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Comment optimiser la gestion des notes de frais de mon entreprise ?

Le 16 juin 2021 par Julie Merrer

Les salariés de votre entreprise sont parfois amenés à inviter un client à déjeuner ? À réserver un billet de train pour se rendre à un séminaire ? Ou bien à acheter du matériel informatique pour gagner en confort en ces temps de télétravail ? Probablement. Ces achats sont aujourd’hui courants dans la plupart des sociétés.

À chaque fois qu’un collaborateur réalise une dépense professionnelle, il doit établir une note de frais. C’est le sésame indispensable pour obtenir le remboursement des montants avancés.

Pourtant, leur gestion est souvent une tâche laborieuse et chronophage dont on aimerait bien se passer. D’autant plus lorsque l’on fait partie de l’équipe administrative et financière de l'entreprise.

Notes de frais incomplètes, justificatifs égarés et dépenses sans motif valable... Les difficultés ne manquent pas. Et en cas de contrôle de l’administration fiscale, les sanctions peuvent être très lourdes.

Alors, quels sont les grands principes à respecter pour éviter les impairs en matière de notes de frais ? Comment optimiser leur gestion ? Peut-on s’en débarrasser et existe-il des solutions alternatives ? (spoiler : oui, c’est possible et on vous dit tout à la fin de l’article) 

Suivez le guide.

La note de frais : les indispensables à connaître

Les frais avancés par les salariés dans le cadre de leur activité doivent leur être remboursés. Pour cela, il convient de respecter quelques règles rigoureuses, à savoir la présentation d’une note de frais justifiée. ll s’agit d’un document sur lequel est précisé la nature, le montant et la date de la dépense. Pour être valable, elle doit être accompagnée d’un justificatif.

Les dépenses concernées par la note de frais

Seules les dépenses professionnelles sont remboursables et font l’objet d’une note de frais.

💡 Bon à savoir : ces dépenses doivent être proportionnelles aux besoins de l’entreprise. Lorsque ce critère n’est pas rempli, on parle de dépenses somptuaires. Par exemple : séjourner dans un hôtel 5 étoiles à l’occasion d’un voyage d’affaires. Ces dépenses ne sont pas prises en charge.

Les frais professionnels comprennent notamment :

  • les frais de déplacement professionnels ;
  • les frais de logement ;
  • les frais de restauration ;
  • les frais de fournitures ;
  • les frais d’habillage, seulement si l’activité nécessite une tenue particulière.

Exemple : vous êtes dirigeante d’une PME spécialisée dans la maçonnerie.

  • L’un de vos salariés a acheté des vêtements de travail, un casque de protection et des chaussures de sécurité. Cette tenue est indispensable à l’exercice de l’activité. Il s’agit donc bien d’un frais professionnel remboursable sur présentation d’un justificatif et d’une note de frais.
  • Votre associé a investi dans l’achat d’un costume trois pièces. Or, cette tenue n’est pas indispensable dans le cadre de son activité. Cette dépense ne peut donc pas faire l’objet d’une note de frais, et ne sera donc pas remboursée.  

Les différentes modalités de remboursement des frais professionnels

Les notes de frais peuvent être remboursées aux frais réels ou au forfait.

💡 Bon à savoir : l’employeur est libre d’appliquer le mode de remboursement de son choix (bien qu’il soit toujours conseillé de consulter ses salariés). Il peut également prévoir des modalités différentes en fonction de ses salariés. Dans tous les cas, nous vous recommandons d’appliquer les mêmes conditions à l’ensemble de vos salariés pour ne pas ajouter de la complexité à la gestion de vos notes de frais.

Le remboursement aux frais réels

Le remboursement aux frais réels consiste à rembourser les frais effectivement engagés par le salarié, ni plus ni moins. 

Par exemple : vous réservez une nuit dans un hôtel à l’occasion d’un voyage d’affaires pour 65,50 €. Dans le cas d’un remboursement au réel, l’employeur vous rembourse la somme exactement avancée, à savoir 65,50 €.

La présentation du justificatif d’achat est indispensable.

Le remboursement forfaitaire

Le remboursement forfaitaire repose sur le versement d’une allocation sous la forme d’un forfait aussi appelé indemnité forfaitaire. Ce forfait englobe les frais avancés par les collaborateurs. Il doit respecter les seuils fixés par l’Administration fiscale. 

💡 Bon à savoir : soyez vigilant, car ces barèmes évoluent tous les ans. N’oubliez pas de vous tenir régulièrement informé pour éviter les impairs. 

