Facture électronique : comment identifier les clients concernés ?

À l’approche de l’entrée en vigueur de la réforme, avec une première échéance fixée au 1er septembre, les questions de vos clients TPE-PME se multiplient : suis-je concerné, à partir de quand, et pour quelles obligations ?

Pour un expert-comptable, l’enjeu dépasse la seule compréhension de la réforme de la facture électronique. Il s’agit surtout d’identifier, dans son portefeuille, les entreprises concernées, de qualifier leurs obligations et d’organiser leur accompagnement. Car tous les dossiers ne relèvent pas des mêmes règles, ni du même niveau d’urgence.

Et lorsque l’on se penche dans les détails de la réforme, les questions sur les entreprises concernées et les cas particuliers sont nombreuses.

Le premier réflexe consiste souvent à regarder la taille de l’entreprise, son chiffre d’affaires ou sa forme juridique pour déterminer si elle entre dans le champ de la réforme. Ce n’est pourtant pas le bon point de départ. Ces critères peuvent être utiles pour appliquer le calendrier, mais pas pour savoir si un client est concerné.

Pour déterminer si un client entre dans le champ de la réforme, il faut d’abord analyser sa situation au regard de la TVA,  et en particulier à une distinction clé, celle entre assujetti et redevable.

Cette nuance est essentielle, car la réforme concerne les assujettis à la TVA établis en France, et pas seulement les entreprises qui collectent déjà la taxe. Autrement dit, un client peut être concerné par l’obligation de facturation électronique même s’il n’est pas redevable de la TVA.

C’est notamment le cas des entreprises en franchise en base, y compris certaines micro-entreprises et certains auto-entrepreneurs, souvent écartés, à tort, au moment de l’analyse du portefeuille clients.

Une entreprise assujettie à la TVA exerce une activité économique entrant dans le champ de la TVA.

Une entreprise redevable de la TVA, elle, doit effectivement la facturer, la collecter et la reverser.

Tous les redevables sont donc assujettis, mais tous les assujettis ne sont pas redevables. Cette distinction est loin d’être théorique. Elle conditionne directement la façon dont les experts-comptables doivent lire leur portefeuille dans le cadre de la réforme.

En pratique, cela signifie qu’un client qui ne collecte pas la TVA n’est pas automatiquement hors périmètre. Les entreprises en franchise en base, par exemple, restent assujetties, même si elles n’appliquent pas la TVA sur leurs factures clients. Elles doivent donc être intégrées à l’analyse, notamment dans le cadre de la dématérialisation des factures.

Comment vérifier le statut TVA d’un client ?

Avant de regarder le calendrier, les outils ou les obligations déclaratives, il faut répondre à une première question simple : le client est-il assujetti à la TVA ?

Si la réponse est non, le dossier est en principe hors périmètre. Si la réponse est oui, l’analyse doit continuer, qu’il soit redevable ou non.

Ce filtre est plus robuste que la seule taille de l’entreprise. Il permet d’éviter les erreurs de tri sur les TPE, les indépendants, les micro-entreprises, certaines professions libérales ou certaines associations qui exercent une activité économique. Dans un portefeuille hétérogène, c’est souvent cette première qualification qui fait la différence entre une analyse pertinente et un classement trop rapide.

Une fois le statut TVA clarifié, il faut affiner la lecture en regardant la nature des flux. Toutes les entreprises concernées ne relèvent pas des mêmes obligations de facturation électronique.

Les opérations B2B domestiques, entre entreprises françaises assujetties, relèvent de l’obligation d’émission et de l’obligation de réception. Les opérations réalisées avec des particuliers, ainsi qu’une partie des opérations impliquant des entreprises étrangères, relèvent quant à elles de l’e-reporting.

Un même client peut donc relever de l’e-invoicing, de l’e-reporting, ou des deux. Pour le cabinet, l’enjeu n’est pas seulement de dire si un client est concerné, mais de préciser pour quelles obligations il l’est. C’est aussi ce qui permet de préparer correctement la réception des factures et l’émission de factures électroniques.

Dans les dossiers plus techniques, il peut être également utile de rappeler la différence entre e-reporting de transaction et e-reporting de paiement.

Un calendrier d’application selon la taille de l’entreprise

Une fois le périmètre identifié, la taille de l’entreprise redevient un critère utile, mais seulement à ce stade. Elle ne permet pas de dire si un client est concerné, elle permet de savoir quand il devra se conformer aux obligations applicables.

Le calendrier repose sur deux échéances principales. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également commencer à émettre leurs factures électroniques.

Les PME, les TPE, les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs concernés disposeront d’un délai supplémentaire pour l’émission. Pour ces structures, l’obligation d’émission entrera en vigueur à compter du 1er septembre 2027.

Autrement dit, la logique reste identique, la taille sert à fixer le calendrier, pas à dire si l’entreprise est dans le champ. Un client peut donc être pleinement concerné par la réforme, tout en n’étant pas soumis aux mêmes échéances qu’une grande structure.

Dans les échanges avec les clients, la question des échéances de la facture électronique est souvent abordée. Elle ne peut pourtant jamais être traitée seule car elle dépend du statut TVA, de la nature des opérations et de la place du client dans le calendrier de la réforme.

Les profils de clients surveiller 

Certains dossiers doivent faire l’objet d’une vigilance particulière.

- Les clients en franchise en base sont les premiers, car ils sont souvent exclus à tort du périmètre. Or le fait qu’ils ne collectent pas la TVA ne suffit pas à les sortir du champ de l’obligation de facturation électronique. La même vigilance s’impose pour les auto-entrepreneurs, souvent exclus trop vite du périmètre alors qu’ils peuvent être concernés par la réforme.

