TVA récupérable : comment ça fonctionne ?

Lorsqu’elle est assujettie à la TVA, l’entreprise doit la collecter et la reverser à l’État. Elle peut aussi la récupérer quand elle fait des achats dans le cadre de son activité professionnelle. L’entreprise réalise alors de belles économies et peut améliorer sa trésorerie si elle opère une bonne gestion de sa TVA. Explications.

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect payé par les particuliers lors d’achat de biens ou de services. Elle est ensuite récupérée par les professionnels assujettis qui la reversent à l’État.

Les entreprises sont concernées par deux types de TVA :

• la TVA collectée qui provient de ventes auprès des clients et qui est comprise dans le prix d’achat toutes taxes comprises (TTC) ;
• la TVA déductible qu’elles payent lorsqu’elles réalisent des achats auprès de leurs fournisseurs.

Pour calculer la TVA récupérable, il faut simplement faire la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.

Lorsqu’elle est assujettie à la TVA, la société peut faire face à trois situations :

• elle n’a rien à payer et ne bénéficie d’aucun remboursement si le montant de TVA récupérable est nul ;
• la somme totale est reversée à l’État si la différence est positive ;
• l’État doit de l’argent à l’entreprise lorsque la TVA déductible est plus importante que la TVA collectée.

De nombreux achats permettent de récupérer la TVA, y compris certains frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Néanmoins, toutes les opérations ne sont pas éligibles.

Lors d’un déplacement professionnel, de nombreux frais sont généralement engagés par le dirigeant ou ses collaborateurs. Dans la mesure où les billets d’avion, de train ou encore de bus ne sont pas assujettis à la TVA, il n’est pas possible de récupérer la taxe sur la valeur ajoutée.

La situation est la même pour les frais de parking et pour les indemnités kilométriques versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. Les tickets de péage permettent en revanche de récupérer la TVA.

De manière générale, les frais de déplacement ne permettent pas de déduire la TVA. Néanmoins, lorsque certains collaborateurs réalisent des déplacements à l’étranger, la TVA intracommunautaire des sommes engagées sur place peut être récupérée.

La TVA ne peut pas être récupérée par la société lorsqu’elle loue une voiture de tourisme. Elle peut en revanche la déduire si elle se tourne vers la location de véhicules utilitaires.

De même, l’entreprise peut récupérer la TVA pour l’achat d’un véhicule utilitaire, mais pas pour celui d’un véhicule de tourisme.

Lorsque l’entreprise engage des frais de carburant, le montant de la TVA est déductible. En fonction du type de carburant utilisé, la TVA récupérable peut même atteindre 100 %.

Pour les voitures qui fonctionnent au diesel ou à l'essence :

• la déduction est de 100 % pour les utilitaires ;
• la déduction est de 80 % pour les voitures de tourisme.

Pour les véhicules fonctionnant au GPL et pour les véhicules électriques, le montant de la taxe sur la valeur ajoutée est totalement récupérable .

Les notes de frais de restauration permettent toujours de récupérer la TVA, quel que soit le statut du collaborateur (salarié ou dirigeant). Les frais engagés à l'occasion d'un repas d’affaires avec un client ou un fournisseur, d’un repas pris lors d’une réunion professionnelle ou d’un dîner de fin d’année permettent aussi de récupérer la TVA.

La TVA sur l’alcool est également récupérable. Dans ce cas, il faudra simplement distinguer le taux de 10 % et le taux de 20 % sur le ticket.

Pour être valable, la note de frais doit être accompagnée d’un justificatif. Il peut s’agir du ticket de caisse si le montant dépensé est inférieur à 150 euros.

En principe, les dépenses d’hôtel ou de logement engagées par le dirigeant ou un collaborateur lors d’un voyage d’affaires ne permettent pas la récupération de la TVA. Il existe toutefois quelques subtilités.

En effet, le montant de la taxe sur la valeur ajoutée est récupérable lorsque la dépense d’hébergement est réalisée au profit d’un tiers de la société, client ou fournisseur. Il est également récupérable pour l’hébergement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance.

Si la nuit d’hôtel n’est pas concernée par la récupération de la taxe, ce n’est pas le cas pour le petit-déjeuner ou le dîner qui figure sur la note. Pour déduire cette TVA, il faut fournir une facture détaillée qui distingue le taux appliqué au repas et celui appliqué à la nuit d’hôtel.

