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Tout savoir sur la facture électronique

Le 12 juillet 2021 par Freedz

Aujourd’hui en France, la grande majorité des factures sont encore échangées en version papier (environ 80 %). Mais un gros changement dans la vie des entreprises françaises est à prévoir suite à la publication de la loi de finances 2020. En effet, l’Etat prévoit de rendre la facture électronique obligatoire pour les échanges B2B en France entre 2023 et 2025.

Quels avantages et bénéfices cette évolution de la législation peut apporter aux entreprises ? D’abord, la réduction des délais de paiement - à l’origine d’1/4 des faillites d’entreprises en France avant la crise sanitaire. Ensuite, en apportant des gains d’efficacité dans le traitement des factures.

Alors qu’est-ce qu’une facture électronique ? Qu’est-ce qui attend les entreprises pour 2023 ?

Freedz, une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures qu’ils échangent, nous aide à faire le point.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Si le terme est à la mode, il n’aura pas fallu attendre la nouvelle législation pour parler de facture électronique. En effet, le sujet est déjà vieux de plusieurs années, voire de dizaines d'années ! D’ailleurs, la facture électronique, pour qu’elle ait une valeur légale, doit respecter une définition fixée par l’article 289 du Code général des impôts. Voici ce qu’il nous dit : « une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus est dématérialisé de bout en bout. C’est-à-dire qu’elle n’ait jamais été imprimée. ».

Mais ce n’est pas tout. L'émetteur d'une facture électronique doit aussi être en mesure de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité et la lisibilité du document.

Pour cela, 3 méthodes existent : 

  • L’EDI (échange de données informatisé) : il s’agit d’un protocole d’échanges automatisé et informatisé, dont les conditions sont fixées par une norme bien précise ;
  • La signature électronique ;
  • La piste d’audit fiable : le plus souple des trois protocoles. Il s’agit de mettre en place des contrôles documentés permettant de retracer l’intégralité du processus commercial, du bon de commande à la facture.

Les différents types de facture électronique

La définition d'une facture électronique est donc plus axée sur le processus d'émission que sur des formats particuliers. À titre d'exemples, voici les principaux types de factures électroniques rencontrés sur le marché actuellement :

  • La facture PDF : il s’agit du format le plus répandu en dématérialisation. Pas besoin de longs discours pour vous expliquer ce qu’est un PDF, vous en avez certainement déjà reçu par e-mail. 😉
  • La facture “structurée” : il s’agit ici d’un format informatique, illisible pour l’humain, mais où les données sont identifiables automatiquement par les logiciels de gestion. Le plus souvent XML, ces formats permettent d’automatiser complètement les tâches de saisie.
  • La facture mixte : il s’agit d’un “mélange” des deux formats précédents. Le document facture présente une image lisible pour le collaborateur, comme le PDF, mais contient également des données structurées pour les logiciels.

Facture électronique en France : la réglementation évolue

Première étape : la facturation de la sphère publique

La généralisation de la facture électronique en France a franchi un premier palier en 2017, avec une évolution de la facturation des organismes publics. 

Afin de réduire les délais de paiement de l’Administration, l’Etat a mis en place le portail Chorus Pro. Entre 2017 et 2020, toutes les entreprises travaillant avec le secteur public se sont vues obligées de transmettre leurs factures sous forme électronique via ce portail.

Deuxième étape : la facturation B2B

La suite logique de cette évolution est la généralisation de la facture électronique dans les échanges B2B. Cette étape a été annoncée fin 2019. Comme le mentionne l’article 153 de la loi de finances 2020, l’Etat prévoit cette évolution pour toutes les entreprises françaises progressivement entre 2020 et 2023.

Avec cette loi, l’Etat français poursuit deux objectifs. Le premier est de réduire la charge administrative des entreprises et les délais de paiement. Saviez-vous que le coût de traitement d’une facture papier est estimé à 15€ par facture ? Le passage à la facture électronique permet de gagner en efficacité et de réduire les coûts de traitement jusqu’à 3 fois !

Le second objectif est d’améliorer la lutte contre la fraude à la TVA. Chaque année, cette fraude entraîne plus de 15 milliards d’euros de pertes pour l’Etat. Grâce à la facture électronique, celui-ci espère affiner ses outils de contrôle. 

Cette évolution se fera selon un calendrier en deux étapes :

  • Dès 2023 : obligation pour toutes les entreprises d’être en capacité de recevoir des factures électroniques.
  • De 2023 à 2025 : obligation progressive pour les entreprises d’émettre des factures électroniques en fonction de leur taille (2023 les GE, 2024 les ETI et 2025 les PME/TPE).

⚠️ Quand la loi parle de facture électronique, elle ne parle pas de factures PDF. En effet, dans le cadre de ce projet, l’Etat prévoit la généralisation des formats structurés et mixtes, afin d’apporter de vrais gains d’efficacité aux entreprises.

Quels bénéfices attendre du passage à la facture électronique ?

Prenons l’exemple d’un client : l’entreprise Un Toit pour Tous. Avec leurs 20 000 factures fournisseurs reçues chaque année, 2 personnes se consacraient exclusivement à la réception, tri, scan et saisie des factures. Leur factures arrivant à plusieurs adresses et à destination de plusieurs personnes, cela entraînait parfois des pertes de documents et un accès difficile à l’information. Bref, le processus était chronophage et coûteux à tous niveaux.

Ce n’est pas pour rien que le coût de traitement d’une facture papier est estimé à 15 €. Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, consomme trop d’énergie dans ce processus.

En dématérialisant leurs factures grâce à la plateforme Freedz, Un Toit pour Tous a considérablement amélioré la productivité de son système de facturation. Fini les tâches manuelles et chronophages. Leurs factures arrivent et sont centralisées sur une plateforme unique. Grâce à la facture électronique, l’essentiel du traitement a été automatisé permettant de vrais gains de productivité. De plus, les factures sont accessibles facilement et à distance. Un aspect non négligeable dans un contexte de télétravail.

Conclusion

La réglementation sur ce sujet évolue rapidement et va bouleverser les pratiques des entreprises. Mais ce n’est cependant pas un changement qu’il faut craindre. Réduction des erreurs et des pertes de document, facilité d’accès à l’information, possibilité de gérer les factures en distanciel, etc. Les bénéfices de la dématérialisation ne sont plus à prouver, et en particulier dans la gestion des factures. Alors pourquoi attendre ?

En misant sur la facture électronique et en supprimant les freins liés au papier et aux nombreuses manipulations, Freedz aspire à simplifier la gestion des factures fournisseurs. Son mode de fonctionnement se situe dans la lignée de ce que prévoit la loi pour 2023. En alliant des formats de facture électronique automatisés et la gestion des PDF, cette solution vous permet d’anticiper le mode de fonctionnement souhaité par l’Etat.

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