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Freelances : tout savoir sur les frais déductibles

Le 13 janvier 2022 par L'équipe Qonto

La fin de l'année approche et la date de clôture des comptes annuels aussi.
C'est le moment de vous demander quels types de dépenses vous aller pouvoir faire passer en frais professionnels. Les dépenses déductibles peuvent vous permettre de faire des économies, mais seuls les freelances dont la forme juridique est l'EURL, l'EIRL ou la SASU sont concernés. La micro-entreprise étant imposée en fonction de son chiffre d'affaires, et non de son résultat, il n'est pas possible de déduire des charges professionnelles. Alors, que pouvez-vous réellement transférer sur votre société et comment ? Zoom sur les frais déductibles des freelances.

Qu'est-ce qu'une dépense déductible ?

Pour qu'une dépense soit considérée comme déductible, elle doit réunir trois critères :

  1. Elle doit être effectuée durant l'année fiscale en cours.
  2. Elle doit être justifiée par une preuve de paiement. Factures, reçus papier ou reçus digitalisés, l'administration fiscale exige que vos justificatifs de paiement soient conservés (et accessibles sur demande) pendant 10 ans.
  3. Elle doit représenter un intérêt commercial pour votre entreprise (par exemple l'achat d'un logiciel pour améliorer votre performance au quotidien).

💡 Certaines dépenses peuvent être considérées comme excessives, on parle alors de « dépenses somptuaires » en fiscalité. Par exemple, voyager en 1re classe lors d'un déplacement, alors que la différence de prix avec une seconde classe est exorbitante. Ces dépenses sont considérées comme nuisant à l'intérêt de l'entreprise.

Comment déduire une dépense de vos impôts ?

Quelle que soit votre activité de freelance : photographe, maçon, développeur(se) web... le processus de déduction des frais est le même. Au moment de remplir votre déclaration d'impôt, vous devez renseigner (puis justifier) le montant de vos dépenses déductibles. Ce chiffre sera déduit de votre net imposable qui sert de base au calcul de votre imposition. Votre net imposable va diminuer et par conséquent le montant de vos impôts aussi.

💡 Toutes vos dépenses doivent être justifiées par une facture ou un reçu.

Les dépenses déductibles les plus courantes

Les frais de déplacement et de transport

Vos missions de freelance vous amènent à vous déplacer ? Chez un client, sur un chantier, sur un salon professionnel ? Train, location de voiture, frais de péage, essence ou encore avion : ces coûts de transport peuvent être imputés à votre entreprise. Dans le cas de l'utilisation d'une voiture personnelle pour un déplacement professionnel, une série de règles particulières (et un barème kilométrique) s'appliquent. Vous trouverez plus de détails à ce sujet sur le site internet de l'URSSAF.

Les frais de restauration

En tant que freelance, vous déjeunez chaque jour sur le lieu de votre activité professionnelle ? Sachez que l'administration fiscale a fixé un montant forfaitaire de 5 € TTC (barème 2021) pour un repas pris à domicile. Dans certaines situations, si vous êtes en déplacement par exemple, ou si vous invitez un client à déjeuner, vous pouvez engager certains frais supplémentaires dans la limite de 19,10 € TTC. Vous pourrez alors déduire jusqu'à 14,10 €/jour de frais de repas maximum (19,10 € - 5 €).

💡 Le client ou prospect que vous invitez doit servir à l'intérêt de votre entreprise, vous ne pouvez pas convier qui vous voulez.

Les outils et fournitures

Votre activité de freelance nécessite divers outils et fournitures qui peuvent être déduites de vos impôts. C'est le cas d'une connexion internet, d'un numéro de téléphone professionnel, d'un logiciel de comptabilité ou encore de l'achat d'un appareil photo par exemple, si votre activité est la photographie. Les dépenses engagées doivent servir l'intérêt de votre entreprise pour pouvoir être justifiées et déductibles, elles peuvent être réglées avec votre carte professionnelle.

Loyer et lieu de coworking

Si vous exercez votre activité de freelance de votre domicile, vous pouvez faire passer une partie de votre loyer en charge déductible. Dans ce cas, vous devez établir une convention d'occupation (entre vous-même et votre entreprise) et régler la cotisation foncière des entreprises (aussi connue sous le nom de CFE). La CFE est modulée en fonction de l'espace occupé. Ainsi, si vous occupez 9 m² sur un appartement qui en fait trente, vous paierez proportionnellement (9/30 de la CFE).

Il existe de nombreux espaces de coworking en France, qui permettent de faire des rencontres professionnelles et offrent un cadre de travail agréable avec de nombreux services gratuits. Pour un freelance qui ne souhaite pas télé-travailler depuis son domicile, l'abonnement à un espace de coworking est considéré comme une dépense déductible.

💡 Vous ne pouvez pas faire payer un loyer et un espace de coworking à votre entreprise.

Les frais liés à la création d'entreprise

Les frais engagés six mois avant la création officielle de votre entreprise sont déductibles : frais de gestion et de dossier, ouverture d'un compte professionnel, rémunération d'un expert-comptable, création d'un site internet, etc.

La publicité payante

La publicité payante permet à votre entreprise de se faire connaître rapidement et de toucher de nouveaux clients. C'est pourquoi les coûts publicitaires (publicité en ligne, presse, radio) sont déductibles tant qu'ils concernent bien votre activité et servent à développer votre notoriété.

La formation

La même règle s'applique ici : est-ce dans l'intérêt de votre entreprise ? Si une formation peut vous faire progresser dans votre domaine, alors son coût est déductible. Rien ne vous empêche en revanche, de suivre une formation sur un autre domaine d'activité, et de la payer vous-même.

Les dépenses qui ne sont pas déductibles

Tout ce qui relève des dépenses personnelles n'est pas imputable à votre entreprise. Abonnement à la salle de sport, au cinéma, à Netflix ou encore les contraventions ou amendes (même si cela arrive lors d'un déplacement client).

💡 Les achats de vêtements ne sont pas considérés comme des frais déductibles, même s'ils sont utilisés pour votre activité de freelance. Cet achat est considéré comme une dépense personnelle.

Les frais déductibles vous permettent de diminuer le montant réel de vos impôts. Cet argent peut alors être réinjecté dans des outils pour booster pour business. Lors de votre déclaration, pensez bien à conserver tous vos justificatifs de paiement, en cas de contrôle fiscal, l'administration peut exiger des factures vieilles de dix ans. Vous devez aussi pouvoir prouver que les dépenses engagées l'ont été dans l'intérêt de l'entreprise et sont bien réelles. Avec Qonto, tous les justificatifs de paiement peuvent être digitalisés et sont conservés sur votre application en ligne. Ils ont la même valeur légale que les reçus papier.

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