Frais réels et impôts : comment les déduire des revenus ?

Dans le cadre de son travail, un salarié peut engager de nombreuses dépenses professionnelles. Heureusement, ces dernières sont déductibles des impôts au titre des frais réels. Quelles sont les dépenses concernées ? À quelles conditions et pour quel montant ? Comment optimiser la gestion de ses frais professionnels ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

Si vous avez engagé des frais professionnels au cours de l’année passée dans le cadre de votre travail, vous pouvez les déduire de vos revenus bruts. Vous réduirez ainsi votre base imposable et le montant de votre impôt sur le revenu.

Seuls les frais nécessaires pour assurer votre activité professionnelle peuvent être déduits des impôts. Plusieurs dépenses sont ainsi concernées comme :

• les frais kilométriques ;
• les frais de repas ;
• les frais de voyage ;
• les frais de formation professionnelle ;
• les frais d’achat et d’entretien de vêtements à utilisation professionnelle ;
• les frais engagés pour l’acquisition de matériel informatique, de mobiliers ou de fournitures de bureau, dans la limite de 500 euros hors taxe par équipement ;
• les frais de documentation et de mise à jour des connaissances professionnelles (formation, stage, obtention d’un diplôme, abonnement à une revue, etc.) ;
• les cotisations syndicales.

Attention, pour bénéficier du remboursement de vos frais professionnels, ces derniers doivent avoir été engagés à l’occasion d’une activité salariée, la même année que la perception des revenus. Vous devez aussi disposer des justificatifs pour prouver ces dépenses, tels que des factures ou des notes de frais.

De plus, ils ne doivent pas avoir déjà été pris en charge par l’employeur par le biais d’une prime exceptionnelle (prime d’habillage par exemple).

Par défaut, l’administration fiscale applique automatiquement un abattement forfaitaire de 10 % sur les revenus des contribuables, avant imposition. Cette déduction permet de compenser les frais professionnels engagés au cours de l’année civile.

Limité à 12 829 euros par an, cet abattement n’est pas toujours la solution la plus avantageuse pour le salarié. Ainsi, lorsque le montant des dépenses annuelles supportées dépasse ce seuil, il est préférable d'opter pour la déduction des frais réels. Dans ce cas, chaque frais professionnel doit être recensé.

L’option pour les frais réels se fait au moment de la déclaration d’impôt et est valable pour une année. Il est donc possible de revenir à l’abattement forfaitaire s’il semble plus avantageux l’année suivante.

Le calcul des indemnités kilométriques est effectué à partir d’un barème établi par l’administration fiscale chaque année.

Ce dernier prend en compte la puissance fiscale du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus. Il tient aussi compte de :

• la dépréciation du véhicule ;
• l’achat de matériel (casque de protection, pneus, etc.) ;
• les dépenses d’entretien et de réparation ;
• les frais de carburant ;
• les primes d’assurance.

Pour 2023, le barème applicable aux voitures est le suivant :

Par exemple, un salarié qui effectue 12 000 kilomètres par an dans le cadre de son travail, et qui utilise sa voiture personnelle de 5 CV, peut déduire ses frais kilométriques pour un montant de (12 000 x 0,339) + 1 320 = 5 388 euros.

Le montant obtenu correspond à la somme qu’il peut déclarer à l’administration fiscale. S’il utilise une voiture électrique, il bénéficie d’une majoration de 20 %.

Pour obtenir le remboursement des frais kilométriques par votre employeur et les déduire de vos impôts, vous devez avoir réalisé des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel, depuis votre lieu de travail.

Ainsi, vous ne pouvez pas déduire ces frais réels si vous utilisez une voiture de fonction pour vous déplacer.

Vous pouvez aussi déduire les trajets réalisés entre votre domicile et votre lieu de travail si vous ne pouvez pas vous y rendre en transports en commun ou si vos horaires vous obligent à utiliser votre voiture personnelle.

Dans ce cas, vous pourrez déduire :

• jusqu’à 80km par jour (soit 40 km par trajet) ;
• un aller-retour journalier.

Les frais de repas sont normalement considérés comme des dépenses personnelles, non déductibles des impôts.

Néanmoins, lorsque votre lieu de travail est trop éloigné de votre lieu de résidence ou que vos horaires vous y obligent, vous devez bien souvent prendre vos repas en dehors de votre domicile. Cette dépense peut alors être déduite des impôts au titre des frais réels.

L’entreprise peut proposer une solution de restauration collective à ses salariés, mais parfois il est indispensable de déjeuner à l’extérieur. Dans un cas comme dans l’autre, il est possible de déduire les frais de repas pour un montant correspondant à la différence entre :

• le prix du repas payé ;
• et la valeur d’un repas à domicile définie par l’administration fiscale, soit 4,95 euros en 2022.

