Toute comme l’enregistrement des dépenses de l’entreprise, la saisie des notes de frais mérite une attention particulière.
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Ouvrir un compteComptabilité, réception des appels téléphoniques, traitement des courriers… réaliser soi-même les petites tâches administratives est une véritable perte de temps. Cependant, elles ne doivent pas être prises à la légère. Toute comme l’enregistrement des dépenses de l’entreprise, la saisie des notes de frais mérite une attention particulière.
La note de frais est loin d’être un papier administratif anodin. C’est grâce à ce document qu’un salarié peut demander un remboursement des frais professionnels.
Par définition, une note de frais est un document qui recense toutes les dépenses engagées par un collaborateur de l’entreprise à des fins professionnelles. Pour être remboursée, elle doit contenir quelques mentions obligatoires telles que :
En principe, tous les frais professionnels peuvent faire l’objet d’un remboursement. On peut citer entre autres :
Il est important de préciser que tous les frais professionnels, quelle que soit leur nature, ne sont pas soumis aux cotisations de la Sécurité sociale. L’administration fiscale, quant à elle, offre une déduction de 10 % sur la rémunération du salarié pour qu’il puisse supporter ses frais professionnels.
Vous devez savoir qu’il existe deux options pour percevoir un remboursement des notes de frais :
Quel que soit le type de frais professionnels, l’entreprise est dans l’obligation de rembourser le montant total des dépenses. Cependant, elle est tenue de respecter les barèmes imposés par l’URSSAF :
Le contrôle de l’URSSAF peut se produire à n’importe quel moment, d’où l’importance de mettre à jour tous les documents. Pour faciliter la gestion des frais, il est aujourd’hui possible d’utiliser des outils en ligne.
Grâce à la dématérialisation des tous vos documents administratifs, l’archivage des données sera plus facile. Cela vous permettra d’être à l’abri d’une omission lors de la gestion des frais (la saisie et le traitement des notes de frais).
Généralement, le contrôle de l’URSSAF a lieu au siège de l’entreprise. Pour accéder aux notes de frais, le responsable mandaté par l’URSSAF n’aura qu’à se connecter à une plateforme dédiée, ce qui lui permet de gagner du temps.
La gestion des frais est une opération sensible. Une erreur, même la plus infime, peut être à la source d’un redressement. Voici quelques bons réflexes pour éviter ce désagrément :
La gestion des notes de frais peut être chronophage et répétitive mais il s'agit d'une tâche essentielle pour s'assurer que l'entreprise ne fasse pas l'objet d'un redressement.
Le compte professionnel Qonto vous aide pour gérer au mieux vos notes de frais. Avec votre compte, commandez des cartes professionnelles pour vous équipes, fixez-en les plafonds en temps réels et assurez-vous qu'ils n'aient plus d'avance à effectuer. Grâce à ces cartes faites gagnez vos équipes en autonomie tout en gardant le contrôle des dépenses.
Avec Qonto, vous pouvez non seulement créer des cartes pour vos équipes mais également dématérialiser vos notes de frais. Prenez en photo vos justificatifs de dépenses et intégrez-les directement via votre application.
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