Mandat PDP : tout ce qu’il faut savoir pour le mettre en œuvre

La facture électronique arrive en France et va concerner 4 millions d'entreprises. Ainsi, dès le 1er septembre 2026, l’ensemble des entreprises assujetties auront l’obligation de recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront être en mesure d'émettre des factures électroniques. À partir du 1er septembre 2027, cette obligation concernera également les TPE-PME.

Les experts-comptables sont au cœur d'un enjeu majeur d'accompagnement, comme le confirment différentes études. 89 % des experts-comptables revendiquent leur rôle clé dans le choix d'une PDP (étude Ifop pour Regate by Qonto), tandis que 60 % des TPE-PME sont prêtes à investir pour être accompagnées sur le sujet, selon une étude Regate by Qonto réalisée auprès de plus de 300 TPE-PME.

Officialisé par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) en mai 2025 et encore méconnu, le mandat PDP, ou mandat de délégation de désignation PDP, est un outil stratégique essentiel permettant à un expert-comptable d’accompagner ses clients de manière proactive dans le choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), appelée désormais Plateforme agréée (PA).

Les PDP sont les intermédiaires techniques agréés par l'État pour gérer les factures électroniques. Elles reçoivent les factures, les acheminent vers les bons destinataires et transmettent les informations à l'administration fiscale via le PPF (Portail Public de Facturation).

Chaque entreprise française doit obligatoirement choisir une PDP pour recevoir ses factures. Sans ce choix, les factures seront automatiquement rejetées dès septembre 2026.

Géré par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE), l'Annuaire a été conçu comme un répertoire : chaque entreprise y dispose d'une adresse électronique unique basée sur son SIREN. Concrètement, quand l'entreprise A veut envoyer une facture à l'entreprise B, sa PDP consulte automatiquement l’Annuaire pour trouver la PDP de B.

Le mandat PDP est un accord formel permettant à l’expert-comptable de désigner, au nom de son client, la PDP qui sera utilisée pour la facturation électronique.

Cette évolution réglementaire traduit la confiance de l’État envers les PDP et les professionnels du chiffre : en leur confiant un rôle de tiers central dans la chaîne de la facture électronique, les pouvoirs publics reconnaissent leur expertise, leur capacité d’innovation et leur responsabilité dans la réussite de cette réforme.

Le choix d’une PDP, encadré par le mandat, devient ainsi un acte clé qui place l’expert-comptable au cœur du dispositif, garantissant à la fois conformité, sécurité et fluidité des échanges pour toutes les parties prenantes. 

Pour être valide, ce mandat doit impérativement être écrit : il peut prendre la forme d’une clause spécifique dans la lettre de mission ou d’un document séparé signé par le client.

Cette procédure de désignation via un tiers s'articule autour de deux étapes complémentaires : le formulaire de désignation, qui permet à une entreprise d'être enregistrée officiellement dans l'annuaire central auprès de la PDP choisie, et le mandat de délégation de désignation PDP, qui donne pouvoir à un tiers de désigner pour le compte de l’entreprise la PDP sélectionnée. C’est une autorisation formelle donnée par le client. Le document officiel transmis à l'administration fiscale est appelé accord formel.

Il doit clairement définir certaines informations clés :

• les pouvoirs donnés à l’expert-comptable (choix, inscription, modification de la PDP…)
• sa durée (déterminée ou indéterminée) et les modalités pour y mettre fin
• les conditions dans lesquelles l’expert-comptable agit (par exemple, s’il peut changer la PDP en cas de besoin)

En acceptant ce mandat, l’expert-comptable s’engage à :

• informer son client sur les enjeux et les conséquences du choix d’une PDP
• conseiller une PDP adaptée à la situation et aux outils du client
• réaliser les démarches dans les délais impartis pour garantir la conformité

Sa responsabilité professionnelle est engagée : en cas d’erreur de choix, de retard ou de manquement à son devoir de conseil, il peut être tenu responsable et doit donc vérifier que son assurance responsabilité civile couvre bien cette mission.

