Comment améliorer la gestion financière de votre entreprise ?

Ah septembre. Le retour au bureau, la rentrée, les nouveaux départs, les bonnes résolutions. Et si cette année, votre bonne résolution rimait avec optimisation ? Optimisation financière plus précisément. Nous vous proposons ici un focus sur les méthodes permettant de gérer efficacement les dépenses de votre entreprise, d'identifier les domaines d'économies potentielles et d’allouer judicieusement les ressources financières.

Dirigeant(e)s de PME ou manager d’une équipe finance, voici nos conseils pratiques en matière de gestion des dépenses (ou spend management, en anglais) pour avoir un réel impact sur la santé globale de votre entreprise, tout en collaborant mieux avec vos équipes.

Freelances et créateur(trice)s d’entreprise : si vous cherchez à réduire vos coûts superflus, cet article s’adresse également à vous.

Vous passez des dimanche après-midi le nez dans vos factures ? Vous perdez du temps à éplucher les comptes de votre société pour vérifier que toutes les dépenses sont aux normes ? Vous enragez lorsque vous constatez, qu’une fois encore, les budgets prévus au début du trimestre sont dépassés ? Vous avez donc intérêt à mettre en place ou repenser votre gestion des dépenses. L’enjeu : adopter la bonne approche pour gérer, contrôler et optimiser les dépenses de votre entreprise.

Une bonne gestion des dépenses implique d’abord une analyse très fine des données. Elle englobe un ensemble de pratiques, de processus et d'outils visant à superviser efficacement les flux de trésorerie sortants, à réduire les coûts inutiles et à maximiser la valeur obtenue pour chaque euro dépensé. Elle s’applique à la gestion des achats, au paiement des fournisseurs, aux dépenses liées aux voyages d'affaires et autres notes de frais.

Pour résumer, la gestion financière d'une entreprise est une danse complexe entre stratégie, prévision et agilité.

• Croissance réfléchie - Quelle que soit la taille de votre entreprise, ****en optimisant vos dépenses vous libérez des ressources pour des investissements plus stratégiques. Vous favorisez ainsi une croissance plus solide et durable.
• Rentabilité améliorée - En éliminant les dépenses inutiles, vous améliorez votre rentabilité sans nécessairement augmenter vos revenus.
• Transparence en temps réel - Vous avez toutes les données tangibles nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Et ces deux derniers points sont d’autant plus vrais si vous êtes à la tête d’une TPE ou d’une PME :

• Agilité financière - Une vue claire de vos dépenses vous permet de coordonner les demandes d'achat, vos commandes, et d'ajuster rapidement votre stratégie financière en fonction des changements du marché.
• Conformité optimale - Vous dématérialisez et structurez la chaîne des dépenses pour une conformité optimale. Vous gagnez ainsi du temps sur les tâches administratives récurrentes et réintégrez les achats non autorisés ou hors contrats dans la chaîne officielle.

Au sein des TPE-PME, les dépenses et achats sont répartis entre plusieurs personnes dans l’entreprise. La question de leur gestion se pose donc.

1- Analyse approfondie - L'étape initiale consiste à examiner vos dépenses à la loupe. Identifiez les tendances, les redondances et les secteurs où des économies pourraient être réalisées. Cela vous donne une base solide pour passer à l'étape suivante.

2- Définir une stratégie - Une fois que vous comprenez où va votre argent, vous devez créer une politique de dépenses claire et surtout la communiquer auprès de vos équipes.

3 - Négociation intelligente - Le spend management implique de travailler étroitement avec vos fournisseurs. Identifiez les opportunités de négociation et cherchez des ententes gagnant-gagnant qui peuvent réduire vos coûts à long terme.

Pour réellement moderniser votre gestion des dépenses, vous devez apprendre à déléguer. Vous le savez, un salarié responsabilisé sera plus impliqué et motivé. Et cette boucle vertueuse s’applique aussi au contrôle des finances. Autrement dit : non, la gestion des dépenses n’est pas une tâche exclusivement réservée aux dirigeant(e)s ! Des modèles de management plus collaboratifs existent et apportent des solutions.

De plus, les frictions liées aux dépenses professionnelles touchent tous les acteurs de l’entreprise : les dirigeant(e)s, les salarié(e)s, les managers et les équipes financières. Tout le monde a un rôle à jouer et un intérêt à optimiser la gestion des dépenses professionnelles.

Vous vous demandez, concrètement, comment impliquer vos collaborateurs et vous dégager du temps sereinement ? Découvrez notre guide pour déléguer la gestion, tout en gardant le contrôle.

Dans ce guide, nous vous expliquons notamment pourquoi et comment engager vos collaborateurs lorsque vous définissez votre politique des dépenses. Nous précisons aussi pourquoi les impliquer dans ce travail est une excellente manière de les responsabiliser et de les fédérer autour de la gestion des finances.

A titre d’exemple, en collaboration avec vos équipes, vous pouvez décider de : 

- délimiter la liste des frais éligibles ; 

- définir un plafond pour chaque type de dépenses ; 

- imposer des délais pour fournir les justificatifs ; 

- rappeler les informations obligatoires à fournir selon le type de dépense.

Être freelance signifie être son propre comptable et son propre gestionnaire. Voici quelques astuces pour réduire vos coûts et optimiser votre gestion des dépenses.

Pour pouvoir faire vos comptes à la fin de chaque mois, calculer votre seuil de rentabilité et fixer votre tarif horaire, vous devez garder une trace de chacune de vos dépenses. Que vous ayez réglé en espèces, par chèque ou par carte bleue, notez tout. Du loyer de l’espace de coworking aux coûts des logiciels de comptabilité en ligne, des coûts d’essence aux frais de bouche lorsque vous vous déplacez voir un client, rien ne doit être oublié.

Nous avons préparé une sélection des meilleurs outils pour freelance. Et de manière générale, lorsque vous débutez votre activité de freelance, profitez au maximum des versions gratuites des outils à disposition. Pour organiser vos rendez-vous clients, créer du contenu, prendre des notes ou encore gérer vos posts sur les réseaux sociaux.

Si vous avez la possibilité d’aménager un espace de travail chez vous, c’est l’idéal. Si vous n’avez néanmoins pas la place ou si vous n’aimez pas être seul, optez pour une place dans un espace de coworking. Grâce à leurs abonnements flexibles, vous pouvez adapter vos besoins et votre budget.

Ensuite, avec les outils actuels comme Skype ou Slack, il est facile de s’organiser à distance. Cependant, si vous devez absolument voyager, optez pour des solutions low-cost et des transports qui vous permettent de travailler pendant le voyage.

La déduction des frais professionnels vous permet de diminuer votre résultat imposable. Vous avez le choix entre les frais de transport, de fournitures, de communication, de formations, loyers, repas… Selon votre statut juridique, vous aurez le droit à certaines déductions. Faites-le point ici grâce à cet article dédié aux dépenses déductibles pour les freelances.

Contrôle des dépenses, gestion des factures fournisseurs, intégration avec votre outil comptable, outils de reporting et d’analyse : Qonto a développé une solution tout-en-un qui vous permet d’obtenir une visibilité en temps réel sur votre trésorerie.

Voici un résumé des fonctionnalités développées par Qonto pour vous faciliter la vie et vous permettre d’orchestrer au mieux votre gestion des dépenses :