Comptabilité, comment choisir son logiciel ?

Un logiciel comptabilité : c’est quoi en réalité ?

Encore appelé logiciel comptable, un logiciel de comptabilité n’est rien d’autre qu’un programme informatique et financier permettant de réaliser tous les travaux (ou presque) liés à la comptabilité. Il comprend plusieurs modules, notamment la comptabilité clients (enregistrement des encaissements), la comptabilité fournisseurs (enregistrement des factures d’achat), le Grand-Livre (les "livres" de la société), le livre de caisse, la facturation... Sa conception peut être spécifiquement faite en interne par l’entreprise qui l’utilise ou par un éditeur de logiciel. Parfois, il peut s’agir d’un ensemble d’un ou plusieurs progiciels applicatifs achetés à un tiers avec des adaptations locales ou spécifiques. Tout bon logiciel comptabilité doit obligatoirement assurer :

• la mise en œuvre et le suivi des différents états financiers ;
• la saisie des écritures comptables dans des journaux ;
• le suivi de la mise à jour des comptes ;
• l’établissement des déclarations fiscales légales.

Trouver les factures liées à son extrait de compte bancaire

Si vous n’êtes pas un tout nouvel entrepreneur, vous avez certainement déjà rencontré ce souci. Pour finaliser une opération, vous avez besoin du libellé d’une ligne d’un extrait bancaire avec le justificatif de la facture correspondante. La recherche ne donne rien. Et elle devient davantage plus compliquée quand la dépense a été faite plusieurs mois, voire des années.

Même si vous avez fait preuve d’une grande rigueur dans le classement de vos pièces comptables, cette recherche peut prendre des heures. Et pourtant, cette tâche aurait pu être faite en quelques secondes si vous aviez un logiciel de gestion. Il va vous permettre d’automatiser la recherche et la récupération de toutes vos factures.

Trouver des justificatifs de dépenses personnelles

Pour mener certaines activités, les collaborateurs ou salariés peuvent être amenés à voyager et à faire des dépenses de toute sorte pour le compte de l’entreprise. Et pour pouvoir se faire rembourser, il faut nécessairement apporter les justificatifs correspondants appelés notes de frais. Une chose plus facile à dire qu’à faire puisqu’il arrive fréquemment de perdre ces justificatifs !

En équipant votre entreprise de cette application, la gestion de toutes les notes de frais de vos salariés est facilitée. Vous aurez même la possibilité de plafonner les dépenses de vos employés et de vérifier votre trésorerie en temps réel.

Effectuer la saisie des pièces comptables

Vous le savez, les données comptables comme le montant hors taxe, la date, la TVA ou encore le numéro de facture se trouvant sur les pièces comptables (devis et factures) doivent être saisies une fois que celles-ci sont regroupées. Généralement, c'est une tache qui prend énormément de temps. Elle est très difficile si vous ne maitrisez l’utilisation d’Excel parce que les informations sont insérées dans les tableaux Excel.

Un logiciel comptabilité est doté d’une reconnaissance optique de caractère (ou OCR) qui vous permet de réaliser cette activité sans trop vous tracasser.

Déterminer le type de logiciel comptabilité en fonction de son type d’entreprise

Pour commencer, vous devez veiller à ce que votre logiciel comptabilité soit adapté à la taille de votre entreprise. À cet effet, les logiciels de comptabilité peuvent se décliner en trois catégories à savoir :

• les logiciels comptables pour les TPE : très répandus sur le marché, ils sont idéaux pour les entreprises de petite taille qui ne s’occupent que de la gestion de la tenue de la comptabilité. Les entreprises qui sollicitent souvent l’aide d’un expert-comptable peuvent également l’utiliser. Certains modèles de ce type de logiciel peuvent réaliser des devis et factures ;
• les logiciels comptables pour les PME : ils assurent la gestion de toute la comptabilité en interne. De la tenue de la comptabilité jusqu’à l’établissement des comptes annuels en passant par la déclaration de TVA, ces applications ont plus de fonctionnalités que les logiciels comptables adaptés aux TPE ;
• les logiciels comptables pour les grandes entreprises : ils ont une conception assez particulière et plus sophistiquée. Cette catégorie de logiciels permet de satisfaire des besoins spécifiques propres à l’entreprise qui veut l’adopter. Ce sont donc des logiciels qui jouissent d’une grande personnalisation.

Contrôler sa conformité avec son activité

Votre logiciel doit aussi être adapté à l’activité que vous faites. Tous les logiciels ne peuvent pas être utilisés pour certaines activités (artisanat, commerce, production, etc.). En général, on distingue :

• Les logiciels de comptabilité et de gestion spécialisés « métier » : ils possèdent des fonctionnalités particulièrement adaptées à un secteur d’activité ;
• Les logiciels de comptabilité et de gestion de la production regroupée : ce sont des applications réservées aux activités de production ;
• Les logiciels de comptabilité appareillés à la gestion commerciale : ils conviennent aux entreprises de négoce.

Identifier les besoins supplémentaires à satisfaire

Il faut également notifier que votre société n’aura pas seulement à satisfaire des besoins de comptabilité. Vous pouvez donc avoir à combler d’autres besoins qui s’inscriront par exemple dans le domaine commercial ou des ressources humaines ou encore de l’immobilier. Il vous revient alors de déterminer ces besoins en veillant à ce que votre logiciel comptabilité soit équipé de ces fonctionnalités supplémentaires.

Faire une checklist

Ce conseil est la clé pour bien réussir votre choix. En répondant à certaines interrogations, vous allez peaufiner votre choix. Ce sont entre autres : «  mon logiciel va fonctionner sous quel système d’exploitation (windows, Macs…) ? », « combien de personnes vont accéder à la plateforme ? », « aurais-je besoin d’un expert-comptable ? », « vais-je utiliser mon logiciel pour comptabilité en monoposte en cloud ? », « le logiciel va-t-il assurer l’établissement des déclarations de TVA ? », « quel budget je dispose véritablement pour mon logiciel pour comptabilité », etc.