En matière de comptabilité, la note de frais est un élément qu’il ne faut pas prendre à la légère. Dans ce guide, nous allons vous faire découvrir comment comptabiliser une note de frais.
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Ouvrir un compteGérer une société peut être un véritable casse-tête. Entre l’optimisation de la performance et l’organisation interne de l’entreprise, il faut penser à tout. En matière de comptabilité, la note de frais est un élément qu’il ne faut pas prendre à la légère. Dans ce guide, nous allons vous faire découvrir comment comptabiliser une note de frais.
Un salarié est parfois contraint de puiser dans ses fonds personnels (carte bancaire personnelle) pour payer des frais liés à son activité professionnelle. Une note de frais prouve ces dépenses engagées à titre professionnel.
En fonction de la politique de frais établie par l’entreprise, une note de frais peut faire l’objet d’un remboursement à condition qu’elle remplisse les conditions prouvant et justifiant cette dépense.
Comme toute autre sortie de trésorerie, une note de frais doit être enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise. Le manquement à cette obligation peut être un motif de redressement de l’URSSAF. Il faut savoir que certains types de dépenses comme les indemnités sont soumis aux cotisations sociales, d’où l’intérêt de ne pas minimiser la comptabilisation des notes de frais.
Une note de frais se présente sous forme de fiche que l’on peut établir sur un tableur Excel. Généralement, ce document doit impérativement contenir les mentions obligatoires suivantes :
Pour éviter d’être confronté à un litige avec l’administration fiscale, le salarié doit présenter une note de frais détaillée. Dans certains cas, sachez qu’il est possible de récupérer la TVA. Pour cela, la loi exige que la facture soit adressée à la société.
Avant d’établir une note de frais, chaque collaborateur doit s’assurer que les dépenses qu’il a engagées ont été effectuées dans l’intérêt de l’enseigne. Afin d’éviter toute ambiguïté, il est primordial que l’entreprise ait élaboré une politique de frais claire et précise.
D’une manière générale, toute une multitude de dépenses peut faire l’objet d’une demande de remboursement, notamment :
La comptabilisation d’une note de frais est une opération délicate. Généralement, elle nécessite la maîtrise des règles comptables et fiscales. Voici les points-clés pour accomplir cette tâche administrative à la perfection.
En principe, l’enregistrement d’une note de frais doit être effectué dans le journal des achats de l’entreprise. Mais, il arrive aussi que les dépenses engagées soient répertoriées dans le journal d’Opérations diverses (journal d’OD).
Dans tous les cas, l’écriture comptable doit se conformer aux normes. Pour cela, les comptes de charges que vous utilisez vont être définis en fonction de la nature des dépenses. Par exemple :
La comptabilisation des notes de frais peut facilement se transformer en une mission complexe lorsque l'on n’a aucune notion en comptabilité. Pour les PME, il est envisageable d’opter pour une solution de gestion simplifiée afin d’alléger leurs tâches. Pour cela, l’un des premiers choix consiste à utiliser un logiciel spécialisé. Cette option présente toute une multitude d’avantages :
L’usage d’un outil de gestion est une étape cruciale, car il permet d’assurer la dématérialisation des notes de frais. En réduisant l’utilisation des papiers, vous bénéficierez d’une variété d’avantages, notamment :
Avec le compte professionnel Qonto vous pouvez notamment prendre en photo vos justificatifs de dépenses et les joindre à chacune de vos transactions. Ne courrez plus après vos notes de frais et mettez en place un processus clair et efficace pour gérer vos notes de frais.
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