Le 15 octobre 2021 par Qonto

Justificatif note de frais repas, tout savoir

Comme c’est le cas pour les frais kilométriques ou encore les frais de transport, les frais de repas peuvent être remboursés au salarié dans certaines conditions. Découvrez maintenant les conditions à respecter pour être remboursé et les points importants liés au justificatif de paiement.

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Dans le cadre de son activité professionnelle, un employé peut être amené à engager des dépenses. Pour garantir leurs remboursements, ces dernières doivent être accompagnées d’un justificatif de note de frais. Ce document est une pièce essentielle dans le processus de gestion des frais professionnels et de leurs remboursements.

Comme c’est le cas pour les frais kilométriques, les frais de transport, les frais d’hébergement et les frais divers, les frais de repas peuvent être remboursés au salarié dans certaines conditions. Découvrez maintenant les conditions à respecter pour être remboursé et les points importants liés au justificatif de paiement.

Justificatif note de frais repas : conditions à respecter pour être remboursé

Avec la complexité du système de justification des notes de frais, il est tout à fait compréhensible que les salariés ne s’y retrouvent pas aisément. Lorsque l’employeur demande au salarié un justificatif pour des frais professionnels de repas, le salarié doit absolument fournir, selon le cas, une note de frais restaurant, un bon pour une note de boulangerie, ou encore un justificatif note de frais repas supermarché. Il faut noter que dans le cas où le justificatif de note de frais ne concernerait que le salarié, l’original d’un reçu de papier suffit pour justifier d’une note de frais.

Toutefois, il y a des particularités. C’est le cas quand on invite un client à déjeuner ; la note de frais de repas doit comporter les mentions suivantes :

  • le nom de chaque client invité ;
  • la profession de chaque client invité ;
  • le nom de l’entreprise de chaque client invité.

Justificatif note de frais repas : pourquoi préférer un reçu à une facture ?

Le salarié doit garder à l’esprit que les notes de frais doivent être nécessairement justifiées, quelles que soient les dépenses qu’il a engagées. Aucun remboursement de frais de nourriture n’est en effet autorisé par les autorités fiscales. Et il est recommandé de fournir un reçu plutôt qu’une facture. Quelle est la différence entre ces deux pièces justificatives ?

Une facture est une pièce de nature comptable qui constitue la preuve de l’achat ou de la vente de biens ou services. Cette pièce ne justifie pas du paiement de la dépense. Par conséquent, il est capital d’indiquer et de dater s’il est question d’une facture payée en intégralité, payée partiellement ou d’une facture non payée.

Quant au reçu, c’est un document délivré au client lors du paiement après une prestation donnée, et qui sert de justificatif en matière fiscale. À l’opposé de la facture, il comporte plus d’informations, notamment toutes celles qui sont essentielles à un remboursement d’une note de frais professionnels (le nom du prestataire, le montant total payé, la date de l’opération, la nature des biens achetés, le mode de payement). Un reçu est donc un document qui certifie que le collaborateur a véritablement effectué une dépense pour le compte de son entreprise.

En ce qui concerne le reçu de la carte bancaire, il peut être accepté dans certains cas par certaines sociétés. Seulement, il ne comporte pas généralement tous les détails liés aux frais engagés par le salarié, pour prétendre à une indemnité. Pour cette raison, il devra toujours être accompagné du reçu délivré par le prestataire de service.

Bon à savoir : Pourquoi faut-il bien justifier une note de frais professionnels ?

Les frais professionnels d’une société sont déductibles de son chiffre d’affaires et exemptés de charges sociales. Pour certaines catégories de dépenses, elle peut également récupérer la TVA (déductible).

En ce qui concerne le collaborateur, l’assiette du calcul de l’impôt sur le revenu ne prend pas en compte le remboursement des frais professionnels. De même, ce remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales (excepté dans quelques rares cas).

Enfin, les normes qui régissent la justification et le remboursement des notes de frais professionnels ne sont pas aisées à suivre. Aussi, une erreur peut rapidement survenir. Par ailleurs, il arrive que le salarié égare ses justificatifs (situation très complexe pour la société, particulièrement vis-à-vis de la loi).

Par conséquent, il est judicieux de dématérialiser ses justificatifs et les stocker en ligne. Ce qui est facilement réalisable avec une néo banque dédiée aux professionnels (freelances, SAS, SARL…). Les salariés et les entreprises peuvent compter non seulement sur des comptes professionnels en ligne, mais également sur un système de gestion des frais.

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