Parmi les frais professionnels pouvant faire l’objet d’un remboursement au forfait, nous pouvons citer :

  • les frais de restauration hors du lieu de travail (au restaurant par exemple) ;
  • les frais de restauration sur le lieu de travail ;
  • les frais de logement ;
  • les frais de déplacement ;
  • les frais kilométriques ;
  • les frais de fournitures.

Dans le cadre d’un tel remboursement, la présentation d’un justificatif n’est pas obligatoire. Pour autant, la dépense doit être réelle et justifiée par une situation de fait. L’URSSAF exerce des contrôles réguliers et n’hésite pas à sanctionner les fraudeurs. Alors pour prouver votre bonne foi, il est judicieux de conserver au minimum :

  • la validation de la note de frais ;
  • les échanges de mail (en cas d’invitation d’un client par exemple) ;
  • les mails de confirmation de commande (si l’achat a été effectué en ligne).

Les barèmes de l’Administration fiscale en vigueur en 2021

À première vue, ce barème est plus complexe. Deux critères sont pris en compte pour calculer l’indemnité kilométrique :

  • la puissance fiscale du véhicule (CV), autrement dit la puissance de son moteur (cette information figure sur la carte grise) ;
  • la distance parcourue lors du trajet.

Pas d’inquiétude, nous allons prendre un cas concret pour éclaircir tout cela. 

Exemple : Camille utilise son véhicule personnel pour rendre visite à un client. Sa voiture a une puissance fiscale de 5 CV.  Elle parcourt le trajet Rennes - Dinard, soit 145 km aller-retour. (145 x 0,548 = 79,46). Camille bénéficiera d’une indemnité kilométrique de 79,46 € pour ce trajet.

Gestion des notes de frais : les fondamentaux

Émettre une note de frais en bonne et due forme

En principe, il n’y a pas de mentions obligatoires en ce qui concerne les notes de frais. 

Toutefois, mieux vaut être précis et indiquer, au minimum :

  • l’identité du collaborateur qui a effectué la dépense ;
  • le motif, la nature et la date de la dépense ;
  • le moyen de paiement utilisé ;
  • le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
  • le taux de la TVA.

Bien souvent, les notes de frais sont présentées sous la forme d’un tableau pour une meilleure lisibilité.

🔔 Important : les notes de frais propres à certaines dépenses professionnelles doivent obligatoirement mentionner certaines informations. C’est le cas de la note de frais de repas et de la note de frais kilométriques.

→ Pour les notes de frais de repas

  • l’identité et la profession du client ;
  • le nom de son entreprise.

→ Pour les notes de frais kilométriques

  • la date et le motif du déplacement ;
  • le nombre de kilomètres parcourus lors du trajet ;
  • l’identité et l’adresse des personnes (clients, partenaires) visitées lors du trajet ;
  • la puissance fiscale du véhicule. Pour rappel, il s’agit de la puissance du moteur exprimée en CV telle que précisée sur la carte grise.

Collecter les justificatifs nécessaires

Le justificatif de la dépense est probablement le document le plus important. Sans justificatifs, les frais professionnels engagés ne seront pas remboursés.

💡 Bon à savoir : l’employeur peut tout de même décider de procéder au remboursement. Toutefois, ce remboursement sera requalifié en avantage en nature. Un régime nettement moins profitable à plusieurs égards :

  • l’avantage en nature est soumis aux cotisations sociales ;
  • il n’est pas déductible du revenu imposable.

Pour être valable, le justificatif de la dépense doit mentionner :

  • la date et le détail de la dépense ;
  • le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de la dépense ;
  • le taux de TVA applicable ;
  • le nom du vendeur ou du prestataire.

Parmi les justificatifs recevables, nous pouvons citer :

  • le reçu de paiement ;
  • la facture avec la mention "payée" ;
  • le ticket de caisse.

En revanche, le ticket de carte bancaire est insuffisant pour justifier la dépense, car il ne comporte pas les mentions requises.

L’ensemble des justificatifs doit être conservé pendant au moins 10 ans à compter de la dépense.

Pour éviter d’accumuler de gros dossiers désordonnés... mieux vaut opter pour la dématérialisation de vos justificatifs ! Depuis 2016, les factures dématérialisées ont la même valeur probante que leur version papier. Elles seront donc tout à fait recevables en cas de contrôle de l’URSSAF.

🔔 Important : sachez que seuls les frais professionnels remboursés aux frais réels doivent être justifiés. En cas de remboursement forfaitaire, il n’est pas nécessaire d’apporter des justificatifs comprenant toutes les mentions obligatoires. Bien entendu, cela ne vous dispense pas de conserver quelques éléments de preuve pour démontrer votre bonne foi face à l’Administration fiscale.