- Les clients ayant une activité mixte, à la fois en B2B et en B2C, ou mêlant ventes de biens et prestations de services, demandent aussi une lecture plus fine. Ils peuvent relever à la fois de la facturation électronique et de l’e-reporting.

- Les professions libérales appellent également une attention particulière, selon qu’elles relèvent ou non d’une exonération. Même logique pour certaines associations, qui ne doivent pas être considérées comme hors champ par principe.

Une fois les clients concernés identifiés, il faut passer d’une logique de qualification à une logique d’accompagnement. Tous les dossiers n’auront pas le même niveau de préparation, ni le même besoin d’appui.

C’est à ce moment que la question du logiciel de facturation électronique devient concrète. Selon leur organisation, leurs outils et la nature de leurs flux, certains clients devront faire évoluer leur solution actuelle.** Dans certains cas, cela suppose aussi de repenser les usages de facturation en ligne, afin de s’assurer qu’ils restent compatibles avec les nouvelles exigences de dématérialisation des factures.

La question de la Plateforme Agréée (PA, anciennement appelée Plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP) devient alors centrale. Le format Factur-X fait partie des standards à connaître, au même titre que les exigences liées au traitement des factures, à la réception des factures et à l’émission de factures électroniques.

Une réforme qui s’inscrit dans un cadre légal et fiscal plus large

La réforme de la facture électronique s’inscrit dans une nouvelle réglementation portée par le gouvernement français pour moderniser les échanges, fiabiliser les données transmises et renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.

L’objectif n’est pas seulement de dématérialiser les factures. Il s’agit aussi de permettre une meilleure circulation de l’information entre les entreprises et l’administration fiscale, afin de sécuriser les déclarations et, à terme, de faciliter certains mécanismes comme le pré-remplissage de données.

Dans les échanges avec les clients, certains feront référence à la loi de dématérialisation de la facture, à l’administration fiscale, à la Direction générale des finances publiques ou au portail Chorus Pro. Même si toutes ces expressions ne recouvrent pas exactement la même chose, elles renvoient à un même mouvement de fond, celui de la généralisation progressive de la dématérialisation des factures pour l’ensemble des entreprises concernées.

Pour le cabinet, l’enjeu est donc autant réglementaire qu’organisationnel. Il ne s’agit pas seulement de connaître l’obligation de facturation électronique, mais d’aider chaque entreprise à comprendre comment elle s’applique dans sa situation concrète.

1. Commencez toujours par la qualification TVA

Avant toute autre chose, vérifiez si le client est assujetti à la TVA. C’est le vrai critère d’entrée dans le périmètre de la réforme.

Un client qui n’entre pas dans le champ de la TVA n’a pas à être traité comme un dossier prioritaire au titre de la facturation électronique. À l’inverse, un client assujetti doit être analysé, même s’il n’est pas redevable. C’est ce premier filtre qui permettra d’éviter les erreurs de tri les plus fréquentes.

2. Faites de la distinction entre assujetti et redevable un réflexe

Un client qui ne collecte pas la TVA peut malgré tout être concerné. Les dossiers en franchise en base doivent donc être revus avec attention.

Dans de nombreux portefeuilles, ce sont précisément ces dossiers qui risquent d’être mal qualifiés. Or, les micro-entreprises, les indépendants ou certains auto-entrepreneurs ne doivent pas être exclus trop vite du périmètre.

3. Cartographiez les flux réels de vos clients

B2B domestique, B2C, entreprises françaises, entreprises étrangères, ventes de biens, opérations d’achats ? Ce sont les flux qui permettent d’identifier les obligations applicables en matière de facturation électronique et d’e-reporting.

Cette étape est indispensable, car un même client peut relever de plusieurs dispositifs selon la nature de ses opérations. Pour le cabinet, l’objectif n’est donc pas seulement d’identifier les entreprises concernées, mais de comprendre précisément à quel titre elles le sont.

4. Évaluez les outils déjà en place

Tous les clients n’utilisent pas un logiciel de facturation électronique adapté. Certains fonctionnent encore avec des outils simples de facturation en ligne, d’autres avec des processus peu structurés ou des habitudes de travail très manuelles.

Ce diagnostic est essentiel pour mesurer l’effort de mise en conformité à prévoir. Il permet aussi d’identifier les clients qui auront besoin d’un accompagnement plus opérationnel, soit pour faire évoluer leur outil actuel, soit pour repenser leur organisation.

5. Anticipez les sujets d’outillage, y compris le mandat

Une fois les clients concernés identifiés, le cabinet peut commencer à repérer ceux qui auront besoin d’un accompagnement sur le choix d’une plateforme facture électronique adaptée. Mais ce travail ne se limite pas au choix d’un outil.

Il faut aussi vérifier si le logiciel de facturation électronique utilisé par le client est compatible avec les futures obligations, clarifier l’organisation des flux entre le client et le cabinet, et anticiper les démarches associées à la mise en place de la solution retenue.

Parmi ces points, la question du mandat mérite une attention particulière. Selon l’organisation mise en place, il peut être nécessaire de formaliser qui agit pour le compte du client, dans quel cadre, et avec quel niveau d’habilitation. Mieux vaut traiter ce sujet en amont, plutôt que de découvrir au dernier moment qu’un point administratif ou contractuel bloque le déploiement.

Pour aider les clients à se préparer plus sereinement, le cabinet peut donc jouer un rôle central, non seulement dans la qualification des obligations, mais aussi dans l’anticipation des conditions pratiques de mise en conformité, du choix de la plateforme aux modalités de déploiement.

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