Tout comprendre sur la TVA en entreprise

En tant qu’entrepreneur(e), vous êtes tenu de déclarer et de payer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Taux de TVA, TVA collectée, TVA déductible, régime d’imposition… Cette obligation fiscale peut vous sembler complexe surtout si vous n’êtes pas familier avec le jargon de la comptabilité.

Alors, pour vous aider à y voir plus clair, nous avons rédigé un article complet sur cette taxe.

Qu’est-ce que la TVA ? Comment fonctionne-t-elle ? Comment la calculer et la déduire ? Quel régime d’imposition choisir ? Et est-il possible d’en être exonéré ?

Nous répondons à toutes vos interrogations dans cet article.

Commençons par l’essentiel. Qu’est-ce que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ?

Il s’agit d’une taxe annexée à toutes les dépenses de consommation, à savoir la grande majorité des biens et des services consommés en France.

En tant que consommateur, vous la payez à chaque fois que vous réalisez un achat. Il suffit de jeter un œil à vos tickets de caisse pour le constater.

Vous y retrouvez automatiquement le montant hors taxe (sans TVA) et le montant toutes taxes comprises (avec TVA). Il s’agit d’un impôt indirect sur la consommation. Autrement dit, ce n’est pas l’État qui le collecte, mais les entreprises (y compris les micro-entreprises sauf exception), qui devront ensuite le lui reverser. En tant qu’entrepreneur(e), vous avez donc un rôle important à jouer.

Tout d’abord, il faut rappeler que la TVA n’est pas une charge pour l’entreprise. Ce n’est pas elle qui supporte son coût, mais le consommateur final. Elle se contente de la collecter pour le compte de l’État.

Pour bien comprendre le fonctionnement de la TVA, il est indispensable de définir deux notions clés : la TVA collectée et la TVA déductible.

- La TVA collectée, c’est tout simplement le montant de la TVA que l’entreprise va collecter sur les ventes de produits ou de prestations de services qu’elle réalise.

- La TVA déductible, c’est la TVA que l’entreprise paie lorsqu’elle réalise des dépenses nécessaires à son activité.

Pour obtenir le montant de TVA qu’elle devra reverser à l’État, il faut réaliser la soustraction suivante :

TVA due à l’État = TVA collectée - TVA déductible.

Prenons un exemple concret.

Victor est photographe freelance. Il propose ses services à l’occasion d’événements d’entreprises ou de mariages. Il doit intégrer la TVA à l’ensemble de ses prestations, pour ensuite pouvoir la reverser à l’État. C’est la TVA récoltée.

Au mois d’octobre 2022, il réalise une prestation à 2 000 € HT (hors taxe), il devra penser à inclure 20 % de TVA à sa facturation, pour un montant total de 2 400 TTC (toutes taxes comprises).

Ce mois-ci, il a également dû acheter un nouvel appareil photo à 1 000 €. Il s’est également abonné à un logiciel de retouche qu’il a payé 100 €. Victor peut récupérer la TVA sur ces dépenses, car elles sont nécessaires à son activité. On parle de TVA déductible.

En octobre :

- la TVA récoltée est de 400 € ;

- la TVA déductible s’élève à 220 € (200 € de TVA déductible pour l’appareil photo et 20 € pour le logiciel de montage)

Victor doit alors reverser 180 € (400 - 220) à l’État.

Maintenant que vous avez en tête la notion de TVA récoltée et de TVA déductible, voyons son fonctionnement. Concrètement, comment une entreprise facture-t-elle la TVA ?

1. Obtenir son numéro de TVA intracommunautaire

Tout d’abord, pour facturer la TVA, il faut obligatoirement obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.

Il s’agit d’un numéro d’identification individuel attribué aux entreprises assujetties à la TVA et domiciliées au sein de l’Union européenne. En France, il est composé du code FR suivi de 11 chiffres.

Où trouver son numéro de TVA ?

Normalement, ce numéro vous est transmis automatiquement lors de votre immatriculation. Si vous ne l’avez pas eu, vous devez en faire la demande auprès du service des impôts des entreprises (SIE) dont vous dépensez. Le numéro de TVA vous sera ensuite transmis par voie postale.

2. Choisir le taux de TVA correspondant à ses produits et ses services

Une fois que vous avez obtenu votre numéro de TVA intracommunautaire, vous pouvez commencer à facturer la TVA.

