Il est toujours frustrant de voir un poste de dépense dépasser le budget initial. Quand ces dépenses ne peuvent pas être suivies et sont synonymes de mauvaises surprises à la fin d’un chantier, la frustration n’est en que plus grande. Les solutions digitales de paiement permettent d’éviter ce genre de scénario. On pourrait croire l’inverse, mais en multipliant les cartes confiées aux employés, la maîtrise des dépenses s’en trouve renforcée. En effet, chaque carte peut être configurée selon un usage précis (par exemple avec plafond de retrait ou limite de paiement).
Les outils digitaux proposent également des tableaux de bord pour une meilleure gestion des dépenses :
- Suivi de l’ensemble des dépenses en direct.
- Catégorisation des budgets (les comptes multiples offrent la possibilité de mettre en place un budget par équipe, par projet, mais aussi par client ou fournisseur).
- Validation des virements.
Grâce à ces fonctionnalités, une entreprise peut éliminer les notes de frais aléatoires en fin de mois.
Les entreprises du BTP apprécient également les solutions mobiles. Après tout, chaque employé ou cocontractant est déjà équipé d’un smartphone. D’un côté, les responsables pour chaque poste de dépense ne perdent ou n'endommagent plus les reçus, car tout est enregistré sur leur téléphone (par exemple : il est possible de prendre une photo des reçus, afin de les transmettre directement au service comptabilité). D’un autre côté, les dirigeants et chefs de chantier peuvent suivre les dépenses en temps réel depuis leur téléphone.
Pour se donner une vue d’ensemble des avantages apportés par la digitalisation, comparons deux entreprises :
L’entreprise A assure son suivi financier sans outils de gestion adaptés :
- Les factures sont vérifiées et transmises par papier.
- Le service comptable saisit manuellement les factures.
- Le suivi financier (dépenses réalisées, règlement client), réalisé par le contrôleur de gestion et la direction, se fait le plus souvent sur Excel.
La saisie (et la vérification) manuelle ou à l’oral des documents est source d’erreur. Les outils utilisés sont basiques, engendrant des saisies répétées. De plus, ces logiciels n’offrent pas de fonctionnalités véritablement collaboratives.
Pour gagner du temps, et éviter de voir in fine sa marge pénalisée par les erreurs de traitement ou les malversations, l’entreprise B s’est tournée vers les solutions digitalisées. Voici les points sur lesquels la gestion des finances est améliorée :
- Les factures sont dématérialisées (pas de risque de dégradation ou falsification, vérification plus sûre et plus rapide).
- Les outils digitaux permettent une intégration avec les solutions utilisées dans les autres services. La comptabilité recevra ainsi instantanément les documents traités sur le chantier.
- Le suivi financier est réalisé en direct par le contrôleur de gestion et/ou la direction (les dépenses peuvent être catégorisées sur un tableau de bord : responsable d’achat, fournisseur, etc).
Gestion du temps, gestion des effectifs et gestion des dépenses. Voilà les trois piliers centraux dans un chantier. Adopter de nouvelles méthodes et utiliser des solutions digitales s’établit dans la durée. Une chose est sûre, les entreprises qui prennent ce virage ne reviennent pas en arrière. En effet, elles peuvent en mesurer l’efficacité et la rentabilité au centime près et au jour le jour.