Balance comptable

La balance comptable offre une vision claire et synthétique de l’ensemble des comptes d’une entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle constitue un outil de contrôle majeur pour s’assurer de la cohérence des écritures, préparer les états financiers et analyser la situation comptable sur une période donnée.

La balance comptable est un document de synthèse qui regroupe tous les comptes de l’entreprise sur une période définie, le plus souvent l’exercice comptable.

Issue du grand livre, elle liste tous les comptes de l’entreprise en suivant l’ordre du Plan Comptable Général (PCG), de la classe 1 à la classe 7.

Présentée sous forme de tableau, elle indique pour chaque compte son numéro, son libellé, le total des débits et des crédits, ainsi que le solde final (débiteur ou créditeur).

Bien qu'elle ne soit pas obligatoire légalement, la balance comptable reste un outil incontournable pour le suivi et le contrôle de la comptabilité.

Elle permet de visualiser en un coup d'œil la situation financière de l’entreprise et de vérifier l'équilibre entre les mouvements débiteurs et créditeurs.

La balance comptable sert également de document intermédiaire entre les écritures détaillées du grand livre et les états financiers obligatoires de fin d’exercice (bilan comptable et compte de résultat).

Le grand livre et la balance comptable sont deux documents complémentaires avec des objectifs distincts :

• le grand livre regroupe toutes les écritures comptables, enregistrées de manière détaillée et chronologique compte par compte. C’est un document obligatoire qui constitue la base même de la comptabilité ;
• la balance comptable présente uniquement les totaux des mouvements et le solde de chaque compte, sans entrer dans le détail des opérations.

Alors que le grand livre peut contenir des centaines de pages d'écritures, la balance comptable offre une vue d'ensemble condensée sur quelques tableaux, ce qui facilite le contrôle de cohérence et l'analyse des comptes de l'entreprise.

La balance et le bilan comptable ne répondent pas aux mêmes objectifs :

• la balance comptable reprend tous les comptes de l'entreprise, y compris les comptes de charges (classe 6) et de produits (classe 7) ;
• le bilan ne montre que les comptes de patrimoine (classes 1 à 5) et présente l’actif et le passif à un instant T.

De plus, la balance est un outil de travail interne qui peut être établi à tout moment de l'exercice comptable, notamment lors de situations comptables intermédiaires ou à la clôture de la période.

La balance comptable joue un rôle central dans la gestion comptable et financière d'une entreprise. Elle remplit plusieurs fonctions :

• contrôler la cohérence des écritures : en vérifiant que le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs, elle permet de détecter rapidement les erreurs de saisie, les oublis d'écritures ou les problèmes d'imputation de compte ;
• préparer les comptes annuels : la balance sert de base à l’élaboration du bilan et du compte de résultat. Elle facilite la lecture et la compréhension des mouvements comptables de l’exercice ;
• gérer la trésorerie : elle permet de suivre l'état des comptes bancaires, des créances clients et des dettes fournisseurs pour anticiper ses besoins de financement et optimiser sa gestion financière au quotidien ;
• faciliter les contrôles fiscaux et comptables : les commissaires aux comptes et les experts-comptables s’appuient sur la balance pour leurs audits et travaux de révision comptable.

C’est la plus complète. Elle recense tous les comptes comptables, classés selon l’ordre du Plan Comptable Général, de la classe 1 (comptes de capitaux) à la classe 7 (comptes de produits).

Pour chaque compte, la balance générale indique :

• le numéro du compte ;
• son libellé ;
• le montant total des débits et des crédits ;
• le solde final.

Les balances les plus détaillées peuvent également mentionner le solde à l'ouverture de l'exercice, ce qui facilite les comparaisons d'une période à l'autre.

La balance auxiliaire se concentre uniquement sur les comptes de tiers. À savoir :

• les comptes clients (rattachés au compte 411) ;
• les comptes fournisseurs (rattachés au compte 401).

Ce document présente pour chaque client ou fournisseur :

• son numéro de compte ;
• sa dénomination ;
• le solde à l'ouverture de l'exercice ;
• le total des mouvements ;
• le solde à la clôture de l'exercice.

Contrairement à la balance générale, la balance auxiliaire n'est généralement pas équilibrée : elle présente un solde global débiteur (pour les clients) ou créditeur (pour les fournisseurs), ce qui est parfaitement normal.

