Comptabilité, réception des appels téléphoniques, traitement des courriers… réaliser soi-même les petites tâches administratives est une véritable perte de temps. Cependant, elles ne doivent pas être prises à la légère. Toute comme l’enregistrement des dépenses de l’entreprise, la saisie des notes de frais mérite une attention particulière.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est loin d’être un papier administratif anodin. C’est grâce à ce document qu’un salarié peut demander un remboursement des frais professionnels.
Par définition, une note de frais est un document qui recense toutes les dépenses engagées par un collaborateur de l’entreprise à des fins professionnelles. Pour être remboursée, elle doit contenir quelques mentions obligatoires telles que :
- l’objet de la dépense ;
- la date d’établissement de la note de frais ;
- le montant des frais exprimé en hors taxes ;
- la TVA ;
- le montant total en TTC.
Rembourser les frais professionnels : dans quels cas ?
En principe, tous les frais professionnels peuvent faire l’objet d’un remboursement. On peut citer entre autres :
- les frais de déplacement professionnel ;
- les frais de repas ;
- les frais de télétravail ;
- les frais d’abonnement téléphonique ;
- les frais d’hébergement ;
- les indemnités kilométriques.
Il est important de préciser que tous les frais professionnels, quelle que soit leur nature, ne sont pas soumis aux cotisations de la Sécurité sociale. L’administration fiscale, quant à elle, offre une déduction de 10 % sur la rémunération du salarié pour qu’il puisse supporter ses frais professionnels.
Remboursement d’une note de frais : quelles options ?
Vous devez savoir qu’il existe deux options pour percevoir un remboursement des notes de frais :
- le remboursement des frais réels : l’entreprise accepte de rembourser les frais professionnels, quel que soit leur montant. Pour cette option, les salariés doivent présenter des justificatifs ;
- les remboursements forfaitaires : dans certains cas, l’entreprise définit des montants plafonds pour les différents types de frais liés à l’activité professionnelle du salarié. Pour cette modalité de remboursement, la présentation de justificatifs n’est pas requise.
Quelles sont les règles de l’URSSAF sur les notes de frais ?
Quel que soit le type de frais professionnels, l’entreprise est dans l’obligation de rembourser le montant total des dépenses. Cependant, elle est tenue de respecter les barèmes imposés par l’URSSAF :
- les frais de déplacement professionnel et d’hébergement sont justifiés au cas où le lieu de mission est situé à plus de 50 km (ou à un trajet de 90 minutes en transport en commun) du domicile du salarié ;
- pour bénéficier d’un remboursement des frais de repas, le salarié doit préciser le nom, le poste et des coordonnées des convives dans les justificatifs ;
- si le salarié opte pour la location de véhicule pour ses déplacements professionnels, le carburant et les péages sont à sa charge. En aucun cas, ces dépenses ne doivent être incluses dans le frais de déplacement professionnel.
Comment se déroule un contrôle de l’URSSAF ?
Le contrôle de l’URSSAF peut se produire à n’importe quel moment, d’où l’importance de mettre à jour tous les documents. Pour faciliter la gestion des frais, il est aujourd’hui possible d’utiliser des outils en ligne.
Grâce à la dématérialisation des tous vos documents administratifs, l’archivage des données sera plus facile. Cela vous permettra d’être à l’abri d’une omission lors de la gestion des frais (la saisie et le traitement des notes de frais).
Généralement, le contrôle de l’URSSAF a lieu au siège de l’entreprise. Pour accéder aux notes de frais, le responsable mandaté par l’URSSAF n’aura qu’à se connecter à une plateforme dédiée, ce qui lui permet de gagner du temps.
Notes de frais : que faire pour éviter un redressement de l’URSSAF ?
La gestion des frais est une opération sensible. Une erreur, même la plus infime, peut être à la source d’un redressement. Voici quelques bons réflexes pour éviter ce désagrément :
- toutes les dépenses effectuées par l’entreprise doivent être justifiées. Pour les notes de frais, il est possible de présenter des factures émanant des hôtels, des restaurants ainsi que les tickets de bus. Si vous optez pour une version dématérialisée, il est important de fournir un fichier en version PDF et horodaté, selon l’arrêté du 23 mai 2019 ;
- quel que soit le type de frais professionnel, il est primordial de respecter les plafonds. Si le montant des frais est conséquent, l’administration fiscale peut considérer ces dépenses comme des avantages en nature. Dans ce cas-là, les frais seront soumis à une cotisation sociale.
Gérer ses notes de frais avec son compte pro
La gestion des notes de frais peut être chronophage et répétitive mais il s'agit d'une tâche essentielle pour s'assurer que l'entreprise ne fasse pas l'objet d'un redressement.
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