L’accord formel doit aussi respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données) : le client doit être informé de la façon dont ses données sont transmises et protégées, et donner son accord pour leur usage dans le cadre de la facturation électronique.

Enfin, le client comme l’expert-comptable peuvent révoquer ce mandat à tout moment, selon les modalités prévues dans le contrat. Cela leur donne souplesse et sécurité tout au long du processus de transition vers la facture électronique.

Le choix d’une PDP est un choix stratégique pour l’entreprise : il conditionne la conformité à la réglementation et la fluidité des échanges avec ses clients et ses fournisseurs. Une PDP intégrée à une solution de gestion financière adaptée facilite l’automatisation, la sécurité et le suivi des factures électroniques, tout en s’adaptant aux outils existants de l’entreprise. Faire le bon choix permet donc de gagner en efficacité, de limiter les erreurs et d’optimiser la gestion administrative.

Mais c’est aussi un levier stratégique pour les cabinets d’expertise comptable qui, en prenant le contrôle de la transition vers la facturation électronique de leurs clients :

• leur garantissent une mise en conformité rapide
• ont la maîtrise des choix techniques et évitent la dispersion des outils
• leur permettent de collaborer avec leurs clients

Par exemple, en choisissant une PDP qui s’intègre à un logiciel de pré-comptabilité, l’expert-comptable va bénéficier d’une collecte automatisée des justificatifs, d’un accès centralisé aux relevés bancaires, de la génération automatique des écritures comptables et bancaires. En laissant à ses clients faire leur choix seul, il prend le risque de les laisser choisir une PDP qui ne s'intégrerait pas facilement avec ses propres outils.

Autre exemple concret : un cabinet utilise un logiciel de gestion financière qui intègre une PDP. Lorsqu’un client envoie une facture, elle est automatiquement reçue, validée et comptabilisée sans intervention manuelle.

Acteur central de la transition de ses clients vers la conformité, l'expert-comptable va faciliter le processus grâce à des outils qu'il maîtrise déjà ou qui s'intègrent naturellement dans son écosystème. Il conserve la maîtrise de l’environnement et évite la perte de contrôle.

Le choix d’une PDP par l’expert-comptable vise un autre objectif : éviter de mettre les clients dans une situation d’urgence à l’approche des échéances de 2026 et 2027 et côté cabinet, de créer facilement de nouvelles opportunités en ouvrant la porte à de nouvelles missions, comme l’audit des processus, l’optimisation des flux de factures, la formation des équipes et l’aide au pilotage en temps réel de la trésorerie.

Le mandat PDP est l’une des étapes de la feuille de route que les cabinets d’expertise comptable doivent suivre dans la mise en place de la facture électronique. Lorsque l'experts-comptable obtient le mandat, il peut enregistrer l'entreprise sur la PDP en remplissant le formulaire de désignation et l'adresse PDP est créée dans l'annuaire. 

Pour mettre en place un processus d’opt-in PDP pour le compte de vos clients, vous pouvez suivre un certain nombre d’étapes :

1) Identifiez vos clients prioritaires

Commencez par vos clients qui ont le plus de factures fournisseurs, utilisent déjà des outils numériques ou vous font le plus confiance. Ces premiers clients serviront de références.

2) Expliquez les enjeux de la réforme

Toutes les entreprises n’ont pas le même niveau de connaissance de la réforme, et tous les bénéfices ne sont pas encore compris. Insistez sur le calendrier, la nécessité de choisir une PDP, votre rôle pour ce choix technique et les avantages de la solution que vous avez sélectionnée. Informez-les des risques de repousser le choix d’une PDP : complexité accrue, nouvelle procédure, risque de perte de données et même une interruption de service. Mieux vaut bien choisir dès le départ.

N’oubliez pas d’impliquer les collaborateurs en charge de la facture électronique au sein du cabinet

3) Formalisez le mandat

Vous pouvez intégrer le mandat dans votre lettre de mission existante ou créer un document séparé. L'essentiel est d'obtenir une autorisation claire pour la désignation de la PDP, les paramètres d'adressage et la possibilité de modifier ce choix à tout moment. 

