Le 20 octobre 2020 par Qonto

Comment organiser un déplacement professionnel ?

Dans un contexte où la concurrence est de plus en plus rude entre les entreprises, les déplacements professionnels sont devenus incontournables. Si ces déplacements sont généralement un vecteur de performance et de réussite, ils impliquent des dépenses plus ou moins importantes.

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Dans un contexte où la concurrence est de plus en plus rude entre les entreprises, les déplacements professionnels sont devenus incontournables. Il s’agit en effet d’un voyage effectué pour satisfaire une mission temporaire ou une activité professionnelle en dehors du cadre de travail habituel. Il englobe donc les rendez-vous des collaborateurs chez les fournisseurs ou les clients, la participation à un salon professionnel, un congrès, un séminaire spécialisé, etc.

Si ces déplacements sont généralement un vecteur de performance et de réussite, ils impliquent des dépenses plus ou moins importantes. C’est pourquoi il est important de bien se préparer. Trouvez ici des conseils utiles pour réussir vos voyages professionnels, tout en préservant votre portefeuille.

Calculez correctement les frais de votre déplacement professionnel

Si vous êtes appelé à effectuer un voyage professionnel pour le compte de votre entreprise, vous devez impérativement apprendre à calculer les frais de déplacement pour éviter les erreurs. Lors d’un tel déplacement, vous serez parfois amené à travailler en dehors de vos heures de travail habituelles et à dormir hors de votre maison. Pour cette raison, plusieurs postes de dépenses doivent être pris en compte. Il s’agit entre autres des :

  • Frais de transport ;
  • Frais d’hébergement ;
  • Frais de repas ;
  • Frais de participation (s’il s’agit d’un séminaire ou d’un congrès professionnel) ;
  • Etc.

À noter que les frais engagés doivent également être pris en compte lors du calcul. Pour ce faire, vous devez vous référer au barème fixé par l’URSSAF.

S’agissant d’un déplacement professionnel, il est important de savoir que vous aurez à accomplir des missions sur place. Commencez donc par vous planifier le plus tôt possible pour être plus efficace lors de votre voyage d’affaires. Évitez cependant de vous concentrer uniquement sur feuille de route. Prenez un peu de temps pour vous renseigner sur le lieu du rendez-vous, le transport, l’hébergement, etc.

Faites les réservations nécessaires

Lors des déplacements professionnels, le transport est un poste de dépense à ne pas négliger. En fonction de la distance et du mode de paiement choisi, les notes de frais peuvent rapidement flamber. Pour mieux maitriser votre budget et éviter les surprises désagréables, nous vous recommandons d’anticiper les dépenses liées au transport en réservant le plus tôt possible et d'opter pour le paiement par cartes affaires. En plus de vous éviter le stress de dernière minute, cette démarche vous permet de profiter des meilleurs tarifs.

Pensez donc à faire une réservation pour voyage professionnel aussitôt que vous recevez l’ordre de mission de la part de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Avant tout, faites une petite étude pour savoir quel mode de transport serait le plus adapté. Selon le temps du trajet, le covoiturage peut vous permettre de réduire les frais de transport. N’oubliez pas cependant de prévoir les déplacements sur place.

Si le voyage professionnel doit durer plusieurs jours, vous devez absolument réserver votre hébergement avant le départ. Si votre entreprise a de la préférence pour une chaine hôtelière, il vous revient de vous renseigner pour bénéficier d’une réduction sur les factures. Misez toutefois sur la proximité avec le lieu de rendez-vous pour ne pas augmenter les frais de transport. Assurez-vous également de vérifier les options proposées par l’hôtel en ce qui concerne les repas pour ne pas avoir à faire des dépenses supplémentaires.

Souscrivez les assurances nécessaires

Lors de l’organisation d’un voyage professionnel, il est important de penser aux assurances. En général, les cartes affaires ou les cartes bleues et la responsabilité civile offrent une couverture suffisante aux détenteurs. Cependant, chaque entreprise doit prévoir une assurance voyage pour chacun de ses collaborateurs. Il s’agit en effet d’une disposition incontournable mentionnée de façon claire dans l’article L.412-1 du Code du travail.

Lorsqu’elle existe, l’assurance voyage intervient pour couvrir les risques inhérents à un voyage professionnel. Elle constitue en effet une solution efficace pour faire face à toutes situations pouvant survenir dans le cadre d’un déplacement professionnel. En cas d’incident, vous pouvez vous tourner vers votre assureur pour couvrir les frais médicaux et le rapatriement. Vous évitez ainsi les dépenses qui risquent d’impacter négativement le budget de votre entreprise.

Partir en voyage professionnel peut parfois être stressant, surtout quand on y va seul. Entre les réservations en amont, les différents rendez-vous sur place et les tâches à faire au retour, il est important d’avoir un bon sens d’organisation pour tirer son épingle du jeu. En suivant les conseils de cet article, vous pourrez mieux organiser vos déplacements professionnels et réduire considérablement les dépenses. Faites donc le bon geste !

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