5 conseils d’experts pour gérer votre trésorerie en freelance

Liberté dans le choix de ses missions, de ses clients, de ses horaires, flexibilité, autonomie… les avantages du freelancing ne manquent pas.

Mais devenir freelance, c’est aussi quitter le cadre - certes contraignant - mais confortable du salariat.

Fini, les fiches de paie et le salaire fixe versé à chaque fin de mois. Votre revenu dépend de votre chiffre d’affaires et des contrats que vous allez décrocher pendant le mois. Celui-ci peut connaître des fluctuations importantes, surtout au démarrage de votre activité.

Dans ces conditions, il n’est pas toujours simple d’avoir de la visibilité à moyen/long terme sur ses finances et de faire face à ses charges.

Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour garder votre trésorerie à flot.

En tant qu’indépendant(e), vous avez l’obligation d’avoir un compte dédié à votre activité dès lors que votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € HT pendant 2 années consécutives.

Mais si vous souhaitez avoir une bonne visibilité sur votre trésorerie, nous vous recommandons de ne pas attendre d’avoir dépassé ce plafond pour ouvrir un compte pro. Idéalement, mieux vaut le faire dès le lancement de son entreprise.

C’est la règle de base pour garder une bonne maîtrise sur vos flux financiers. Mélanger vos opérations commerciales avec vos opérations de la vie courante n’est jamais une bonne idée… Vous allez peut-être économiser quelques euros par mois, mais vous risquez de perdre le fil très rapidement et ne 

plus arriver à suivre vos entrées et sorties d’argent.

Au contraire, votre compte pro vous permettra de visualiser simplement l’état de votre trésorerie ainsi que l’évolution de votre croissance. De plus, si vous faites l’objet d’un contrôle fiscal, les choses seront beaucoup plus simples, car vos données bancaires seront déjà classées.

Et pour aller encore plus loin, nous vous conseillons d’opter pour un compte pro qui vous permet de créer des sous-comptes. De cette façon, vous allez pouvoir séparer vos postes de dépenses, et par exemple mettre de côté vos charges, vos impôts, votre TVA. Vous restez organisé(e) et vous êtes sur(e) de ne pas dépenser au-delà de vos moyens.

Vous utilisez plusieurs comptes dans le cadre de votre activité de freelance ? Dans ce cas, vous avez tout intérêt à utiliser un agrégateur de comptes bancaires. Il s’agit d’un dispositif qui vise à rassembler - sur une seule et même plateforme - toutes les informations liées à vos comptes bancaires, même si ceux-ci sont domiciliés auprès d’établissements différents. Cette solution est très intéressante, car elle vous permet d’avoir une vue globale et centralisée de votre situation financière.

Le saviez-vous ? Qonto propose désormais un service d'agrégation de comptes bancaires. Vous pouvez à présent vous connecter en toute sécurité à plus de 1 000 banques et fournisseurs de paiement (des banques traditionnelles à PayPal, mais aussi Stripe). Vous avez ainsi une vue centralisée et fiable de l’ensemble de vos flux de trésorerie, avec les factures jointes et transactions associées.

Bien gérer sa trésorerie en freelance passe aussi par un suivi rigoureux de sa facturation.

Une bonne pratique, c’est de ne jamais commencer une mission avant d’avoir reçu le devis signé par votre client. Un devis signé vaut contrat et engage les deux parties. Autrement dit, vous vous engagez à exécuter la prestation et votre client s’engage à vous rémunérer. De nombreux freelances font l’impasse sur ce document… et pourtant il est très important, car il vous protège en cas d’impayés (vous pouvez le faire valoir à titre de preuve en cas de litige). Par ailleurs, il vous permet aussi d’avoir de la visibilité sur le chiffre d’affaires que vous allez facturer dans les prochains mois.

Une deuxième bonne pratique importante consiste à envoyer votre facture dès que la prestation est terminée. Il ne faut pas tarder à le faire. Cela peut sembler évident, mais c’est essentiel pour garder votre trésorerie à flot. De cette façon, vous avez plus de chance de vous faire payer plus rapidement et de limiter les retards de paiement.

Vous avez l’habitude de travailler sur de gros projets avec vos clients ? Dans ce cas, il peut se passer plusieurs semaines, voire plusieurs mois entre la signature du devis et le paiement de la prestation.

Alors, pour éviter les décalages de trésorerie, vous pouvez par exemple :

• demander à votre client de vous verser un acompte au début de la mission ;
• envoyer des factures de façon périodique, à chaque fin de mois par exemple, au lieu d’une seule facture globale.
  
  

Sachez qu’en principe, le délai de paiement d’une facture est de 30 jours. Mais rien ne vous empêche de négocier une échéance plus favorable avec vos clients. Vous pouvez par exemple vous entendre sur un paiement à réception de la facture en contrepartie d’une petite remise sur votre prestation.