La balance âgée reprend les informations de la balance auxiliaire en les enrichissant d'une dimension temporelle. Elle ventile les créances et les dettes selon leur échéance de règlement, généralement par tranches de 15, 30 ou 60 jours.

Pour les créances clients, la balance âgée distingue les sommes déjà échues et les créances à échoir dans les prochains jours. Cette répartition permet d'identifier rapidement les retards de paiement et d'organiser les relances clients avec efficacité.

Pour les dettes fournisseurs, elle permet de visualiser les échéances à venir et d’organiser les règlements à effectuer.

Pour faire une balance comptable, il faut :

• collecter les écritures comptables ;
• regrouper les écritures par compte ;
• calculer le solde de chaque compte ;
• vérifier l’équilibre total.

Avant d'établir votre balance comptable, vous devez avoir terminé la saisie des écritures comptables de la période concernée. Cette étape préalable inclut l'enregistrement de l'ensemble des opérations courantes (achats, ventes, opérations bancaires, salaires, charges, produits divers, etc.).

Les travaux de révision comptable doivent également avoir été effectués :

• vérification du compte 471 (compte d'attente) ;
• traitement des régularisations de fin de période ;
• enregistrement des amortissements et des provisions ;
• contrôle des comptes de TVA.

Ces opérations garantissent la fiabilité de votre balance comptable.

Une fois la saisie terminée, les écritures comptables doivent être regroupées par compte :

• pour une balance générale, il faut reprendre tous les comptes généraux (classes 1 à 7) ;
• pour une balance auxiliaire, il faut sélectionner uniquement les comptes clients ou fournisseurs.

Pour chaque compte, vous devez calculer le total des mouvements au débit et le total des mouvements au crédit. La différence entre ces deux totaux donne le solde du compte, qui peut être débiteur ou créditeur.

Dans la pratique, la plupart des solutions de gestion comptable effectuent ces calculs automatiquement et permettent d'éditer une balance comptable en quelques clics. Cela évite les erreurs de calcul et fait gagner un temps considérable.

La dernière étape consiste à vérifier l'équilibre global de votre balance générale. Le total de tous les soldes débiteurs doit être strictement égal au total de tous les soldes créditeurs.

Cette égalité découle du principe fondamental de la comptabilité : toute écriture au débit est compensée par une écriture au crédit de même montant.

La première étape consiste à identifier la nature du déséquilibre en calculant l'écart entre le total des débits et le total des crédits. Ce montant vous donnera une indication sur le type d'erreur recherchée.

Vérifiez ensuite les écritures les plus récentes. Les anomalies proviennent souvent des dernières saisies :

• écritures enregistrées d’un seul côté ;
• doublons ;
• inversions débit/crédit ;
• erreurs de frappe sur un montant saisi.

Examinez les comptes qui présentent des soldes inhabituels ou incohérents avec leur nature.

La lecture de la balance comptable s'effectue généralement de gauche à droite, colonne par colonne :

• la première colonne indique le numéro de compte selon le Plan Comptable Général, ce qui permet de repérer rapidement sa nature ;
• la deuxième colonne présente le libellé du compte, ce qui facilite la compréhension du contenu ;
• les colonnes suivantes montrent les mouvements comptables enregistrés sur la période ;
• la dernière colonne indique le solde du compte.

Pour interpréter correctement la balance, il faut connaître la nature normale de chaque compte :

• les comptes d’actif (immobilisations, stocks, créances, banque) sont généralement débiteurs ;
• les comptes de passif (capitaux propres, emprunts, dettes fournisseurs) sont généralement créditeurs ;
• les comptes de charges présentent un solde débiteur ;
• les comptes de produits présentent un solde créditeur.

Pour analyser votre situation financière, comparez les soldes de votre balance avec ceux des périodes précédentes. Les variations importantes méritent d'être étudiées :

• une augmentation significative des créances clients peut signaler des difficultés de recouvrement ;
• une hausse des dettes fournisseurs indique peut-être des tensions de trésorerie ;
• une évolution des charges et produits reflète la performance de votre activité.

La balance comptable vous permet également de vérifier la cohérence des différents documents comptables :

• le solde des comptes de TVA doit correspondre à vos déclarations ;
• le total des comptes clients doit être cohérent avec votre encours commercial ;
• la différence entre vos produits et vos charges doit correspondre au résultat affiché dans votre compte de résultat.