jeux (Use Your Words, Among Us)

Pour ce deuxième confinement, Qonto a aussi voulu offrir une expérience supplémentaire encore plus qualitative à ses équipes. Notamment avec un partenariat avec une plateforme proposant des activités en ligne (Nouveaux Bosseurs) qui propose deux activités sortant de l’ordinaire par semaine basées autour du bien être et du sport et de la créativité (méditation, yoga, ateliers DIY). Ces activités permettent à des personnes de différentes équipes de se retrouver pour un moment où l'ordinateur est mis de côté et pour une dynamique plus “physique” dans le but de se détendre et se déconnecter après une journée de travail.

2ème capitaine : People Development Manager -  (Pia)

Les risques psycho-sociaux sont malheureusement encore plus présents dans ce nouveau contexte. Les équipes RH et managériale sont très attentives pour suivre les collaborateurs de manière collective mais aussi et surtout individuelle afin de prévenir ces risques et d’anticiper au mieux les potentiels burn-out fortement accentués par l’isolement.

Les managers étant en première ligne avec les équipes, de nombreux conseils ont été partagés afin qu’ils puissent continuer à maintenir la communication et la cohésion d’équipe. Ils organisent notamment des moments de discussion avec leurs équipes pour vérifier le moral de leurs membres : 

  • Organisation de daily meeting, une courte réunion le matin pour lancer la journée et s’aligner entre membres d’une même équipe sur les succès et les priorités de la journée : cela permet notamment au manager de prendre la température pour savoir si tout va bien !
  • Organisation de pauses café en ligne par équipe et en individuel pour échanger de manière informelle et plus détachée de l’opérationnel.

Ensuite, depuis le premier confinement, Qonto travaille en étroite collaboration avec Moka.Care, une plateforme digitale qui permet aux collaborateurs d’être mis en relation avec des psychologues ou des coachs certifiés qui leur conviennent, pour un suivi en face à face ou à distance, et en toute confidentialité. D’autres acteurs se sont positionnés aussi en proposant un suivi psychologique des collaborateurs, comme notamment certains organismes de médecine du travail, ou encore la mutuelle Alan qui proposent des hotlines téléphoniques gratuites.

Enfin, pour ce deuxième confinement, toute l’équipe RH s’est mobilisée (y compris les recruteurs) pour assurer un suivi personnalisé de toute l’équipe. Chaque personne de Qonto a une discussion avec une personne RH afin de confirmer si tout se déroule pour le mieux en termes de : charge de travail, collaboration avec les autres équipes malgré la distance, santé mentale et bien être. L’objectif est de savoir si et pour savoir si certaines adaptations sont nécessaires (matériel de bureau, organisation d’équipe, retour au bureau etc.). Et bien sûr, cela permet aussi d’obtenir un retour sur la manière dont cette deuxième vague est gérée par Qonto en général.

3. Un processus de recrutement et d’intégration adaptés

Capitaine : Lead Talent Acquisition -  (Marjorie)

Qonto ne ralentit pas sa croissance malgré la crise, au contraire : proposer un service 100% en ligne, à un prix attractif et avec de nombreux services qui peuvent faciliter la gestion bancaire et financière des indépendants et des TPE/PME, attirent de nouveaux clients. Les besoins en recrutement sont donc nombreux, et Qonto a une cinquantaine de postes à pourvoir d’ici la fin de l’année 2020. 

Pour pouvoir répondre à ces besoins, l’équipe recrutement doit s’adapter au contexte, notamment pour faire face à deux enjeux : 

  • Communiquer largement et faire savoir que Qonto recrute 
  • Adapter son processus de recrutement afin que le confinement ne soit pas un frein pour avancer.

Le premier enjeu est donc la communication : l’équipe Marketing & Communication a donc travaillé ardemment pour avoir plusieurs retombées presse sur le sujet et l’équipe recrutement communique très régulièrement sur les réseaux sociaux (principalement LinkedIn) pour faire savoir quels sont les postes à pourvoir. Nos messages ont été adaptés sur la plupart de nos plateformes et dans nos mails aux candidats en mentionnant le fait que le confinement n’avait pas d’impact sur nos recrutements et que nous étions mobilisés pour que tout se déroule au mieux.

Le deuxième enjeu est donc l’adaptation de nos manières de procéder. Dans le but de rassurer nos potentiels candidats qui peuvent se montrer plus frileux en cette période pour changer d’environnement professionnel - l’incertitude des prochains mois étant pesante pour tous - l’équipe Qonto a fait en sorte d’apporter le plus de human touch afin que les candidats se projettent facilement au sein de la culture Qonto. 

Tout d’abord, tous les entretiens sont organisés en visio-conférence afin de garder le plus de liens possibles même s’il n’est pas possible de se rencontrer physiquement. Un guide de l’entretien a été conçu lors du premier confinement et est largement utilisé par les recruteurs. L’objectif ? Donner des conseils pour réussir au mieux le processus de recrutement 100% digital. L’équipe va plus loin en envoyant proactivement des photos ou des vidéos des bureaux que les candidats n’ont pas l’occasion de visiter pendant leur entretiens, toujours dans le but qu’ils se projettent chez Qonto le plus facilement possible.

Enfin, le programme d’intégration a aussi été adapté à la situation. Qonto organise tous les quinze jours des arrivées groupées sous forme de promotion pour suivre un programme dense d’intégration durant la première semaine. La première matinée est organisée en physique pour récupérer le matériel informatique puis toutes les sessions sont organisées de manière digitale.

En conclusion, il est vrai que ce deuxième confinement se déroule plus sereinement autant en termes d’organisation que de logistique car nous avons pu tirer les leçons du premier confinement. Néanmoins, les entreprises, notamment les plus récentes ou celles en pleine croissance comme Qonto, se doivent d’être vigilantes et redoubler d’efforts afin de maintenir les équipes motivées et engagées sur la durée.

Malgré la grande adaptabilité rapide dont les équipes ont fait preuve, nous avons hâte d’un retour à la normale dans le but de se retrouver de nouveau tous réunis. 💜

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