Comptabilité de l'entreprise individuelle : les règles à suivre

La tenue d’une comptabilité est obligatoire pour toutes les entreprises, y compris l’entreprise individuelle. Ses obligations comptables dépendent du type de comptabilité à respecter : comptabilité d’engagement ou comptabilité de trésorerie. Découvrez les opérations comptables à enregistrer et les livres comptables à tenir dans le cadre de la comptabilité d’une entreprise individuelle.

L’entreprise individuelle (EI) peut relever de deux régimes comptables différents. À savoir :

• la comptabilité d’engagement ;
• la comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer :

• les créances acquises et les dettes engagées ;
• les opérations de trésorerie.

En pratique, vous devez réaliser deux opérations comptables lorsque vous relevez de la comptabilité d’engagement.

La première est la comptabilisation des factures clients et des factures fournisseurs même s’il n’y a eu aucun encaissement ou décaissement.

La deuxième opération est l’enregistrement comptable du paiement de chaque facture.

Toutes les opérations doivent être comptabilisées par ordre chronologique.

La comptabilité d’engagement offre une meilleure information financière. Celle-ci donne une image fidèle du patrimoine et du résultat de l’entreprise individuelle. Vous pouvez ainsi effectuer plus facilement le recouvrement de vos créances et avez une meilleure projection de la trésorerie de l’entreprise.

À l’inverse de la comptabilité d’engagement, la comptabilité de trésorerie consiste à seulement enregistrer les recettes encaissées et les dépenses payées.

Vous devez tout de même enregistrer vos créances et vos dettes à la clôture de l’exercice de votre entreprise individuelle. Il s’agit des factures clients et des factures fournisseurs non soldées à la date de clôture de l'exercice.

Cette comptabilité est très simple à tenir, mais le suivi des comptes clients et fournisseurs est plus complexe. Par ailleurs, l’information financière de l’entreprise individuelle est alors limitée.

Pour rappel, les comptes clients correspondent à toutes les factures des clients en attente de règlement. Quand aux comptes fournisseurs, ils font référence aux paiements à effectuer aux personnes qui fournissent des biens ou des services à votre entreprise. Le suivi de ces comptes permet notamment de faire face aux problèmes de règlement.

Vous relevez du régime de la déclaration contrôlée lorsque votre activité est imposée dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC). C’est notamment le cas lorsque vous exercez une profession libérale.

Vous êtes alors tenu d’avoir une comptabilité de trésorerie.

Votre obligation principale est de remplir un livre-journal des encaissements et des décaissements au jour le jour avec :

• la date de l’opération ;
• l’identité du client ou du fournisseur ;
• la nature de l’opération ;
• le montant de la recette ou de la dépense ;
• la forme du paiement.

Pour rappel, une immobilisation est un bien utilisé durablement par votre entreprise, c'est-à-dire sur une durée supérieure à un an. C'est le cas du matériel industriel ou du matériel informatique de votre entreprise par exemple. Par ailleurs, l'amortissement consiste à constater la perte de la valeur d'un bien immobilisé en raison de son usage ou du temps.

Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d’opter pour la comptabilité d’engagement en contactant le service des impôts des entreprises (SIE).

L’entreprise individuelle peut relever de deux régimes d’imposition différents lorsqu’elle est soumise au régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou de l’impôt sur les sociétés (IS). À savoir :

• le régime réel normal d’imposition ;
• le régime réel simplifié d’imposition.

Pour rappel, les BIC correspondent aux activités suivantes :

• les activités commerciales, industrielles ou artisanales ;
• les activités commerciales par assimilation comme la location immobilière.

De plus, l'entreprise individuelle peut opter pour l'impôt sur les sociétés à la place de l'impôt sur le revenu dont elle dépend par défaut.

Vous êtes tenu d’avoir une comptabilité d’engagement lorsque vous relevez du régime réel normal d’imposition.

