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4 astuces pour passer moins de temps sur votre comptabilité

Le 01 décembre 2021 par Julie Merrer

Ah, la comptabilité. Ce n’est probablement pas le sujet qui vous passionne le plus…

En tant que dirigeante ou dirigeant, vous aimeriez passer du temps sur ce qui compte vraiment pour vous : votre cœur d’activité et la croissance de votre entreprise.

Et pourtant, vous ne pouvez pas échapper aux tâches administratives. Vous avez des obligations à respecter et des délais à tenir.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour s’organiser et gagner en efficacité.

Alors, si vous avez l’habitude de passer vos soirées ou vos dimanches après-midi sur votre compta, vous êtes au bon endroit.

Voici 4 astuces clés qui vous feront gagner un temps précieux.

Conseil #1 : Faire appel à un prestataire pour externaliser sa comptabilité

La comptabilité, c’est un métier à part entière. Et pour cause, tout le monde n’est pas à l’aise avec les chiffres, les calculs et les tableaux.

Si c’est votre cas, peut-être devriez-vous déléguer votre comptabilité auprès d’un prestataire ?

C'est l'une des premières questions à se poser pour gérer sa comptabilité efficacement.

Vous pouvez, par exemple, faire appel à un comptable ou à un expert-comptable.

💡 Bon à savoir : attention à ne pas confondre le comptable et l’expert-comptable. Ce dernier exerce une profession réglementée et doit être inscrit auprès de l’ordre des experts-comptables. À ce titre, il est le seul à pouvoir certifier les comptes de votre entreprise.

Dans tous les cas, il est judicieux de déléguer sa comptabilité à mesure que l'entreprise grandit.

En effet, il faut savoir que la plupart des PME sont placées sous le régime réel normal ou le réel simplifié d’imposition. Ces deux régimes imposent des obligations comptables rigoureuses, à savoir la tenue :

  • de journaux comptables ;
  • des comptes annuels comprenant le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes comptables.

Ces obligations nécessitent de maîtriser des notions comptables complexes, comme le calcul des amortissements et des immobilisations.

Tout ceci peut s’avérer très fastidieux si vous n’êtes pas familier avec ces notions. Vous risquez de faire des erreurs, et de perdre beaucoup de temps.

Après tout, chacun son domaine d’expertise, n’est-ce pas ?

Gardez en tête qu’un prestataire comptable est un partenaire stratégique de l’entreprise. Son rôle dépasse la tenue de votre comptabilité. Il peut aussi vous aider sur toutes vos problématiques d’ordre social (création de contrats de travail…), fiscal (conseil pour optimiser votre fiscalité…) et juridique (rédaction des statuts de votre société, de contrats…).

Conseil #2 : Gérer ses documents comptables au fil de l’eau

En tant que chef.fe d’entreprise, vous faites un certain nombre de devis et de factures au quotidien.

À l’inverse, vous réalisez probablement des dépenses professionnelles dans le cadre de votre activité.

💡 Pour rappel, vous avez l’obligation de retranscrire tous vos encaissements (c’est-à-dire, vos entrées d’argent) et vos décaissements (sorties d’argent) dans vos journaux comptables, et cela, quel que soit le régime d’imposition dont vous dépensez.

Attention : c’est aussi votre cas si vous êtes sous le régime de la micro-entreprise et que vous bénéficiez d’obligations comptables ultra simplifiées. Tous vos flux doivent être inscrits dans le livre des recettes et le registre des achats.

Alors, n’oubliez pas de reporter ces mouvements sur vos livres comptables, de manière régulière. Si possible, accordez-vous un moment tous les jours, ou toutes les semaines, pour le faire.

Au premier abord, ces micro tâches peuvent sembler fastidieuses, mais elles vous feront gagner un temps considérable sur le long terme.

Si vous déléguez votre comptabilité, pensez à transmettre tous les documents nécessaires à votre prestataire.

Conseil #3 : Dématérialiser ses documents comptables

Livre journal, livre d’inventaire, facture, notes de frais, bon de commande… La comptabilité représente beaucoup de paperasses.

Le problème, c’est que vous ne pouvez pas vous en débarrasser à la fin de votre exercice comptable. En effet, la loi impose de conserver ces pièces pendant 10 ans.

Et 10 ans de justificatifs… Cela prend de la place. Bien souvent, ces documents s’accumulent dans de gros classeurs. Résultat : l’organisation n’est pas optimale et il n’est pas toujours facile de retrouver les justificatifs en cas de contrôle de l’Administration fiscale.

