Le 21 janvier 2020 par Qonto

Procédure de note de frais

Qu’il s’agisse des dépenses engagées lors d’une mission ou d’un rendez-vous d’affaires, il est tout à fait possible de lancer des demandes de remboursement. Dans ce guide, nous allons vous parler de la procédure de note de frais.

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Dans l’exercice de ses fonctions, il se peut qu’un collaborateur de l’entreprise soit amené à utiliser sa carte bancaire pour payer des frais professionnels. Qu’il s’agisse des dépenses engagées lors d’une mission ou d’un rendez-vous d’affaires, il est tout à fait possible de lancer des demandes de remboursement. Dans ce guide, nous allons vous parler de la procédure de note de frais.

Note de frais : quelle définition ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il s’avère essentiel de mieux cerner ce qu’est une note de frais. Pour faire simple, une note de frais est un document qui renferme toutes les dépenses engagées par un salarié pour des besoins professionnels.

Généralement, une note de frais se matérialise par un tableau où l’on y trouve quelques mentions obligatoires, notamment :

  • la date d’établissement de la note de frais ;
  • l’objet des dépenses ;
  • le montant total exprimé en hors taxe et TTC
  • la TVA

Pour faire l’objet d’un remboursement, une note de frais doit impérativement être annexée d’une pièce justificative.

Procédure de remboursement de note de frais : quand ?  

Quel que soit votre statut dans l’entreprise, sachez que toutes les dépenses que vous engagez, même dans l’exercice de votre fonction, ne sont pas systématiquement validées lors d'une procédure de remboursement de note de frais. L’entreprise doit mettre en place une politique de frais afin d’éviter de payer des factures exorbitantes.  

En règle générale, seuls quelques frais professionnels peuvent faire l’objet d’une note de frais. Il s’agit entre autres :

  • des frais d’hébergement lors d’une mission ponctuelle dans une localité située à plus de 50 km de l’adresse de domiciliation de l’entreprise ;
  • des frais de restauration dans le cadre d’un déplacement professionnel ;
  • des frais de déplacement (avion, transport en commun ou taxi) ;
  • des frais d’abonnement téléphonique.

Au cas où le salarié aurait utilisé son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut également entamer une procédure de remboursement de note de frais. Dans ce cas précis, les dépenses sont connues sous l’appellation d’indemnités kilométriques.

Quels sont les modes de remboursement d’une note de frais ?

Quel que soit le montant de la note de frais, le mode de remboursement d’une note de frais peut être procédé de deux manières :

  • le remboursement des frais réels : l’entreprise s’engage à rembourser la totalité des dépenses engagées dans le cadre d’une mission. Pour la procédure de remboursement de note de frais, il est impératif de présenter un justificatif de note de frais ;
  • le remboursement des frais forfaitaires : Le chef d’entreprise fixe un montant forfaitaire pour les différents frais professionnels. Pour cette option, il doit se référer sur le barème établi par l’URSAFF lors du remboursement de ses salariés. Il faut savoir que ce mode de remboursement de notes de frais est plus simplifié étant donné qu’il n’est pas obligatoire de vérifier les justificatifs de note de frais.

Demandes de remboursement de note de frais : quelles démarches ?

La gestion des notes est une tâche à part entière. Elle requiert l’intervention de plusieurs entités, entre autres, le service de comptabilité et des finances lors d’une procédure de remboursement de note de frais.

La déclaration des notes de frais

Pour bien s’organiser, il est recommandé de mettre en place un document standard pour que les salariés puissent déclarer leurs notes de frais. De cette manière, les responsables sont sûrs de trouver toutes les informations requises dans le document.

Si vous êtes adeptes des méthodes traditionnelles, plus précisément, la présentation d’un papier physique, vous devez mettre à la disposition des salariés la version imprimable des fiches prévues pour la note de service.

Ces méthodes traditionnelles sont cependant très chronophages, il existe maintenant des processus de dématérialisation des notes de frais. Comment ça marche ? La néobanque Qonto, par exemple, vous permet d'attacher un justificatif de paiement à chacune des transactions. Concrètement, vous pouvez fournir une carte de paiement Qonto à vos employés, en gérer les plafonds depuis votre compte, laisser vos employés effectuant des dépenses professionnelles et prendre en photo leur justificatifs de paiement. Rien de plus simple pour gérer vos notes de frais !

La présentation des justificatifs de note de frais

La présentation des justificatifs de note de frais est une étape indispensable, car elle permet de valider tout remboursement.

Dans tous les cas, il est essentiel que les dépenses engagées soient en cohérence avec la valeur du bien ou du service. Dans certains cas, il se peut que l’administration fiscale considère certains frais comme des avantages ou des indemnisations. Pour ces situations, sachez que le fisc peut imposer des cotisations sociales.

Quel délai pour faire un remboursement de note de frais ?

La procédure de note de frais est parfois fastidieuse. En effet, il est indispensable de passer par plusieurs étapes avant la validation du document. À cause de la lourdeur des démarches administratives, le remboursement des notes de frais se fait généralement à la fin de mois.

Si ce délai de traitement n’est pas respecté, sachez que le salarié n’est pas en droit de faire une quelconque réclamation. D’après la loi, l’entreprise dispose d’une période de 5 ans pour faire un remboursement de note de frais.

Il faut savoir que dans la majorité des cas, l’entreprise effectue le remboursement des notes de frais dans un délai d'un mois, à condition que le salarié présente un justificatif de note de frais conforme à la politique de frais de l’entreprise.

Que faire pour alléger la procédure de note de frais ?

Il faut dire que la gestion des notes n’est pas la seule fonction d’un chef d’entreprise. Pour gagner du temps, il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptable pour saisir des notes. L’usage de cet outil favorise aussi la dématérialisation des notes de frais. Plus précisément, les demandes de remboursement et la présentation d’un justificatif de note de frais peuvent entièrement être effectuées en ligne.

En ayant recours aux applications de gestion de note, il est par exemple possible de prendre en photo les factures ou toute autre pièce justificative, puis d’accéder à un compte pro pour réaliser la procédure de remboursement de note de frais. Ce sont notamment tous ces avantages (et bien plus encore) que propose Qonto !

Gagnez du temps sur la gestion des notes de frais !

Pour simplifier vos procédures de notes de frais, ouvrez un compte auprès de la néobanque Qonto. Gagnez du temps et concentrez vous sur l'essentiel !

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