Votre entreprise individuelle est obligatoirement sous le régime réel normal d’imposition dès lors que son chiffre d’affaires hors taxes annuel est supérieur à :

• 840 000 euros pour les activités de ventes de marchandises, de ventes de denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fourniture de logement ;
• 254 000 euros pour les activités de prestations de services.

Zoom sur la tenue des comptes annuels et des livres comptables.

La tenue des comptes annuels de votre entreprise individuelle est obligatoire. Elle comprend :

• un bilan qui reprend l’actif et le passif de l’entreprise ;
• un compte de résultat qui relève les recettes et les charges de l’entreprise individuelle au cours de chaque exercice comptable ;
• une annexe légale qui apporte des informations complémentaires relatives au bilan et au compte de résultat.

La comptabilité d’engagement implique de tenir deux livres comptables :

• un livre-journal qui regroupe les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise individuelle ;
• le grand livre qui récupère les informations du livre-journal et les classe par compte comptable.

Le livre-journal peut prendre la forme d’un seul journal ou d’un journal centralisateur reprenant plusieurs journaux auxiliaires comme le journal des achats et le journal des ventes. Il retrace chaque opération.

Celui-ci permet d’enregistrer de manière chronologique et continue les écritures comptables avec :

• la date de chaque opération ;
• le libellé de l’écriture comptable ;
• le montant de l’opération ;
• le compte impacté ;
• les références de la pièce justificative.

Les livres comptables permettent à l’administration fiscale de vérifier votre comptabilité.

Par ailleurs, vous devez posséder un fichier des écritures comptables (FEC) lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité en ligne. Ce document permet à l’administration fiscale de contrôler plus facilement votre comptabilité.

Votre entreprise doit aussi rédiger un manuel des procédures comptables pour décrire les procédures comptables mises en place.

Le régime réel simplifié d’imposition vous est ouvert si vous réalisez un chiffre d’affaires annuel hors taxes inférieur à :

• 840 000 euros pour les activités d’achat-revente, de ventes à consommer sur place et de fourniture de logement ;
• 254 000 euros pour les activités de prestations de services.

Ce régime vous permet de tenir une comptabilité de trésorerie et d'opter pour une comptabilité simplifiée sur votre déclaration de résultats.

Vous devrez alors :

• enregistrer de manière chronologique les mouvements affectant le patrimoine de votre entreprise ;
• effectuer un inventaire tous les 12 mois pour contrôler la valeur des actifs et des passifs de l’entreprise ;
• tenir un livre-journal de façon trimestrielle et un grand livre ;
• établir les comptes annuels avec une présentation simplifiée.

Par ailleurs, l’annexe légale n’est pas obligatoire si votre entreprise ne dépasse pas deux des seuils suivants :

• 700 000 euros de chiffre d’affaires par an ;
• 350 000 euros de total bilan par an ;
• 10 salariés.

Vous pourrez également procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des productions.

Vous avez la possibilité d’opter pour le régime de la micro-entreprise lorsque votre chiffre d’affaires annuel hors taxes est inférieur à :

• 188 700 euros pour les activités de vente de marchandises, de vente à consommer sur place et de fourniture de logement ;
• 77 700 euros pour les prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux ou des bénéfices non commerciaux.

En revanche, le statut de l'entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) a été supprimé.

Vous devrez seulement suivre vos recettes dans un livre des recettes avec la micro-entreprise. Il récapitulera de manière chronologique les montants encaissés. Il devra comporter les informations suivantes :

• la date de l’encaissement ;
• le numéro de la facture ;
• le nom du client ;
• la nature de la prestation ;
• le montant encaissé ;
• le mode de paiement.

Par ailleurs, un livre des achats sera à tenir si vous exercez une activité de vente de marchandises, de fournitures de denrées ou de prestations hôtelières.

Choisir entre différents régimes d'imposition est un des avantages de l'entreprise individuelle avec notamment la nouvelle protection du patrimoine personnel de l'entrepreneur individuel depuis 2022.

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