6 idées reçues sur la facturation électronique

La généralisation de la facturation électronique a fait couler beaucoup d’encre ces derniers mois… Mais de nombreuses idées reçues persistent à son sujet.

Les factures au format PDF sont-elles recevables dans le cadre de la nouvelle obligation ? Est-il toujours possible de les échanger par e-mail ? Toutes les entreprises sont-elles concernées par la réforme, y compris les freelances ?

Décortiquons le vrai du faux et faisons le point sur la nouvelle législation.

C’est probablement la fausse croyance la plus répandue à propos de la facturation électronique.

Cette idée reçue est intéressante, car elle nous donne l’occasion de refaire le point sur les aspects clés de la réforme.

Derrière cette affirmation se cachent en réalité deux erreurs.

• La première erreur est de penser qu’une facture au format PDF est une facture électronique.
  
  

Ce n’est pas le cas. Il faut bien avoir en tête qu’une facture électronique n’est pas une simple facture dématérialisée ou numérisée au format PDF.

Une facture électronique est une facture qui comporte obligatoirement ce que l’on appelle un socle minimum de données sous forme structurée.

Sans entrer dans trop de détails complexes, ceci implique qu’elle doit être émise, transmise et reçue dans un format bien spécifique, capable de garantir l’identité de l’émetteur ainsi que l’exactitude des informations qu’elle contient.

Or, le format PDF n’est pas suffisamment puissant pour certifier cela. Aujourd’hui, seulement trois formats ont été autorisés par le gouvernement :

• le format hybride Factur-X que nous proposons déjà dans l’outil de facturation Qonto ;
• le format Cross Industry Invoice (CII) ;

• le format Universal Business Language (UBL). 

• La seconde erreur est de penser qu’il sera toujours possible d’échanger ses factures par e-mail, comme c’est le cas actuellement.
  
  

Là encore, les entreprises devront modifier leurs habitudes et utiliser ce que l’on appelle une plateforme de dématérialisation reconnue par l’État. Cette plateforme servira à échanger les factures avec les clients et les fournisseurs.

Sachez qu’il existe trois types de plateformes de dématérialisation :

• le portail public de facturation (PPF), qui est l’outil par défaut proposé par le gouvernement ;
• les plateformes de dématérialisation privée et partenaire de l’administration fiscale (PDP), connectées entre elles et au PPF pour permettre les échanges de factures et de données ;
• les opérateurs de dématérialisation (OD), un service privé (non certifié par l’administration fiscale) qui sert d’intermédiaire avec le PPF ou une PDP.

Sachez que la grande majorité des entreprises sont concernées par la généralisation de la facturation électronique. En tant que freelance ou indépendant(e), vous ne faites pas exception à la règle. L’obligation vous concerne également, même si vous venez de lancer votre activité et que vous ne réalisez qu’une ou deux factures par mois.

De manière générale, notez que toutes les entreprises doivent se conformer à la facturation électronique dès lors qu’elles remplissent les conditions suivantes :

• elles s’adressent à une clientèle de professionnels (en BtoB) ;
• elles réalisent des opérations sur le territoire français ;
• elles sont assujetties à la TVA.
  
  

Ce dernier point peut soulever quelques interrogations légitimes. Est-ce que cela signifie qu’un freelance qui bénéficie d’une exonération de TVA (comme c’est fréquemment le cas au début de l’activité) ne sera pas concerné par la réforme ? Et bien non. Il faut bien comprendre une chose importante : ce n’est pas parce que vous n’êtes pas redevable de la TVA (c’est-à-dire, que vous ne la payez pas actuellement) que vous n’y êtes pas assujetti. Ce sont deux notions différentes.

Vous vous adressez à des clients particuliers et/ou basés à l’étranger ? Dans ce cas, vous n’êtes effectivement pas concerné(e) par l’obligation de facturation électronique.

Mais attention, vous êtes soumis(e) à une autre obligation : le e-reporting.