Alors, que faire ?

Aujourd’hui, il existe des solutions pour vous aider à vous organiser. Elles sont basées sur un principe simple : la dématérialisation.

Grâce à la dématérialisation, vous n’avez plus besoin de rédiger ou de signer vos documents à la main.

Ceux-ci sont ensuite plus facilement classés et archivés sur des bases de données informatisées.

Oui, mais les documents digitalisés ont-ils la même valeur probante que les documents papier ?

Oui, bien sûr. À condition que vous garantissiez l’authenticité et l’intégrité de leur contenu. C’est pour cela que vous devez être vigilant au moment de choisir votre logiciel de comptabilité, ou de facturation. Celui-ci doit utiliser des procédés rigoureux et techniques (comme la signature électronique) pour garantir la fiabilité et la non-falsification de vos pièces.

Par exemple, chez Qonto, vos reçus digitalisés sont certifiés. Autrement dit, ils ont la même valeur légale que leur version papier. Vous êtes alors tout à fait en règle en cas de contrôle de l’URSSAF.

💡 Important : depuis la loi du 6 août 2015, vous avez l’obligation de d’émettre des factures dématérialisées si vous fournissez une prestation à l’État (ou bien à une collectivité territoriale ou à un établissement public). La facture électronique risque d’être généralisée aux prestations en B2B, c’est-à-dire, à l’égard des entreprises privées assujetties à la TVA, d’ici 2025. Raison de plus pour se mettre à la dématérialisation, dès aujourd’hui.

Conseil #4 : Être proactif face aux impayés

Les impayés sont un vrai fléau pour les entreprises.

D’une part, ils peuvent avoir un impact considérable sur la trésorerie. En effet, lorsqu’ils s’accumulent, il devient difficile de faire face à vos charges (paiement des salaires, des impôts, cotisations sociales, dépenses professionnelles nécessaires au fonctionnement de l’activité, etc.). Si vous n’agissez pas rapidement, c’est la santé financière de votre société qui est en jeu.

D’autre part, ces impayés peuvent vous faire perdre un temps précieux dans votre comptabilité.

Une facture impayée est considérée comme :

  • une créance douteuse, lorsqu’elle fait l’objet d’un retard de paiement important ;
  • une créance irrécouvrable, lorsqu’elle est définitivement perdue.

Ces créances font l’objet d’un traitement particulier dans votre comptabilité. Par exemple, une créance irrécouvrable doit obligatoirement être justifiée par un certificat d’irrécouvrabilité... Bref, une complexité supplémentaire dont vous vous passerez bien.

Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour lutter contre les impayés.

D'abord, le mot d’ordre est la prévention.

Avant de contracter avec un nouveau client - notamment s’il s’agit d’un contrat important - n’hésitez pas à vous informer sur sa situation et sa solvabilité.

Par exemple, vous pouvez tout à fait :

  • consulter le registre du commerce et des sociétés pour accéder aux informations clés sur l’entreprise : représentant légal, forme juridique, capital social. Sachez que vous avez également accès à des chiffres clés sur sa santé financière (chiffre d’affaires, résultat…), si les comptes n’ont pas été déposés avec déclaration de confidentialité ;
  • demander à l’entreprise de vous fournir des attestations prouvant l’absence de dettes et le respect des délais de paiement.

S’il est déjà tard et que vous soupçonnez une défaillance de paiement, sachez qu’il existe des recours.

  • En premier lieu, pensez à envoyer un rappel informel. Parfois, un retard résulte d’un simple oubli et il serait dommage de dégrader de bonnes relations commerciales avec un client, pour un malentendu.
  • En cas d’absence de réponse, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure. Généralement, une telle lettre suffit à débloquer la situation.
  • Ensuite, vous pouvez envisager les procédures judiciaires de recouvrement. S’il s’agit d’un petit litige, la procédure d’injonction de payer sera la plus indiquée. Elle est simple, rapide et peu coûteuse.

Ces quelques bonnes pratiques vous permettront de mieux organiser votre comptabilité.

Vous êtes alors en capacité de consacrer votre énergie à des missions plus stratégiques pour votre entreprise.

Pour aller plus loin, Qonto met à votre disposition des outils d'aide à la préparation de votre comptabilité, mais aussi des offres partenaires pour vous aider à gagner encore plus de temps sur l'administratif. Et cela, quels que soient votre taille et votre degré de numérisation.

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