Facture et comptabilité : comment entrer les factures en comptabilité ?

Qu’est-ce qu’une facture en comptabilité ?

La facture est un des élément de comptabilité connu par l’ensemble des professionnels. Ce document atteste de la créance du créancier sur son débiteur, autrement dit il indique qu’un client doit une somme doit d’argent à son fournisseur.

La facture est donc émise par tout professionnel lorsqu’il facture ses biens ou services et est reçue lorsqu’un achat est effectué. Chaque professionnel doit donc être capable d’entrer correctement dans sa comptabilité une facture de vente et une facture d’achat. 

Outre l’entrée des factures dans sa comptabilité, les professionnels doivent être capables d’attacher chaque facture à chaque opération comptable qui lui est dédiée. Cela permet de prouver l’origine de l’opération. Pour faciliter cette gestion de nombreux logiciels ont été développés. 

Avec le compte professionnel Qonto, vous pouvez notamment scanner vos factures et les attachées aux opérations liées. Ces informations sont visibles par votre comptable ce qui lui permet de vérifier la conformité des opérations.

Bon à savoir : Même si la dématérialisation des factures est maintenant autorisée, il reste  nécessaire de conserver les exemplaires papiers. Conservez-les dans un lieu spécifique en cas de contrôle par les autorités.

Comment s’assurer de la validité d’une facture ?

La facture étant un document officiel plusieurs conditions doivent être respectées pour que le document soit considéré comme valide par les autorités. Ainsi, pour attester de la validité d’une facture, les éléments suivants doivent être présents :

• Nom et coordonnées du client, de l’entreprise, raison sociale, montant du capital (si existant), type de société et enfin numéro de SIREN et de RCS ;
• Date de livraison (ou de fin de prestation s’il s’agit d’un service), date de paiement et pénalités de paiement s’il existe un retard de paiement ;
• Montant total de l’opération HT (ainsi que le prix unitaire HT si cela est applicable), Taux de TVA assorti due numéro de TVA puis le montant total de l’opération (TTC) ;

N’oubliez pas de faire figurer la description du bien ou de la prestation.

Il est possible pour le vendeur d’ajouter sur le document des précisions supplémentaires mais celles-ci ne sont pas obligatoires.

Bon à savoir : Si le vendeur est un auto-entrepreneur, il n’est pas nécessairement soumis à la TVA. Ainsi, la facture ne comportera pas de mention liée à la TVA, il faudra cependant que figure le texte suivant sur la facture “ TVA non applicable en vertu de l’article 293B du CGI ”.

Enregistrement comptable en tant que client

Lorsque vient le moment d’enregistrer une facture, cela peut correspondre à deux opérations comptables selon la situation. Si vous recevez effectuez un achat, vous devez demander à votre fournisseur de vous communiquer une facture.

Une fois le paiement effectué vous devrez attacher la facture à votre paiement. Ceci permet d’attester de l’origine de l’opération. 

Comptablement à quoi cette opération correspond elle ? En tant que client, si vous achetez une marchandise vous devrez débiter les comptes suivants :

• 607 - Achat de marchandise = “Montant HT”
• 44566 - TVA déductible = “Montant de la TVA”

Vous devrez créditer les comptes suivants :

• 512 - Banque = “Le montant TTC de l’opération”

D’autres comptes peuvent être affectés si par exemple vous obtenez un escompte, vous achetez un service ou alors si vous décidez d’immobiliser les biens achetés.

Enregistrement comptable en tant que fournisseur

Si vous effectuez une vente, qu’il s’agisse d’un bien ou d’une prestation de service vous devrez fournir une facture sous les mêmes conditions. Cependant la nature de l’échange impactera, en comptabilité, des comptes specifiques. Concrètement, suite à la vente du produit ou du service votre client vous paiera le montant dû. Cependant comptablement, cette opération prend la forme suivante. Vous devrez débiter les comptes suivants :

• 512 - Banque = “Montant TTC de l’opération”

Vous devrez créditer les comptes suivants :

• 707 - Vente de marchandise = “Montant HT”
• 44571 - TVA collectée = “Montant de la TVA”

Là encore d’autres comptes peuvent être affectés selon les modalités de la vente. Garder la facture attachée à cette opération permet de justifier de l’origine des fonds et de leur légalité.

Classer l’ensemble de ses factures

L’ensemble des factures doivent parfois être conservées pendant dix ans. Pour cela il est nécessaire de mettre en place une méthode de classement adaptée et efficace. Il est tout d’abord essentiel de mettre en place une numérotation des factures. Cette numérotation est définie en interne par l’entreprise. C’est grâce à cela que pourront être retrouvées aisément l’ensemble des factures (d’achat et de vente) les années suivantes.

Une fois cette première étape mise en place, il sera nécessaire de classer physiquement l’ensemble des documents. Il est conseillé de créer deux dossiers séparés pour les factures de vente et d’achat. Aucune obligation légale n’existe sur le sujet, chaque entreprise devra donc choisir son mode de classement en interne.

Utiliser des logiciels spécialisés

Le fait de saisir manuellement les caractéristiques de chaque facture puis de reporter le tout à son expert-comptable est une opération chronophage. Pour résoudre ce problème, de nombreux logiciels ont été développés. Il s’agit tout d’abord des logiciels comptables, ces derniers simplifient la gestion de votre comptabilité. Pour aller plus loin, le compte professionnel Qonto vous permet de synchroniser votre compte avec votre application comptable.

Qu’est-ce que cela change concrètement ? Grâce à cette intégration, les opérations effectuées dans votre compte pro sont automatiquement exportées vers votre application comptable. Acasi, Dougs, Bankin ne sont qu’une partie des logiciels s’intégrant avec Qonto.