Si le montant journalier des frais de repas est supérieur à la valeur d’un repas à domicile, il peut être déduit à condition d’être justifié. Ainsi, pour un repas payé 10 euros, il est possible de déduire : 10 - 4,95 = 5,05 euros.

Vous l’avez compris, des justificatifs sont nécessaires pour évaluer la différence entre le montant que vous avez dépensé et la valeur d’un repas pris à domicile.

Si vous n’avez pas les justificatifs nécessaires, vous pourrez tout de même déduire un montant forfaitaire de 4,95 euros par repas, déduction faite de la participation de l’employeur aux titres-restaurant, le cas échéant.

Les frais de repas sont déductibles dans la limite de :

• 6,80 euros pour un repas pris sur le lieu de travail ;
• 9,50 euros pour un repas pris en dehors des locaux de l’entreprise ;
• 19,40 euros pour un repas pris au restaurant à l’occasion d’un déplacement professionnel.

En raison de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, de nombreuses entreprises ont eu recours au télétravail, un mode de travail qui s’est fortement généralisé depuis.

Cette situation a emporté de nombreuses conséquences organisationnelles et financières, obligeant les salariés à engager des frais professionnels pour organiser leur emploi à domicile (matériel supplémentaire, surcoûts d’électricité ou de chauffage, etc.).

Pour compenser, les employeurs ont proposé des indemnités de télétravail, exonérées d’impôts à hauteur de 580 euros par an.

Les salariés qui ne perçoivent pas cette indemnité, ou pour lesquels le montant des frais liés au télétravail est plus important que la somme perçue, peuvent déduire des frais réels spécifiques.

Le montant maximum déductible des impôts est de 2,5 euros par jour de télétravail, 55 euros par mois ou 580 euros par an.

Si vous optez pour les frais réels, vous devez indiquer la totalité de vos dépenses professionnelles déductibles des impôts sur le formulaire 2042 de votre déclaration de revenus.

En 2022, le plafond des frais réels déductibles des impôts est de 12 829 euros.

Il existe aussi un montant de déduction minimum de 448 euros par an. Pour en bénéficier il faut toutefois avoir perçu un revenu au moins égal à cette somme.

Pour déduire les frais réels de vos impôts, vous devez connaître le nombre de jours qui ont été effectivement travaillés. Pour cela, vous devez retrancher les jours non travaillés du total de jours contenus dans une année.

Il faut prendre en compte uniquement les jours ouvrés et déduire les jours :

• chômés ;
• fériés ;
• de congés payés ;
• de RTT.

Le nombre de jours obtenus permet notamment de calculer la somme déductible au titre des frais kilométriques et des frais de repas.

Une fois identifiés, les frais réels doivent être additionnés et inscrits aux cases 1AK à 1DK de la déclaration d’impôt, dans la partie « traitements, salaires, pensions et rentes ».

Il faut aussi compléter les cases 1AJ à 1DJ et indiquer les remboursements pour frais professionnels opérés par votre employeur.

Si vous optez pour la déduction des frais réels aux impôts, vous devez détenir les justificatifs nécessaires pour attester des dépenses engagées. Il peut s’agir de tickets de restaurants ou de péages, de reçus de station-service etc.

Les justificatifs doivent être conservés pour une période de trois ans. Ils devront être fournis à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Vous n’avez pas besoin de transmettre vos justificatifs lors de votre déclaration d’impôts. Il suffit simplement de lister les frais réels engagés au cours de l’année et de préciser leur montant.

Opter pour les frais réels déductibles des impôts est la solution idéale pour ceux qui engagent de nombreuses dépenses professionnelles chaque année. Cela pose néanmoins un véritable problème puisqu’il faut conserver et fournir l’ensemble de vos justificatifs. 

Avec Qonto, les notes de frais et les justificatifs de paiement sont centralisés sur une même application. Un salarié peut simplement prendre en photo ses reçus et demander le remboursement de ses dépenses en quelques clics. Un avantage pour obtenir un dédommagement plus rapide.

Qonto met aussi à votre disposition une carte de paiement professionnelle pour simplifier vos dépenses quelles qu’elles soient. Grâce à elle, vous pouvez effectuer l’ensemble des paiements que nécessite votre travail, sans avancer votre argent personnel.

La solution est avantageuse, y compris pour votre employeur qui peut consulter l’état de vos dépenses en temps réel et vous notifier si vous n’avez pas transmis vos justificatifs de paiement dans les temps.

Vous l’avez compris, Qonto est un outil précieux pour vous aider à gérer vos frais professionnels au quotidien. Réservez une démo dès à présent et faites découvrir à votre employeur les nombreux atouts de notre solution.