Récupérer la TVA sur ses achats est un privilège accordé uniquement aux entreprises qui y sont assujetties. La taxe sur la valeur ajoutée peut aussi être récupérée sur les frais professionnels avancés par les salariés dans la mesure où l'entreprise les rembourse au réel.

Si elle choisit de verser une indemnité forfaitaire pour dédommager ses collaborateurs, la société ne peut pas effectuer une demande de récupération, même pour des frais éligibles en principe.

Même lorsqu’il est accordé, ce droit n’est effectif que dans les conditions suivantes :

• les biens et services achetés doivent être nécessaires à l’exploitation de l’entreprise : la récupération ne peut pas se faire sur des dépenses personnelles ;
• les achats doivent être justifiés par une facture ou un ticket de caisse mentionnant les coordonnées de la société et le montant de la TVA déductible ;
• la TVA figurant sur la facture ne fait pas l’objet d’une utilisation privative supérieure à 90% et est légalement due par l’entreprise ;
• la nature de la dépense n’est pas frappée par une mesure d’interdiction de récupération de TVA comme certains frais de déplacement ;
• la TVA n’est déductible qu'une fois exigible chez le fournisseur.

Lorsque le montant de TVA déductible est supérieur au montant de TVA collectée, l’entreprise a deux options : demander un remboursement ou imputer l’excédent sur la prochaine déclaration.

Un crédit de TVA peut être remboursé en intégralité ou partiellement, tous les ans, tous les trimestres ou tous les mois. Selon l’option choisie, ces remboursements sont exigibles dans le mois qui suit la fin de l’année ou 1 à 3 mois après la période échue.

Pour obtenir une réponse favorable lors d’une déclaration de TVA annuelle, il faut néanmoins que la somme à rembourser soit supérieure à 150 euros. Dans le cas d’une déclaration mensuelle ou trimestrielle, le remboursement doit être supérieur à 760 euros pour être accordé.

Cette solution est avantageuse pour l’entreprise qui souhaite restaurer sa trésorerie à très court terme. Elle lui permet de se refaire une santé financière rapidement.

L’entreprise peut aussi opter pour la conservation du crédit afin de l’imputer sur une future déclaration.  Elle devra alors mentionner ce crédit de TVA, la TVA collectée et la TVA déductible lors du dépôt de sa déclaration CA12 ou CA3, et verser le solde au Trésor public.

Elle peut aussi imputer l’excédent sur une prochaine échéance pour payer un autre impôt professionnel.

L’imputation du crédit de TVA permet également de protéger sa trésorerie, mais à plus long terme. Elle oblige la société à disposer d’une trésorerie suffisante jusqu’à la prochaine déclaration de TVA.

Lorsque l’entreprise a droit à un crédit de TVA, sa récupération n’est pas automatique. Elle doit suivre une procédure dont les modalités dépendent du mode de déclaration adopté par la société.

Si elle déclare sa TVA annuellement, la société doit demander la récupération dans un délai de 4 mois suivant la clôture de son exercice. Cette démarche est à réaliser auprès du service des impôts des entreprises (SIE).

Si l’entreprise déclare sa TVA mensuellement ou trimestriellement, la demande doit être envoyée au SIE dans le mois qui suit la période concernée.

Pour bénéficier d’un remboursement de TVA, tous les frais professionnels donnant droit à une déduction doivent être justifiés. Pour cela, il suffit de présenter la facture ou le ticket de caisse correspondant.

Ces justificatifs doivent être accompagnés d’une note de frais établie en bonne et due forme. Ils doivent mentionner le nom de la société concernée, ainsi que les différents taux de TVA applicables.

Pour opérer une bonne gestion de votre TVA récupérable, vous pouvez vous appuyer sur l’expérience d’un expert-comptable et utiliser des outils de gestion de notes de frais. Qonto vous permet par exemple de gagner un temps précieux en tirant un trait sur la gestion manuelle des notes de frais.

Le compte professionnel proposé par Qonto facilite aussi la jonction entre finances et comptabilité d’entreprise. Vous pourrez par exemple scanner vos justificatifs de paiement et les attacher à chaque transaction via votre application, ou créer un accès en lecture seule pour votre comptable. Notre outil peut détecter automatiquement le taux de TVA et le prix payé sur vos justificatifs. Il simplifie alors les déclarations fiscales et la récupération de la TVA sur les frais professionnels.

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