Note de frais injustifiée : que faire ?

En principe, une note de frais non justifiée ne sera pas remboursée. Toutefois, en cas de perte d’un justificatif, le salarié peut réaliser une attestation sur l’honneur. Notez néanmoins que cette pratique n’est pas toujours appréciée par l’URSSAF. Alors, veillez à l’utiliser de manière exceptionnelle et pour de faibles montants uniquement. 

L’attestation sur l’honneur doit obligatoirement mentionner :

  • l’identité et les coordonnés du salarié concerné ;
  • la date, le lieu, l’objet et le montant de la dépense ;
  • le vendeur ou le prestataire ayant facturé la dépense ;
  • la signature du salarié concerné.

Idéalement, la justification sur l’honneur est accompagnée d’une copie de relevé de compte bancaire.

Comptabiliser chaque note de frais

Toutes les notes de frais doivent être comptabilisées. Pour cela, il faut :

  • indiquer la note de frais dans le journal des achats ;
  • débiter les comptes de charges adaptés au type de dépense ;

Tout ceci vous semble complexe ? Pas de panique, nous allons tout vous expliquer.

Étape 1 : enregistrer la note de frais dans le journal des achats

Le journal des achats est un journal comptable regroupant l’ensemble des achats de l’entreprise, à savoir notamment : les achats de marchandises, de matières premières et les frais généraux.

La note de frais n’échappe pas à la règle, et doit être enregistrée dans votre journal des achats. Vous devez notamment y préciser :

  • la date et le montant de l’achat ;
  • le numéro de la facture ;
  • le compte de charges à créditer ;
  • le libellé comptable (courte description de l’opération, par exemple "frais de déplacement" ou "frais de repas").

Étape 2 : débiter les comptes de charges correspond à la nature de la dépense

Les comptes de charges à débiter dépendent de la nature de la dépense engagée. 

En ce qui concerne les notes de frais, vous êtes principalement amenés à utiliser les comptes de charges suivants :

  • le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement » pour le remboursement de petit matériel ;
  • le compte 6064 « Fournitures administratives » pour les fournitures de bureau ;
  • le compte 6181 « Documentation générale » pour les revues et la presse non-professionnelles ;
  • le compte 6183 « Documentation technique » pour les revues professionnelles ;
  • Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les frais de déplacements professionnels à savoir notamment les titres de transport, les frais de péages et de parking.
  • Le compte 6256 « Missions » pour les frais de logement ;
  • Le compte 6257 « Réceptions » pour le remboursement des invitations au restaurant ;
  • Le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle » pour les cadeaux offerts à vos clients, hors invitation au restaurant ;
  • Le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » pour le remboursement des abonnements téléphoniques du mobile pro, les frais d’envoi.

Votre note de frais n’entre dans aucune des catégories mentionnées ci-dessus ? Consultez le plan comptable général pour identifier le compte de charges adapté pour votre dépense. 

Exemple de comptabilisation d’une note de frais

Marie est directrice commerciale. Dans le cadre de ses missions, elle doit rendre visite à un client important. Pour cela, elle a réservé un billet de train le 9 janvier 2021 pour un montant de 50,00 €.

Voici comment pourra être comptabilisée la note de frais :

Récupérer la TVA sur les notes de frais

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe annexée à l’ensemble des dépenses de consommation.

Toutes les entreprises facturent la TVA sur la vente de leurs produits ou de leurs services. Elles collectent cet impôt pour le compte de l’État.

En contrepartie, elles ont la possibilité de récupérer la TVA sur leurs dépenses professionnelles. On parle alors de TVA déductible. 

Exemple : vous avez acheté un ordinateur pour votre entreprise d’un montant de 1000 € toutes taxes comprises (TTC). Vous pouvez récupérer les 20 % de TVA applicable, à savoir 200 €.

Deux critères doivent être remplis pour récupérer la TVA sur la note de frais :

  • 1ère condition : la dépense a été réalisée dans l’intérêt de l’entreprise
  • 2ème condition : le justificatif de paiement précise :
    - le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de l’achat ;
    - le taux de la TVA ;
    - le nom de l’entreprise.

🔔 Important : certaines dépenses professionnelles n’ouvrent pas droit à déduction. Par exemple, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les frais d’hébergement et les frais de transport des personnes.

Gestion des notes : les bonnes pratiques

Définir une politique des dépenses

Définir une politique des dépenses claires et précises est indispensable pour bien gérer ses notes de frais.