4) Sélectionnez votre PDP 

Assurez-vous que la PDP répond à ces critères essentiels :

• Agrément officiel par l'État
• Compatibilité avec vos logiciels comptables
• Interface intuitive pour vos clients et pour le cabinet
• Fonctionnalités adaptées aux besoins
• Support client de qualité et disponible 7j/7 et 24h/24
• Sans surcoût
• Effectuez la désignation

Une fois le mandat signé, la désignation suit un processus sécurisé :

• Authentification renforcée (double facteur)
• Vérification d'identité
• Signature électronique du document
• Validation par code email

L'annuaire central est automatiquement mis à jour, et votre client peut recevoir ses factures électroniques.

Il est important de rappeler que le mandat PDP s’inscrit dans une logique de confiance et de transparence. Pour garantir la sécurité de la démarche, chaque étape (information du client, choix de la plateforme, désignation effective) doit être documentée et archivée. En cas de contrôle de l’administration ou de litige ultérieur, cette traçabilité permettra de prouver le respect du cadre légal et des obligations de conseil.

Enfin, le cabinet comptable doit prendre le temps d’échanger régulièrement avec le client sur l’évolution de la réglementation et sur le fonctionnement de la PDP retenue contribue à renforcer la relation et à anticiper d’éventuelles difficultés d’adaptation.

La mise en place d’un mandat PDP ne concerne pas seulement la relation entre l’expert-comptable et son client : elle implique aussi l’ensemble des collaborateurs du cabinet.

Pour garantir une exécution conforme et sécurisée, il est essentiel de former les équipes aux nouvelles procédures liées à la facturation électronique et à la gestion des mandats. Cette formation peut porter sur les aspects réglementaires, la maîtrise des outils numériques associés, la sécurité des données ou encore la gestion des demandes clients.

En investissant dans la montée en compétence de ses collaborateurs, le cabinet s’assure non seulement de limiter les erreurs, mais aussi de proposer un accompagnement de qualité à ses clients tout au long du processus de transition vers la facture électronique. Le mandat PDP n'est pas une contrainte administrative supplémentaire : c’est un outil stratégique pour accompagner vos clients dans leur transformation numérique. En maîtrisant ce mécanisme, vous sécurisez votre rôle d'accompagnateur privilégié, évitez les mauvais choix techniques de vos clients, favorisez les missions d’accompagnement à forte valeur ajoutée et vous vous différenciez de la concurrence.

La réussite de cette transition repose sur l’anticipation, la rigueur et la pédagogie. Prendre le temps d’instaurer un mandat PDP solide, sécurisé et bien compris par toutes les parties permet aux cabinets d’expertise comptable de s’affirmer comme de véritables partenaires de confiance pour leurs clients. Au-delà de la simple conformité, c’est l’opportunité de moderniser la relation client, de renforcer la valeur ajoutée du cabinet et de donner à chaque entreprise les moyens de piloter plus sereinement sa gestion financière.

N’attendez pas l’échéance : faites du mandat PDP un véritable atout pour la performance et la transformation digitale de vos clients. La PDP Qonto a été conçue pour répondre aux besoins des TPE-PME et de leur expert-comptable : elle est disponible dans toutes les solutions Qonto, sans surcoût, et l'intégration avec Regate by Qonto permet au cabinet de suivre en temps réel les échanges depuis son interface. Regate by Qonto propose également un système de gestion des mandats intégré à la plateforme, pour suivre le plus finement et simplement possible la réception des mandats signés et l'inscription de vos clients à l'Annuaire. Vous pouvez télécharger notre modèle.

Pour en savoir plus sur l'écosystème Qonto et découvrir comment la PDP Qonto s'intègre nativement avec Regate by Qonto pour dépasser la simple conformité réglementaire et devenir un véritable outil de gestion financière, contactez nos équipes pour une démonstration personnalisée.