Rimborso spese? Scopri tutti i dettagli!

Accade spesso che un dipendente, un collaboratore o un amministrato di un'impresa di qualsiasi dimensione si trovi a dover viaggiare o ad effettuare pagamenti per motivi di lavoro. In questo caso, per indennizzare il dipendente che ha anticipato dei pagamenti aziendali o che è stato chiamato a svolgere delle mansioni al di fuori della sede di lavoro prevista dal contratto, l'impresa o il datore di lavoro restituisce la somma di denaro anticipata. 

Delle traferte fuori dal territorio comunale o all'interno del territorio comunale, un viaggio di lavoro internazionale, l'affitto di una macchina, un pranzo di lavoro, un acquisto: sono queste alcune delle spese supplementari più comuni che un lavoratore deve affrontare e che devono essere documentate affinché il denaro spese venga restituito. Come vedremo, esistono diverse tipologie di rimborso spese (come il rimborso carburante) tra cui il rimborso chilometrico, ovverosia la restituzione della somma di denaro relativa al costo sostenuto da un lavoratore per l'utilizzo della propria vettura durante una trasferta. Il rimborso spese chilometrico non concorre a formare il reddito imponibile di colui che lo riceve ed è calcolato facilmente grazie alle tabelle ACI.

Certamente è necessario documentare accuratamente, dimostrando di aver anticipato l'importo di denaro tramite appositi documenti e fatture indirizzate al reparto amministrativo (note spese e giustificativi di spesa). L'apertura di un conto aziendale online può essere di grande aiuto.

La nota spese è un documento cartaceo o digitale utilizzato dai dipendenti di grandi aziende e piccole imprese non solo per comunicare e giustificare i costi supplementari sostenuti in ambito lavorativo, ma anche per richiedere un eventuale rimborso (come nel caso del rimborso chilometrico). Spetta al reparto amministrativo di un'impresa definire il formato e le modalità con le quali una nota spese deve essere redatta (un'impresa può anche fornire ai propri dipendenti un modulo generico). È indispensabile che entrambi le parti, azienda e dipendenti, concordino sulle modalità scelte.

Come redigere una nota spese? È opportuno che le liste dei pagamenti vengano documentate e che siano visibili le informazioni necessarie a giustificare la somma richiesta come la data e il luogo del pagamento effettuato, la tipologia o la natura di quest'ultimo e l'importo. Si tratta di una documentazione valida ai fini fiscali: per questo è importante compilarla in modo accurato e dettagliato.

È possibile dematerializzare le note spese? Come anticipato, una nota spese può essere redatta interamente in formato digitale: è questo il caso delle delle note spese dematerializzate e dei giustificativi digitalizzati. Scegliendo Qonto, il conto aziendale 100% online, hai la possibilità di semplificare la gestione contabile del tuo business. Con Qonto sia tu che i tuoi collaboratori avete la possibilità di allegare in tempo reale ad ogni pagamento i relativi giustificativi di spesa tramite uno scanner in-app, evitando in questo modo di accumulare scontrini e semplificando la gestione amministrativa. Il digitale ti consente di risparmiare tempo prezioso, rendendo più efficace la gestione amministrativa della tua impresa. In questo modo si possono evitare procedimenti elaborati ma indispensabili per richiedere, nonché ottenere, un rimborso spese.

Quando un conto aziendale è collegato a carte disponibili per ogni membro del team, è possibile che una società elimini le richieste di rimborso e le note spese. In questo caso bisogna però fornire giustificativi di spesa, allegando ai pagamenti la documentazione comprovante le somme anticipate. Per motivi legali è importante conservare sempre l'originale cartaceo. Dematerializzando i giustificativi, non solo si semplifica un processo amministrativo solitamente tedioso, ma si ha anche la possibilità di conservare sia fisicamente che online i documenti.

In che modo Qonto semplifica la gestione delle spese aziendali? Con Qonto la dematerializzazione dei giustificativi di spesa è un procedimento semplice e veloce. I dipendenti di un'azienda o i professionisti con un conto Qonto hanno il compito di: 

• utilizzare la propria carta di debito business Qonto;

• cliccare sulla notifica ricevuta sul proprio smartphone e allegare la foto del giustificativo dei pagamenti effettuati (scontrino fiscale, ricevuta, etc.) tramite scanner in-app;

• caricare o allegare altre ricevute che possono essere utili per giustificare la richiesta.

Questo processo richiede pochi minuti e qualche clic: una volta caricato il giustificativo di spesa, il team amministrativo sarà in grado di monitorare gli importi e gestire immediatamente i rimborsi dei propri lavoratori dipendenti. 

