Factur-X : quels enjeux pour les cabinets d’experts-comptables ?

La réforme de la facturation électronique introduit un nouveau format de facture dématérialisée qui devrait progressivement s’imposer dans toutes les entreprises : Factur-X. Cette nouveauté oblige les cabinets d’experts-comptables à repenser leurs processus internes, et les encourage à réinventer leur business model. En quoi consiste ce nouveau format de facture ? Comment va-t-il impacter votre quotidien ? On fait le point.

Factur-X est un format de facture qui a été créé en 2017, par le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand (le FeRD).

Bien qu’il ne soit pas totalement nouveau, il fait beaucoup parler de lui en ce moment. En effet, il est l’un des formats de facture électronique acceptés par l’administration fiscale, dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique qui entrera en application à partir de 2026.

Il est même LE format qui devrait, à priori, s’imposer dans les entreprises européennes, car il présente de nombreux avantages par rapport aux 2 autres formats acceptés (UBL et CII).

Factur-X est un format souvent qualifié de mixte ou hybride. Il comporte deux fichiers (PDF et XML) qui le rendent lisible à la fois par :

• les humains (au format PDF) ;
• les logiciels comptables (au format XML).

Il contient toutes les données essentielles de la facture (date, numéro, identité et coordonnées de l’acheteur et du fournisseur, montant HT, TVA, etc.) de manière structurée. Il propose plusieurs profils de données, du « minimum » au « extended », avec un nombre de champs qui varie pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise.

La facturation électronique va progressivement devenir obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des transactions B2B.

Plus précisément, la loi prévoit que l'obligation d'émettre des factures électroniques s’applique :

• à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

L'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquera quant à elle pour l'ensemble des entreprises dès le 1er septembre 2026. Les cabinets comptables doivent donc s'adapter dès à présent au format Factur-X et préparer leurs clients à ce nouveau cadre réglementaire.

L’introduction de ce nouveau format de facture marque une généralisation de la dématérialisation et de la digitalisation pour les experts-comptables.

Ces avancées exigent des transformations organisationnelles profondes, comme :

• la formation des équipes pour les embarquer efficacement dans cette nouvelle étape ;
• l’acquisition de compétences techniques à travers des recrutements ciblés ;
• une remise à plat de tous les process existants ;
• un changement de mentalité, en particulier au sein des cabinets qui n'auraient pas encore pleinement pris le tournant de la transformation digitale.

Au-delà de l’enjeu organisationnel, Factur-X pose une problématique technique aux cabinets d’expertise-comptable.

En effet, ces derniers doivent s’outiller pour être capable de générer et de traiter des flux de factures sous ce nouveau format, pour le compte de leurs clients. Pour cela, ils doivent avoir pour un logiciel comptable compatible.

Le nouveau cadre réglementaire impose par ailleurs l’envoi des factures à travers de l’une des 2 options suivantes :

• le portail public de facturation (PPF) ;
• une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

En choisissant un logiciel comptable qui développe sa propre PDP, comme Regate by Qonto, les experts-comptables mettent toutes les chances de leur côté pour s’assurer une transition fluide vers la facturation électronique.

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Dans cette phase de transition vers la facturation électronique obligatoire, les experts-comptables vont devoir faire un gros effort de pédagogie auprès de leurs clients pour :

• clarifier les nouvelles exigences réglementaires qui s’imposent à eux ;
• les sensibiliser à la nécessité de bien se préparer en amont des échéances qui arrivent ;
• gérer les inquiétudes et anticiper les éventuelles préoccupations liées à la transition ;
• mettre en avant les avantages de la facturation électronique.

Pour cela, ils doivent impérativement miser sur une relation de proximité, et mettre en place une stratégie de communication proactive pour maintenir un dialogue ouvert avec les clients tout au long du processus de transition.

Le passage à la facturation électronique s’annonce complexe et exigeant pour les cabinets, mais il devrait aussi ouvrir de nouvelles perspectives passionnantes pour la profession.

Certaines entreprises ne mesurent pas encore l'importance de la réforme de la facturation électronique ou minimisent ses implications. D’autres la considèrent comme un fardeau réglementaire ou une épée de Damoclès qui flotte au-dessus de leur tête.

Quoi qu’il en soit, les cabinets comptables ont un rôle crucial à jouer pour accompagner leurs clients dans leur processus de mise en conformité.

En adoptant au plus tôt le format Factur-X, ils se donnent donc les moyens de jouer le rôle de Business Partner pour leurs clients.

Grâce à leur maîtrise du sujet, ils pourront se positionner comme des conseillers stratégiques, et proposer à leurs clients des solutions technologiques adaptées et un plan d'action personnalisé, adapté à la taille, au secteur d'activité et aux processus internes de chaque entreprise.

L’obligation de la facturation électronique va considérablement accélérer la dématérialisation des factures ainsi que l’automatisation de leur traitement. Un atout pour les experts-comptables qui ne perdront plus de temps sur la saisie manuelle des données.

Ainsi, ils vont gagner en fluidité et se libérer du temps qu’ils pourront consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Tout le monde sera gagnant :

• les clients, qui bénéficieront d’un meilleur service ;
• les employés du cabinet, qui pourront se concentrer sur des missions plus intéressantes ;
• le cabinet lui-même, qui pourra accroître son efficacité opérationnelle et sa rentabilité.

Les gains de productivité générés par l’adoption du format Factur-X vont permettre aux experts-comptables de proposer de nouveaux services à leurs clients.

En effet, ils pourront se positionner comme bras droit des dirigeants, avec des prestations de :

• DAF externalisé ;
• conseil en gestion de trésorerie ;
• accompagnement en recherche de financement.

De quoi donner une nouvelle image de la profession, et explorer des leviers de croissance inédits.

La transition vers Factur-X ouvre donc la voie à une nouvelle ère pour les cabinets comptables. Et si cette transformation s’annonce riche en défis, elle promet également des bénéfices tangibles pour ceux qui sauront saisir cette opportunité.