Néanmoins, avant de faire votre première facture, il est essentiel de vérifier quel taux de TVA s’applique à votre secteur d’activité. En effet, il existe différents taux de TVA :

- le taux normal de 20 % ;

- le taux intermédiaire de 10 % ;

- le taux réduit de 5,5 % ;

- le taux particulier de 2,1 %.

Ces taux varient en fonction des services ou des produits vendus. Voici quelques exemples :

Certains produits ou services sont exonérés de TVA. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de la facturer.

3. Établir une facturation en bonne et due forme

Pour facturer la TVA, vous devez établir une facturation en bonne et due forme.

Ainsi, vos factures et vos devis doivent inclure toutes les mentions obligatoires relatives à la TVA, à savoir :

- le prix HT (hors taxe) du produit ou du service ;

- le prix TTC (toutes taxes comprises) ;

- le taux de TVA applicable ;

- le montant de la TVA ;

- le numéro de TVA intracommunautaire.

En tant qu’entrepreneur(e), nous l’avons vu : vous devez collecter la TVA pour le compte de l’État. Mais vous pouvez également la déduire de vos dépenses professionnelles. C’est ce que l’on appelle la TVA déductible.

Pour bénéficier de cette déduction, il faut respecter trois conditions.

- Première condition : l’achat doit être nécessaire à votre activité. Il peut s’agir, par exemple, de fournitures de bureau, de matières premières, de notes de restaurant, etc. La TVA ne peut donc pas être déduite des dépenses personnelles de l’entrepreneur(e).

- Deuxième condition : la dépense doit être justifiée par un justificatif recevable. Celui-ci doit obligatoirement mentionner le montant hors taxe, le montant toutes taxes comprises ainsi que le taux de TVA. Par exemple : une facture ou un ticket de caisse.

Veillez à conserver précieusement vos justificatifs : ceux-ci vous seront demandés en cas de contrôle de l’Administration fiscale.

- Troisième condition : l’entreprise est assujettie à la TVA. Si vous en êtes exonéré, vous ne pouvez pas la déduire de vos dépenses professionnelles. Nous revenons en détail sur les conditions d’exonération un peu plus bas dans l’article.

Le montant de la TVA à déduire devra ensuite être précisé sur votre déclaration de TVA.

Étape 1 : créer un compte professionnel sur le site impots.gouv.fr.

Pour faire votre première déclaration de TVA, vous devez créer un compte professionnel sur le site de l’Administration fiscale. Pour cela, rendez-vous sur impots.gouv.fr et cliquez sur « Création de mon espace professionnel » pour remplir le formulaire d’inscription. Un code d’activation vous sera envoyé par voie postale.

Étape 2 : compléter le formulaire d’adhésion et envoyer le mandat de prélèvement automatique

Une fois votre compte validé, vous devez remplir le formulaire d’adhésion. Pour cela, rien de plus simple.

- Connectez-vous à votre espace professionnel ;

- Cliquez sur « J’adhère » au niveau de la rubrique « Mes services » ;

- Complétez les informations sur votre entreprise (notamment votre numéro SIREN) ;

- Sélectionnez les services « Déclarer la TVA » et « Payer la TVA »

- Validez et signez le formulaire.

Il faut ensuite télécharger le mandat de prélèvement automatique. Pour ce faire, cliquez sur « Éditer le mandat inter-entreprises » puis téléchargez-le. Transmettez-le rapidement à votre banque afin d’activer les futurs prélèvements.

Client(e) Qonto ? Vous pouvez déposer votre mandat en ligne, en quelques clics. Il vous suffit de cliquer sur « Ajouter un prélèvement » sur votre espace Qonto et de suivre les instructions.

Étape 3 : remplir la déclaration de TVA

Une fois ces étapes réalisées, vous pouvez déclarer et payer la TVA via votre espace professionnel sur le site de l’Administration fiscale.

Cette démarche est simple. Il vous suffit de vous rendre à la rubrique « Mes services » et de cliquer sur « Déclarer TVA ». Puis de sélectionner la bonne période de déclaration. 

Vous devez ensuite remplir un formulaire en ligne. Il vous sera notamment demandé de compléter :

- le montant total HT des opérations réalisées ;

- le taux de TVA ;

- le montant de la TVA déductible.

À partir de ces informations, le service des impôts se charge de calculer le montant de la TVA à payer. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Payer la TVA » et sélectionner le mandat correspondant à votre compte professionnel afin de procéder au règlement.

Cette démarche est tout à fait accessible. En effet, vous n’avez aucun calcul à faire. Toutefois, il faut veiller à rester organisé et prendre le temps de regrouper vos factures de ventes et d’achats au fil de l’eau. Il sera ainsi beaucoup plus simple de communiquer les bonnes données et vous gagnerez un temps précieux lors de votre déclaration.