L’e-reporting est le deuxième volet de la réforme. Et même s’il a moins fait parler de lui, il est tout aussi important que la facturation électronique. Cette obligation consiste à transmettre certaines données de transaction (montant des opérations, TVA, etc.) à l’Administration fiscale. Le e-reporting devra être réalisé soit via :

• le portail public de facturation (PPF) ;
• ou une plateforme de dématérialisation privée et partenaire de l’administration fiscale (PDP).
  
  

Malheureusement, il s’agit d’une fausse croyance. Les entreprises devront continuer à réaliser toutes leurs obligations déclaratives, y compris leurs déclarations de TVA, malgré l’entrée en vigueur de la réforme.

Bien entendu, si vous êtes exonéré de TVA et que vous bénéficiez du régime de franchise en base, cette déclaration n’est pas nécessaire.

Sachez tout de même qu’à terme, les modalités pour déclarer la TVA devraient être simplifiées. En effet, le formulaire devrait être pré-rempli avec les informations collectées par l’État. Il vous suffira de les vérifier puis de les valider. Quoi qu’il en soit, ce n’est pas encore à l’ordre du jour, et dans un premier temps, il faudra continuer de renseigner vos données manuellement.

C’est la crainte de la plupart des indépendant(e)s et entrepreneur(e)s. Et bien, rassurez-vous : la réalité est un peu plus nuancée.

Tout d’abord, il est vrai que vous allez devoir modifier votre organisation. Nous l’avons vu : il ne sera plus possible d’échanger vos factures par e-mail, au format PDF. Or, c’est de cette façon que procèdent de nombreuses entreprises aujourd’hui.

Si changement il y aura, celui-ci n’ajoutera pas forcément de la complexité dans votre entreprise. Bien sûr, un petit temps d’adaptation sera peut-être nécessaire. Mais si vous utilisez les bons outils, la transition vers la facturation électronique se fera sans encombre.

Notez que si vous êtes déjà client(e) Qonto, vous n’aurez rien de plus à faire. Nous proposons déjà un format conforme, le format Factur-X pour créer vos factures. Et nous vous garantissons que notre outil sera 100 % opérationnel dès l’entrée en vigueur de la réforme. Par ailleurs, nous mettons tout en œuvre pour obtenir l’accréditation PDP afin de vous permettre d’envoyer et de recevoir vos factures en quelques clics, depuis votre application.

Loin d’être un énième casse-tête, la facturation électronique est aussi une belle opportunité pour les entreprises. Elle présente de nombreux avantages, parmi lesquels nous pouvons citer :

• Le gain de temps et de productivité : avec la dématérialisation, vous pouvez générer et envoyer des factures conformes, avec toutes les mentions légales en quelques minutes seulement. Par ailleurs, certaines plateformes de dématérialisation, notamment les PDP, proposent des fonctionnalités avancées pour vous aider à gagner du temps sur la gestion de votre facturation (recherche de documents, validation, paiement…).
  
  
• Une meilleure organisation : toutes vos factures sont classées et centralisées au même endroit, sur la plateforme de dématérialisation que vous avez sélectionnée. Vous pouvez les retrouver en quelques clics, en cas de besoin.
  
  
• La réduction des délais de paiement : les échanges de factures électroniques sont instantanés. Avec cette nouvelle organisation, vous êtes également sûr(e) d’envoyer le bon document au bon interlocuteur. Celui-ci reçoit d’ailleurs une notification lors de la réception. Vous avez ainsi plus de chance de limiter les impayés et de réduire les délais de paiement.
  
  
• La réduction du coût de traitement moyen d’une facture : vous faites aussi des économies en éliminant les coûts de papeterie, d’impression et d’envoi.
  
  
• La sécurité des échanges et des données : la facturation électronique offre une meilleure traçabilité de l’information, car elle repose sur l’utilisation de formats spécifiques et très sécurisés. Toutes les données sont cryptées de bout en bout : elles ne peuvent pas être modifiées.
  
  

Abordez sereinement votre transition vers la facturation électronique avec Qonto. Émettez et envoyez vos factures au format Factur-X dès maintenant. Et soyez assuré(e) de profiter d’un outil 100 % conforme, dès l’entrée en vigueur de la réforme.