A seconda del contratto e degli accordi con l'azienda, tra i pagamenti che un dipendente o un professionista (anche titolare di partita IVA) può effettuare e per i quali può richiedere la restituzione della somma di denaro anticipata ci sono le spese relative ad un pranzo, una cena lavorativa o una trasferta di lavoro. 

Capita spesso che un lavoratore si trovi a dover viaggiare temporaneamente per svolgere la propria attività lavorativa in un territorio comunale diverso da quello della sede prevista dal contratto. Per poter capire quando è necessario richiedere dei rimborsi, è necessario definire con precisione quale sia la sede di lavoro stabilita dal contratto. La trasferta lavorativa è un temporaneo cambiamento del luogo in cui il dipendente svolge le sue mansioni. Sebbene possa richiedere più giorni, è importante che la natura della trasferta sia occasionale e temporanea. Quando viene meno la temporaneità, si parla di trasferimento. La normativa non prevede una durata massima per le trasferte, ma è opportuno che datore di lavoro e dipendente definiscano accuratamente il concetto di trasferta aziendale in base all'attività da svolgere. 

Per scegliere il tipo di rimborso spese, occorre fare una distinzione tra trasferte realizzate entro i confini del comune nel quale si trova la sede di lavoro e quelle effettuate al di fuori dei confini comunali. I rimborsi spese possono incidere sul reddito e busta paga (reddito del dipendente), ad eccezione dei rimborsi di spese di trasferte documentate da apposite ricevute come i biglietti dei mezzi di trasporto o le ricevute dei taxi.

Esistono diversi tipi di rimborso e non tutti concorrono a formare i redditi imponibili dei lavoratori dipendenti. Non sempre il dipendente è sempre tenuto a dover giustificare e documentare le attività effettuate prima di richiedere la relativa indennità:

• Rimborso spese analitico (o a piè di lista): questi rimborsi si basano sull'importo analitico (o a piè di lista), cioè totale, che il dipendente o il professionista aziendale ha pagato per la trasferta o per qualsiasi ulteriore attività lavorativa effettuata. Il rimborso a piè di lista prevede, quindi, la restituzione dell'intero importo riportato sulla nota spese.

• Rimborso spese forfettario: si tratta di un' indennità fissa stabilita ex-ante e calcolata per lo più su base giornaliera. Per questo l'azienda o il datore di lavoro non richiedono scontrini o giustificativi ai propri dipendenti. Questi ultimi solitamente concordano una cifra con il team amministrativo e la ricevono non appena terminata l'attività. Qualora il rimborso e la somma di denaro realmente spesa non dovessero coincidere, la differenza è a carico o a beneficio del dipendente. Solitamente l'importo giornaliero massimo del rimborso forfettario è pari a 46.48 € per le trasferte in Italia e 77.47€ per le trasferte all'estero: i rimborsi maggiori sono considerati imponibili e quindi sono tassati.

• Rimborso spese misto: si tratta di un rimborso che prevede tratti del rimborso analitico e prerogative di quello forfettario. Con il rimborso misto, un dipendente ha diritto a richiedere tutte e due le forme di rimborso: un'indennità forfettaria che si aggiunge al rimborso delle spese sostenute. Per questo motivo, l'ammontare dell'importo giornaliero fisso previsto dalla legge per un rimborso misto è inferiore rispetto a quello forfettario. Se le spese sono sostenute in Italia non è possibile superare i 30.99€. Per le trasferte estere è previsto invece un limite di 51.65€ al giorno.

Come accennato, iI rimborso coinvolge frequentemente anche i professionisti. Le tipologie di rimborsi che un professionista può richiedere sono molteplici e tra queste vi è anche il rimborso chilometrico. Solitamente il rimborso richiesto dai professionisti ad un cliente riguarda la copertura delle spese di viaggio o dei costi di vitto e alloggio, nonché della benzina: è questo il caso di tutte quelle spese che un professionista può sostenere per portare a termine il suo incarico in un'altra sede lavorativa.

Rispetto al rimborso spese richiesto da un dipendente alla propria azienda, nel caso del rimborso per professionisti ad essere diverso è l'interlocutore: come accennato infatti, il professionista richiede i rimborsi ai propri clienti. Esistono tre tipologie di rimborso per professionisti:

• Le spese pagate direttamente dal cliente, ovverosia da colui che commissiona il lavoro.

• I pagamenti effettuati a nome del cliente.

• I costi anticipati dal professionista che devono essere rimborsati dai clienti.