[COVID-19] Webinar : L’Office Management en période de confinement

3 min

14 avril 2020

Par Emma Zamia

Couverture de message noir et blanc Hommes Réseautage

Depuis les confinements, les entreprises ont mis en place le télétravail pour maintenir leur activité. Mais cette pratique était déjà courante dans certaines entreprises, notamment chez Qonto.

Notre service est 100 % en ligne, et nous sommes présents dans quatre pays différents. Le télétravail fait donc naturellement partie de notre culture et de notre organisation de travail. Par exemple, chaque employé de Qonto peut travailler à domicile deux jours par semaine.

Néanmoins, le télétravail présente aussi des défis pour les managers et les employés, comme le manque de communication, la mauvaise gestion du temps, mais aussi la solitude. C’est pourquoi, chez Qonto, nous avons mis en place très tôt un ensemble d’outils pour assurer la continuité de notre service et maintenir le travail d’équipe et la cohésion de groupe.

La semaine dernière, notre duo d’Office et Happiness Managers, Alicia Baling et Julien Edelman, vous ont partagé nos bonnes pratiques pour gérer la vie d’entreprise pendant le confinement. Voici ce qu’il faut retenir de ce webinar.

Nos outils pour travailler à distance

Ces outils ont été mis en place et utilisés par nos équipes depuis un certain temps. Nous avons ainsi pu valider leur efficacité. En plus de l’accès à distance au serveur interne via un VPN et l’utilisation des outils Google (G Suite), tels que Drive, Docs, ou Sheets, Qonto s’appuie sur les outils suivants :

le partage d’informations via Slack, une plateforme de messagerie interne qui permet de créer des conversations par thème ;
l’organisation de conférences téléphoniques et vidéo via Google Hangouts Meet ;
la gestion de projet et de base de connaissances via Notion, un outil qui permet aux équipes d’un même projet de suivre l’avancement et les prochaines étapes ;
la conception, le design et prototypage via Figma, un outil collaboratif pour le design d’interface ;
la gestion de la relation client via Zendesk ;
la gestion des ressources humaines via Payfit, une solution d’automatisation de la paie, de gestion des notes de frais, des congés et de suivi du temps de travail.

Nos pratiques pour maintenir le travail d’équipe et la cohésion de groupe

Toutefois, pour être efficaces en travaillant à distance, les équipes ont besoin, en plus d’une technologie adaptée, d’un bon management et de petites attentions pour maintenir la bonne humeur et la cohésion de groupe.

Voici ce que nous avons mis en place chez Qonto.

Organiser des réunions régulières avec les fondateurs

Nous organisons chaque semaine une vidéoconférence où les équipes peuvent poser des questions librement à nos fondateurs. Car si la communication est toujours essentielle pour les managers dans une entreprise, elle devient primordiale lorsque toutes les équipes travaillent à distance simultanément.

Nous avons également décidé de maintenir notre réunion d’entreprise mensuelle (All‑Hands) et le faisons maintenant sur Google Hangouts Meet, où tous les employés assistent à une présentation du management et échangent sur les objectifs et résultats de chaque équipe.

Être en contact avec ses équipes au quotidien

Lorsque vous êtes au bureau, il est très facile d’interagir avec vos collègues tout au long de la journée. Mais lorsque tout le monde travaille à distance, cela devient plus compliqué... Il faut donc redoubler de vigilance et d’attention afin d’être intentionnel dans la communication avec son équipe au quotidien.C’est pourquoi, chez Qonto, les managers prévoient des réunions quotidiennes avec les membres de leur équipe pour discuter de leurs tâches et leur planning du jour, mais aussi pour garder le contact avec chacun.

Organiser des défis, des cours de sport et cours de cuisine en ligne

Avec tous les changements qui accompagnent la mise en place du travail à distance, il est important de maintenir le moral des équipes. Notre Happiness Manager organise des défis, jeux, cours de cuisine, et séances de sport en ligne pour le plaisir de chacun.

Nos séances de sport sont animées par des salariés de Qonto et ont lieu deux fois par semaine sur Slack en vidéo.

Pour les « Qonto Challenges », cela se passe aussi sur Slack, où chacun peut envoyer sa photo du jour, voter pour la meilleure tenue, le meilleur repas, l’animal de compagnie le plus drôle, etc. Quant aux « Jeux Qonto », des blind tests, quiz, et sondages sont organisés.

Enfin, chaque mardi soir, un membre de l’équipe enfile son tablier de chef cuisinier et donne un cours de cuisine par vidéoconférence. La recette et les ingrédients sont partagés 4 jours à l’avance avec l’ensemble des équipes. La première recette que nous avons faite ? De délicieuses chouquettes françaises.

Programmer des déjeuners et afterworks virtuels avec ses collègues

Les déjeuners et les afterworks en entreprise sont souvent l’occasion de se retrouver sans forcément parler du travail. Chez Qonto, les équipes continuent de déjeuner ensemble et de se retrouver pour des afterworks virtuels pour maintenir l’esprit d’équipe.

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Partager des conseils et des articles sur la façon de mieux vivre le confinement

Enfin, l’équipe People de Qonto sélectionne et partage les meilleurs articles qui peuvent aider les employés à vivre le confinement de la meilleure façon possible.

Nous espérons que ces quelques bonnes pratiques et conseils vous ont donné des idées pour gérer au mieux votre travail à distance pendant cette période de confinement.

ÉCRIT PAR

Emma Zamia

Nos Social Media Managers supervisent les interactions de Qonto avec le public en mettant en œuvre les stratégies de contenu des plateformes de médias sociaux.