Carte entreprise vs. carte affaire : quelles différences ? Laquelle choisir ?

Souvent confondues, la carte affaire et la carte d'entreprise sont deux moyens de paiement utilisés dans une société pour régler les dépenses professionnelles. Quelles sont les différences entre ces deux cartes bancaires ? Laquelle choisir ? Qonto vous dit tout.

Les cartes professionnelles sont des moyens de paiement qui permettent une meilleure traçabilité des dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions.

Ces cartes de paiement offrent plus de visibilité et de contrôle, ce qui permet de réduire les fraudes liées aux fausses notes de frais.

Les paiements par carte bancaire permettent également d’alléger la gestion coûteuse et chronophage des notes de frais.

Les collaborateurs en déplacement peuvent utiliser une carte professionnelle d’entreprise ou une carte affaire. Dans un cas, ils n’avancent pas les frais professionnels. Dans l’autre, ils sont remboursés avant d’être débités.

Vos employés gagnent également du temps lors de l’achat et n’ont pas besoin d’attendre la validation de l’entreprise pour effectuer leur paiement par carte bancaire.

Les cartes bancaires affaires à débit différé (ou carte de crédit) sont généralement les plus utilisées. Elles sont débitées en fin de mois sur le compte bancaire du collaborateur, ce qui offre théoriquement plus de temps à l’entreprise pour rembourser la note de frais du salarié avant qu’il soit débité (sauf pour retirer de l’argent : les retraits aux distributeurs automatiques de billets (DAB) sont décomptés au fur et à mesure).

Les grands groupes ont plus de salariés, donc plus de dépenses. Ils privilégient :

• la sécurité (carte débitée sur le compte courant du salarié) ;
• le contrôle des dépenses (paramètrage des plafonds de paiement, carte activable chez les fournisseurs sélectionnés, etc.) ;
• la maîtrise de la trésorerie (note de frais validée après le paiement).

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La carte entreprise est un moyen de paiement similaire à la carte bleue. 

Elle peut être internationale et gérer plusieurs devises (la carte Visa et la carte Mastercard sont utilisables en France et à l’étranger), à débit immédiat (carte de débit) ou différé. 

Dans les deux cas, elle débite le compte de l’entreprise (le titulaire de la carte). Ce fonctionnement nécessite une plus grande confiance envers les salariés qui sont toutefois responsabilisés. 

Les collaborateurs gagnent en agilité puisqu’ils n’ont plus à faire l’avance des frais et à attendre des remboursements parfois longs.

La première différence entre la carte de paiement affaires et les cartes d’entreprise (carte prépayée rechargeable, e-carte d’entreprise, etc.) est le compte débiteur : les cartes d’affaires débitent le compte du collaborateur tandis que les cartes d’entreprise débitent le compte de la société.

La deuxième différence entre ces deux types de cartes de paiement est le type de débit. En général, les cartes affaires sont à débit différé (le montant est débité à la fin du mois, le dernier jour ouvré) alors que les cartes d’entreprise sont plutôt à débit immédiat. 

Le choix entre une carte affaire ou une carte entreprise dépend de vos besoins. Afin d'y voir plus clair, nous vous expliquons :

• les avantages et les inconvénients de la carte affaire ;
• les avantages et les inconvénients de la carte entreprise.

Le mode de paiement différé offre plus de temps à l’entreprise pour rembourser les salariés (même si en réalité, les remboursements peuvent être plus longs). Les salariés perdent du temps à remplir leurs notes de frais et la perte des justificatifs empêche le remboursement.

La carte affaires permet de sécuriser les dépenses et de maîtriser la trésorerie, car le montant de la carte est plafonnable, la carte est activable chez certains fournisseurs et la validation des notes de frais est ultérieure au paiement. 

Cependant, elle prend du temps : saisie par le collaborateur puis contrôle, approbation et ressaisie par l’entreprise. 

Elle coûte aussi de l’argent, notamment à cause du risque accru d’erreurs ou de fraudes à la TVA.

Parmi les nombreux avantages de la carte entreprise : elle est débitée directement sur le compte de l’entreprise, ce qui allège les avances de frais côté salariés. 

L’entreprise a également plus de visibilité sur ses dépenses globales grâce au relevé de compte bancaire mensuel. 

Par ailleurs, les transactions ne peuvent pas non plus être dédoublées, ce qui évite les risques d’utilisation frauduleuse.

Mais les salariés doivent continuer d’utiliser la note de frais et d’y attacher les factures pour justifier le remboursement de la TVA auprès de l’URSSAF.

De plus, certains salariés peuvent être tentés de dépenser plus que de raison, n’ayant plus à avancer les frais.

La carte bancaire virtuelle est idéale pour les paiements en ligne et le paiement mobile : elle peut être utilisée sur le terminal de paiement d’un commerçant grâce à une solution de paiement électronique accessible via les applications Google Pay et Apple Pay (paiement sans contact). 

Elle permet de sécuriser les paiements en ligne : les informations de la carte changent à chaque achat ou à chaque date d’expiration. 

De plus, elle aide à garder le contrôle sur ses abonnements (en paramétrant la durée de validité de la carte) et sur ses budgets (en plafonnant les dépenses pour un fournisseur).

Parmi les avantages de la carte virtuelle : elles sont paramètrables et personnalisables. Vous pouvez définir un plafond de paiement et une période de validité ainsi qu’un plafond de retrait (cartes personnalisées) pour encadrer et maîtriser les dépenses de vos salariés. 

Pour obtenir une carte virtuelle et effectuer un achat, il vous suffit de :

• créer une carte dans votre espace client ;
• afficher les informations de la carte (numéro de carte et date d’expiration que l’on retrouve indiqué sur la carte physique - au recto - cryptogramme au verso, et code confidentiel - ou code secret ou code PIN) avec une authentification renforcée ;
• régler vos achats sur internet avec le système de sécurité 3D Secure. 

Enfin, elle est sans frais d’émission (frais bancaires liés à la carte physique), contrairement à la carte physique.

La carte bancaire virtuelle simplifie également la gestion des notes de frais. L’application mobile permet de prendre en photo le justificatif lié à la dépense réalisée par carte pour l’importer dans la plateforme et valider l’opération. 

Le rapprochement bancaire est facilité, les écritures comptables sont générées automatiquement et le risque d’erreurs est considérablement réduit voire totalement supprimé : votre gestion comptable est plus sûre et plus efficace.

Toutes les dépenses réalisées avec les cartes virtuelles sont recensées dans des relevés bancaires et remontent dans l’application où elles sont consolidées en un seul et même endroit. Cela permet à la fois de :

• les piloter en temps réel (activation, désactivation, paramètrage du plafond, de la durée de validité, faire opposition, etc.) ;
• avoir une vision globale de l’ensemble des dépenses professionnelles pour pouvoir optimiser la gestion du budget.

Chez Qonto, cet outil de gestion des dépenses est intégré dans un logiciel de pré-comptabilité global qui permet de gérer l’ensemble des activités liées à la gestion des dépenses (reporting, rapprochement bancaire, demandes d’achat, notes de frais) et des factures (comptabilité clients et comptabilité fournisseur).