Aufwendungen

Der Begriff der Aufwendungen taucht in mehreren Zusammenhängen auf:

Im Zivilrecht werden Aufwendungen als freiwillige Vermögensopfer verstanden, die in Hinblick auf das geltende, deutsche Recht vollzogen wurden. Damit meint man Vermögensopfer, die sich als Folge eines Auftrags ergeben.

Zum Beispiel zählen dazu erbrachte Mehraufwendungen, falls Gläubiger im Verzug sind. Dementsprechend hat man dann auch einen Anspruch auf Aufwendungsersatz, der allerdings nicht gleichzeitig mit Schadensersatz gefordert werden kann.

Im Steuerrecht findet der Begriff vor allem Verwendung im Zusammenhang mit Betriebsausgaben. Werbekosten sind allerdings davon ausgeschlossen und können steuerrechtlich auch nicht abgesetzt werden.

Zu guter Letzt wollen wir einen Blick auf das Handelsrecht werfen. Aufwendungen werden hier als Geschäftsvorfälle definiert, die den betrieblichen Gewinn vermindern, allerdings nicht gewinnbringend für EigentümerInnen oder Anteilseigner:innen sind.

Die Begriffe sind sich sehr ähnlich, stellen allerdings keine Synonyme dar. Denn Ausgaben entwickeln sich erst zu Aufwendungen, wenn sie in Verbindung mit einem erfolgswirksamen Geschäftsvorfall stehen.

Wenn Sie sich immer noch nichts darunter vorstellen können, geben wir Ihnen einige Beispiele an die Hand. Denn eine Aufwendung ist das Erstehen von Produktionsmaterial gegen Barzahlung, die Auszahlung der Gehälter oder die erhaltene Steuerrückzahlung für den erstandenen Firmenwagen.

Kosten wiederum entstehen während der betrieblichen Leistungserstellung. So fallen bei der Produktion von Möbeln beispielsweise Kosten an, die beglichen werden müssen.

Hierunter zählen Aufwendungen, die nicht mit dem geschäftlichen Betrieb in Verbindung gebracht werden können. So spenden Unternehmen gerne jährlich einen gewissen Betrag an gemeinnützige Vereine oder Aktionen.

Im Fall einer Katastrophe – Schäden durch Unwetter, Erdbeben etc. – oder Diebstahl spricht man nicht von Kosten. Die zu begleichende Summe wird stattdessen unter dem Begriff außerordentliche Aufwendung aufgelistet.

Darunter versteht man die klassischen Aufwendungen, die im Zuge des betrieblichen Alltags geleistet werden.

Zu neutralen Aufwendungen zählt alles, was nicht mit der Beschaffung, der Produktion oder dem Absatz in Verbindung gebracht werden kann. Beispielsweise Steuernachzahlungen oder Gutschriften. Da diese Aufwendungen die Ergebnisse des Geschäftsjahres verfälschen würden, werden sie in der Buchhaltung nicht berücksichtigt.

Alles, was außerhalb des betreffenden Zeitraums stattgefunden hat. Zum Beispiel Vorauszahlungen oder Nachzahlungen.

Aufwendungen geben also Aufschluss darüber, inwieweit das betriebliche Reinvermögen gemindert wurde – müssen jedoch zweifelsohne erfolgswirksam sein. Wer nun den Aufwand eines bestimmten zeitlichen Abschnittes feststellen möchte, muss eine Periodisierung der Ausgaben vornehmen.

Natürlich sollte darauf geachtet werden, dass die richtige Periode zur Abrechnung ausgewählt wird. Eine Maschine, die mehr als zehn Jahre im Einsatz ist, wurde nur einmal angeschafft. Deswegen wird sie nicht jedes Jahr erneut als Ausgabe aufgelistet, sondern taucht nur unmittelbaren nach dem Kauf als Ausgabe auf.

Die Maschine selbst wird dagegen während der gesamten Nutzungsdauer als Aufwendung deklariert. Die Gesamtsumme der Anschaffung muss deswegen prozentual auf die Jahre gerechnet werden.

Die Buchhaltung hat im Umgang mit Aufwendungen so einiges zu beachten. So sollten in der Buchhaltungssoftware alle angefallenen Aufwendungen als Kosten gelistet werden, falls sie über einen tatsächlichen Zahlenwert verfügen. In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung – kurz GuV – kann dann im Anschluss der unternehmerische Erfolg dargestellt werden.

Unternehmen besitzen oftmals verschiedene Konten, um die Übersicht über all ihre Transaktionen zu behalten. So wird sowohl ein Eigenkapitalkonto sowie ein GuV-Konto erstellt.

Hier werden zunächst alle Aufwendungen und Erträge gesammelt. Dazu wird eine Sollseite erstellt, die die getätigten Aufwendungen beinhaltet, und der Habenseite gegenübergestellt, die sich durch die Erträge auszeichnet.

Dadurch ist es der Buchhaltung möglich, den Erfolg des aktuellen Geschäftsjahres abzulesen. Fallen die Erträge höher aus als die Aufwendungen, bedeutet dies, dass das Unternehmen Gewinn generieren konnte. Ist das Gegenteil der Fall und es wurden mehr Aufwendungen getätigt, als letztendlich eingenommen wurde, hat das Unternehmen Verluste gemacht.

Tritt dieser Fall ein, ist es von Vorteil, wenn das Unternehmen über ausreichendes Eigenkapital verfügt. Das Eigenkapital wird benötigt, um ein Unternehmen zu gründen. Denn  die Bank verlangt das Vorhandensein eines gewissen Betrags vor der Kreditvergabe, um sich selbst vor Verlusten abzusichern.

Genauso wichtig ist das Eigenkapital allerdings während des Betriebs des Unternehmens. Denn sollte ein Geschäftsjahr mal wirtschaftlich nicht rentabel sein und das Unternehmen zusätzlich Geld kosten, da mehr Aufwendungen fällig waren, als Erträge verzeichnet wurden, dann kommt das Eigenkapital zum Einsatz, das verwendet wird, um die Jahresverluste zu kompensieren.

Mit diesem Verständnis von Aufwendungen können Sie nun Kosten und Ausgaben voneinander abgrenzen. Wichtig ist, dass in jedem Geschäftsjahr weniger Aufwendungen getätigt werden sollten, als Erträge eingehen. So muss nicht auf das Eigenkapital zurückgegriffen werden, um Schadensbegrenzung zu leisten.