Tous les entrepreneurs sont-ils redevables de la TVA ? En théorie, oui. Mais il existe des exceptions.

Certaines entreprises peuvent bénéficier du régime de la franchise en base de TVA. Ainsi, elles sont exonérées de cette taxe : elles n’ont pas besoin de la collecter pour le compte de l’État, mais elles ne pourront pas la déduire de leurs dépenses professionnelles.

Cette exonération est possible dans plusieurs cas.

Premier cas : votre chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas les plafonds suivants (seuils applicables pour les années 2023, 2024 et 2025) :

- 91 900 € pour les activités de commerce et d'hébergement ;

- 36 800 € pour les activités de prestations de services et les professions libérales.

Deuxième cas : vous réalisez une opération exonérée de TVA, comme par exemple :

- les activités médicales ou paramédicales ;

- les opérations d’assurance ;

- les activités d’enseignement et la formation professionnelle ;

- certaines locations nues ou meublées à usage d’habitation.

Vous souhaitez savoir si votre activité est exonérée de TVA ? Rendez-vous sur le site des impôts pour connaître la liste exhaustive des opérations concernées.

En tant qu’entrepreneur(e) assujetti à la TVA, vous devez choisir un régime d’imposition. Voici les différentes options qui s’offrent à vous.

Vous pouvez bénéficier du régime réel simplifié d’imposition si votre chiffre d’affaires annuel hors taxe (HT) est inférieur aux seuils suivants :

- 840 000 € pour les activités d’achat-revente, de ventes à consommer sur place et de fourniture de logement ;

- 254 000 € pour les activités de prestations de services et les activités non commerciales.

Dans le cadre du régime réel simplifié, vous devez faire une déclaration annuelle de TVA. Il vous est demandé de payer deux acomptes semestriels. Ces acomptes sont basés sur la déclaration de TVA de l’année précédente.

- Le premier acompte est versé au mois de juillet et correspond à 55 % de la TVA due l’année précédente.

- Le deuxième acompte est réglé en décembre à hauteur de 44 % de la TVA due l’année précédente.

La régularisation s’effectue ensuite lors de la déclaration annuelle.

Prenons un exemple pour bien comprendre le fonctionnement des modalités de déclaration et de paiement de la TVA.

L’entreprise A a versé 40 000 € de TVA en 2021.

En 2022, elle devra verser deux acomptes, sur la base de la TVA qu’elle a payée en 2021. Le premier acompte est de 55 %, soit 22 000 €. Le second est de 44 %, soit 18 000 €.

Elle réalise ensuite sa déclaration annuelle pour 2022. Il s’avère qu’elle a collecté 42 000 € en 2022. Elle devra donc verser 2 000 € supplémentaire à l’État lors de la régularisation.

Dans le cas inverse, si elle a collecté un montant de TVA moins important que l’année précédente, c’est l’État qui devra lui rembourser la différence.

Le régime réel simplifié a l’avantage d’alléger vos déclarations administratives : en effet, vous ne déclarez la TVA qu’une fois par an. Toutefois, vous risquez de payer des acomptes qui ne correspondent pas à la TVA que vous avez réellement facturée. Ceci peut être gênant en cas de baisse d’activité, car il faudra alors attendre la fin d’année pour obtenir une régularisation.

Vous êtes automatiquement soumis au régime réel normal d’imposition si votre chiffre d’affaires annuel hors taxe dépasse les seuils suivants :

- 840 000 € pour les activités d’achat-revente, de ventes à consommer sur place et de fourniture de logement ;

- 254 000 € pour les activités de prestations de services et les activités non commerciales.

Vous avez la possibilité d’opter pour le régime réel normal même si votre entreprise ne dépasse pas ces plafonds de chiffre d’affaires. 

Ici, vous devez déclarer et payer la TVA tous les mois (ou tous les trimestres si le montant total de la TVA collectée est inférieur à 4 000 € par an).

Ce système vous évite de devoir payer des acomptes importants. Vous payez la TVA que votre entreprise a réellement collectée, le mois ou le trimestre précédent.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour gérer efficacement la TVA de votre entreprise. Besoin d’un coup de pouce supplémentaire ? Ouvrez votre compte pro avec Qonto et bénéficiez d’outils pensés pour simplifier la préparation de votre comptabilité (dématérialisation des justificatifs, détection automatique de la TVA, etc).