Pour cela, prenez le temps d’étudier vos difficultés actuelles. Concrètement, à quelles problématiques êtes-vous confronté dans la gestion des notes de frais de votre entreprise ?

  • De nombreux justificatifs de dépenses sont égarés ?
  • Certains salariés mettent du temps à vous faire parvenir les justificatifs ce qui vous empêche de traiter les notes de frais au fil de l’eau ?
  • Vous n’êtes pas toujours en mesure d’obtenir l’ensemble des renseignements obligatoires pour établir une note de frais ?

Une fois ces éléments en tête, vous êtes en mesure d’établir une politique de dépenses efficace, visant à résoudre chacune de ces difficultés.

Vous pouvez par exemple décider de :

  • définir des plafonds pour chaque type de dépenses (dans le respect des barèmes de l’URSSAF, bien entendu) ;
  • imposer des délais pour fournir les justificatifs ;
  • définir un délai de remboursement raisonnable ;
  • former et sensibiliser les nouveaux collaborateurs aux bonnes pratiques liées aux notes de frais ;
  • communiquer les renseignements obligatoires à fournir selon chaque type de dépense.

Nous vous conseillons de créer un document pour résumer l’ensemble de ces éléments et de le communiquer à tous les collaborateurs en interne. Tout le monde aura alors le même niveau d’information et la gestion de vos futures notes de frais n’en sera que plus fluide.

Opter pour la dématérialisation des notes de frais

Certaines équipes administratives et comptables gèrent toujours leurs notes de frais sur un tableur de type Excel ou Google Sheet.

Et ne parlons pas de ceux qui les font encore à la main et les classent dans de gros classeurs encombrants.

La gestion des notes de frais demande de la rigueur et de l’organisation. N’oubliez pas que les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans. Ce qui fait beaucoup de paperasse à mesure que votre entreprise grandit et le flux de notes de frais s’intensifie. 

Heureusement, il existe des solutions optimisées pour vous faciliter la tâche. Celles-ci reposent sur un principe simple : la dématérialisation des notes de frais. 

Vos collaborateurs n’ont plus besoin de conserver leurs justificatifs dans leur porte-monnaie. Il leur suffit de les prendre en photo et de les déposer sur une application dédiée. 

Inutile de courir après les justificatifs. Les notes de frais sont classées et accessibles en quelques clics en cas de contrôle. Et surtout, les salariés sont remboursés dans les temps. En bref, tout le monde y trouve son compte. 

Chez Qonto, notre outil détecte automatiquement la TVA pour gagner encore plus de temps sur votre comptabilité.

Abolir les notes de frais grâce à la carte affaires

On vous l’accorde : la gestion des notes de frais n’est pas toujours facile. Le risque d’erreurs existe, même lorsque vous êtes bien organisé et équipé de solutions de dématérialisation.

Tous les logiciels de dématérialisation ne permettent pas une saisie automatique des informations des transactions. Dans certains cas, vous allez devoir remplir manuellement toutes les données. Une tâche pénible, chronophage et sans grande valeur ajoutée. 

Alors, pourquoi ne pas simplement supprimer les notes de frais ? 

Impossible, nous dites-vous ?

Pas si vous équipez vos équipes d’une carte affaires

Deux types de cartes de paiement vous permettent de contourner la note de frais : 

  • la carte prépayée qui est créditée par l’employeur en fonction des besoins ;
  • la carte de débit attachée au compte de l’entreprise.

Dans tous les cas, elles offrent de multiples avantages. 

  • Les salariés n’ont plus besoin d’avancer les frais professionnels.  Il n’est donc plus nécessaire d’établir des notes de frais pour procéder au remboursement.  Sachez qu’un justificatif devra tout de même être transmis pour prouver que la dépense a été réalisée dans un cadre professionnel et pour récupérer la TVA.
  • Vous gardez le contrôle sur les dépenses de l’entreprise. Chez Qonto, nous proposons des cartes assignées et personnalisées. Vous pouvez fixer un plafond de dépenses adapté aux besoins de vos équipes.
  • La collecte des justificatifs est beaucoup plus fluide. Avec votre carte Qonto, les collaborateurs photographient leurs reçus sur leur application mobile et les données sont transmises automatiquement. Plus besoin d’encombrer son portefeuille de tickets. Et adieu le stress des relances de dernière minute. Bref, une charge en moins qui profite à tout le monde. 

🔔 Attention : certaines cartes affaires sont attachées au compte du salarié. Dans ce cas, il faudra bien entendu établir une note de frais pour le rembourser. 

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour optimiser la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise.

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