Enfin, soyez rigoureux(euse) avec le suivi de vos factures. 

Pensez à vérifier régulièrement que les échéances n’ont pas été dépassées et que vous avez bien reçu les paiements dans les temps. Adoptez une approche proactive et n’hésitez pas à envoyer un rappel courtois dès le premier jour de retard. Bien souvent, il s’agit simplement d’un oubli.

Contrairement à certaines idées reçues, le budget prévisionnel n'est pas seulement réservé aux PME et aux grandes entreprises. Bien au contraire. Lorsqu’il s’agit de préserver sa trésorerie, l’anticipation est le maître-mot.

Un budget prévisionnel prend la forme d’un tableau. En général, une feuille de calcul Excel peut suffire pour un(e) freelance. Mais si vos flux sont importants, mieux vaut se tourner vers un logiciel plus complet.

Quoi qu’il en soit, pour réaliser votre prévisionnel, vous devez être en mesure d’estimer les encaissements et les dépenses sur l’année à venir (ou au moins les 6 prochains mois). En tant que freelance, cet exercice n’est pas simple car vous n’avez pas toujours de la visibilité sur vos missions client à moyen ou long terme.

Pour vous assurer une certaine stabilité et récurrence dans vos revenus, mieux vaut privilégier les collaborations régulières, sur le long terme plutôt que les prestations ponctuelles. Une bonne pratique consiste à faire signer un contrat à vos clients, avec une durée et une date de fin. Ceci vous permettra non seulement de mieux cadrer votre relation commerciale, mais aussi d’avoir plus de visibilité sur les paiements à venir.

Dans votre prévisionnel, pensez également à prévoir les éventuelles baisses d’activité. C’est par exemple le cas au moment de l’été, une période plus creuse pour les freelances. De la même façon, n’oubliez pas d’anticiper vos jours de congé.

Enfin, le prévisionnel devra également inclure vos dépenses récurrentes : l’abonnement à des outils, à un coworking, la mutuelle, etc. Mais aussi les impôts et les charges.

En freelance, vous devez pratiquer des tarifs adaptés, en adéquation avec vos compétences, votre spécialité, votre marché.

Une bonne gestion de trésorerie, cela commence aussi par là. Il faut que vos rentrées d’argent soient cohérentes, en phase avec vos besoins. Si vos tarifs sont trop faibles, vous n’allez pas pouvoir faire face à vos charges de fonctionnement et il sera difficile de construire une activité rentable sur le long terme.

Comment fixer ses prix ?

En réalité, c’est une question complexe, car il y a de nombreux paramètres à prendre en compte.

S’il y a bien une chose à retenir, c’est que votre chiffre d’affaires ne correspond pas à votre rémunération nette. Pour fixer vos tarifs, vous devez donc tenir compte des charges sociales et des taxes fiscales dont vous êtes redevables en freelance (impôt sur le revenu, TVA, CFE…).

Par ailleurs, gardez en tête que les aléas sont nombreux lorsque l’on est freelance. Par exemple : une baisse soudaine de l'activité, du matériel qui tombe en panne, un client qui paye avec du retard etc. C’est pour cette raison qu’il est prudent de prévoir un petit pourcentage supplémentaire dans vos prix pour prévenir les imprévus. Ce filet de sécurité vous permettra de limiter leur impact sur votre trésorerie.

Nombreux sont les freelances qui optent pour le régime de la micro-entreprise pour exercer leur activité.

Pour bénéficier du régime, le chiffre d’affaires annuel HT ne doit pas dépasser :

• 188 700 € pour les activités commerciales ;
• 77 700 € pour les prestations de services et les activités libérales.
  
  

La micro-entreprise est considérée comme l’option la plus avantageuse. Mais ce n’est pas toujours vrai. Tout dépend de votre situation. Les spécificités de ce régime peuvent aussi avoir des conséquences négatives sur votre trésorerie.

C’est par exemple le cas si vous réalisez de nombreuses dépenses professionnelles dans le cadre de votre activité de freelance.

Par exemple : vous utilisez du matériel coûteux, vous investissez un budget conséquent dans de la publicité en ligne, vous déléguez une partie de votre travail à un freelance que vous rémunérez…

Sachez que dans cette situation, la micro-entreprise ne sera pas forcément adaptée, car vous ne pouvez pas déduire vos charges de votre revenu imposable. Vos dépenses vont alors peser très lourd sur votre trésorerie et vous risquez de payer des impôts plus élevés.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de faire appel à un(e) professionnel(le), comme un(e) avocat(e) ou une expert(e)-comptable afin d’obtenir un conseil personnalisé. Vous pourrez, ensemble, faire le bilan sur votre situation et choisir le statut le plus pertinent pour votre entreprise.

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