Gestion des données comptables en temps réel : quels avantages ?

Aujourd’hui, la rapidité d’accès à l’information est devenue le nerf de la guerre en entreprise. En effet, les directeurs administratif et financier et les dirigeants d’entreprise ont besoin d’accéder à des données précises et fiables à tout moment.

Il s’agit d’une opportunité en or pour les experts-comptables qui prendraient le tournant de l’automatisation et de l’intelligence artificielle. Ils pourraient offrir des données comptables en temps réel aux entreprises clientes et se positionner comme de précieux partenaires stratégiques. Explications.

Déclarations mensuelles de TVA, gestion de la paie en fin de mois, reporting trimestriel, clôture annuelle des comptes, préparation des états financiers annuels, etc. Pendant des décennies, la gestion financière des entreprises a été cadencée par des échéances régulières, définissant des cycles comptables fixes.

Des cycles comptables qui ne sont plus adaptés au climat économique actuel. En effet, les entreprises ne peuvent plus se permettre d'attendre la fin du trimestre ou de l'année pour évaluer leur situation financière.

Elles ont besoin d’actualiser leurs données chaque jour, ou presque, pour savoir où elles en sont et prendre les décisions les plus adaptées.

C’est tout l’enjeu de la gestion des données comptables en temps réel, qui se concrétise par :

• un enregistrement instantané des factures dès leur réception, pour optimiser la gestion des comptes fournisseurs, et donner une vision précise des obligations financières de l’entreprise à un instant T ;
• un rapprochement automatique des mouvements bancaires avec les transactions enregistrées dans le système comptable, pour assurer une concordance précise des soldes et une détection rapide des écarts ;
• un système d’anticipation des paiements pour permettre une meilleure planification financière et la gestion proactive de sa trésorerie ;
• des tableaux de bord pour bénéficier d’une vue à 360 degrés de la santé financière de l'entreprise, avec des KPIs clés comme la trésorerie disponible et les résultats financiers.

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Les données comptables en temps réel reposent sur trois grandes innovations technologiques :

• la dématérialisation : grâce à la conversion des documents papier en format numérique, les entreprises peuvent accéder instantanément à leurs factures, relevés bancaires, et autres pièces comptables, ce qui facilite l’enregistrement immédiat des transactions et évite les saisies manuelles ;
• l’automatisation : des logiciels spécialisés sont capables de traiter automatiquement la data disponible, d'enregistrer les transactions et de générer instantanément des rapports pour accélérer les processus comptables ;
• l’IA : des algorithmes sophistiqués permettent d'analyser rapidement des données financières pour faciliter l'enregistrement des transactions, détecter les erreurs et fournir des insights précieux.

Grâce à la combinaison de ces trois technologies, la gestion des données comptables en temps réel est déjà une réalité dans certaines entreprises. Il est très probable que cela devienne même la norme d’ici quelques années.

Les entreprises devront s’échanger des e-factures à partir de 2026 en raison de l’obligation de facturation électronique. Ces factures digitales prendront la forme de fichiers répondant à des normes bien précises.

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Les mutations en cours devraient s’accélérer avec la préparation des entreprises à la facturation électronique. La réforme va intensifier la dématérialisation et permettre aux entreprises (ainsi qu’à leurs experts-comptables) d’accéder à une multitude de données déjà structurées.

Ces données structurées permettront d’alimenter les algorithmes d’intelligence artificielle, améliorant davantage leur capacité à générer des analyses.

Accéder à leurs données comptables en temps réel permet aux entreprises d’avoir une vision instantanée sur leur santé financière.

Un atout qui leur permet de :

• gagner en réactivité : plus besoin d'attendre les rapports mensuels ou trimestriels pour prendre des décisions importantes ;
• améliorer la prise de décision : avec des informations financières actualisées, les entreprises peuvent planifier leurs dépenses et investissements pour maximiser leur profit ;
• renforcer la transparence : des informations financières à jour peuvent être partagées à tout moment pour renforcer la confiance des banques, des investisseurs et des autres parties prenantes ;
• anticiper les problèmes et gérer leur trésorerie en temps réel pour prévenir les déficits de fonds.

Si les données comptables étaient de simples outils d’analyse historique jusqu’ici, elles deviennent de véritables instruments de pilotage dynamique grâce au temps réel.

La gestion des données comptables en temps réel est un véritable levier stratégique pour les entreprises.

En donnant accès à leurs clients à des systèmes d’information en temps réel, les experts-comptables offrent un avantage compétitif aux entreprises qu’ils accompagnent.

De quoi maximiser la satisfaction client et renforcer la fidélisation. Des éléments qui sont au cœur de la réussite des cabinets comptables.

Les nouvelles technologies, et plus largement la transformation numérique, permettent d’automatiser les tâches comptables les plus chronophages.

Les experts-comptables gagnent donc un temps précieux qu’ils peuvent exploiter pour :

• optimiser la qualité de leur service ;
• diversifier leurs activités ;
• améliorer la satisfaction de leurs clients.

Avec des données actualisées et facilement accessibles, les cabinets d’expertise comptable peuvent proposer de nouveaux services, axés sur le conseil et l’accompagnement stratégique.

Par exemple :

• des prestations de DAF externalisé et de stratégie financière ;
• la gestion administrative déléguée ;
• le recouvrement des factures impayées ;
• la recherche de financement ;
• la gestion de trésorerie ;
• la gestion du patrimoine du dirigeant.

La gestion des données comptables en temps réel est une opportunité en or pour la profession.

Pour que les cabinets d’expertise-comptable puissent s’adapter à l’évolution de leur métier, ils doivent :

• former leurs équipes en place et prévoir le recrutement de nouveaux talents spécialisés dans la donnée, comme des Data Analysts ou des Data Controllers ;
• mettre en place des processus internes adaptés pour permettre la collecte, l’exploitation et la sauvegarde des données ;
• adopter des solutions technologiques robustes capables de gérer et traiter les données en temps réel.

Chez Regate by Qonto, nous avons développé une plateforme conçue pour les cabinets d’expertise-comptable. Directement intégrée à votre logiciel de production, notre solution vous permet de donner une information financière à jour et en temps réel à vos clients.