Basiskennis boekhouden: de belangrijkste begrippen uitgelegd

Uit onderzoek van de KVK onder bijna 800 ondernemers bleek dat veel starters gewoon niet goed weten hoe hun eigen boekhouding in elkaar zit. En eerlijk, dat is niet zo gek: niemand leert dit van nature. Debet, credit, de balans, een grootboekrekening — het klinkt al snel ingewikkelder dan het is. In dit artikel loop je de basis door die je als ondernemer echt nodig hebt, met voorbeelden die je morgen al kunt toepassen.

Overigens: "Basiskennis Boekhouden" is ook de naam van een officieel erkend examen (BKB®), aangeboden door onder meer de Associatie voor Examinering. Zoek je dat diploma, dan is dit artikel een goede opwarmer, maar geen vervanging van een cursus. Wil je gewoon weten hoe het werkt zodat je je eigen administratie kunt bijhouden? Lees dan verder.

Je bent als ondernemer verplicht om een administratie bij te houden — dat is geen vrijblijvend advies, maar een wettelijke plicht, zo legt KVK uit. Maar het echte voordeel zit 'm niet in het voldoen aan de regels. Het zit 'm erin dat je zelf precies weet of je winst maakt, waar je geld blijft hangen en of je een factuur kunt missen zonder in de problemen te komen. Een boekhouder kan je helpen, maar als je zelf geen idee hebt wat er in je cijfers gebeurt, mis je de controle over je eigen bedrijf.

Voordat we induiken, hier de termen die steeds terugkomen. Bewaar deze tabel gerust als spiekbriefje:

Dit is waar de meeste mensen afhaken, meestal omdat ze debet en credit lezen als "goed" en "fout". Vergeet die betekenis. In de boekhouding zijn het gewoon richtingen: links en rechts.

Wat verwarrend is, is dat debet niet bij elke rekening hetzelfde doet. Bij bezittingen en kosten verhoogt debet het saldo. Bij schulden, eigen vermogen en omzet werkt het precies andersom, daar verhoogt credit juist. Even wennen, maar na een paar voorbeelden valt het kwartje meestal vanzelf.

Een bekend (en nogal lelijk, maar effectief) Nederlands bruggetje: debet is dokken, credit is cashen. Niet heel logisch onderbouwd, maar het blijft hangen. Wie liever met logica werkt, kan ook de Engelse variant gebruiken: DEAD CLIC. DEAD staat voor Debet verhoogt Expenses, Assets en Drawings (kosten, bezittingen, privé-opnames). CLIC staat voor Credit verhoogt Liabilities, Income en Capital (schulden, inkomsten, eigen vermogen). Kies wat voor jou het makkelijkst blijft hangen — allebei werken ze.

Stel, je koopt een laptop van € 1.500 en betaalt contant vanaf je zakelijke rekening. Er gebeurt dan het volgende:

Je totale bezittingen zijn niet veranderd. Je hebt alleen geld omgezet in een laptop. Dat is meteen de kernregel van boekhouden: debet en credit moeten bij elke boeking exact in balans zijn. Klopt dat niet, dan zit er ergens een fout.

De balans is een foto, geen film. Het laat zien wat je op één specifiek moment bezit (activa) en hoe je dat hebt gefinancierd (passiva). Een simpel voorbeeld voor een eenmanszaak na het eerste jaar:

Beide kanten zijn altijd gelijk. Logisch ook: alles wat je bezit, is op de een of andere manier gefinancierd, met eigen geld of met geleend geld.

Een grootboekrekening is niets anders dan een apart mapje per onderwerp. In plaats van één lange lijst met alle inkomsten en uitgaven door elkaar, splits je alles op, zodat je per categorie kunt zien wat er gebeurt:

• Bank en kas
• Debiteuren (wat klanten je nog moeten betalen)
• Crediteuren (wat jij nog moet betalen)
• Omzet
• Inkoopkosten
• Autokosten, kantoorkosten, marketingkosten, en zo verder

Hoeveel grootboekrekeningen je nodig hebt, hangt af van hoe gedetailleerd je het wilt zien. Een boekhoudprogramma stelt meestal een standaardset voor, die je daarna naar eigen inzicht kunt uitbreiden.

Deze twee worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze iets heel anders laten zien:

Je kunt op papier winst maken (winst-en-verliesrekening) en toch weinig geld op de rekening hebben staan (balans), bijvoorbeeld omdat klanten nog niet hebben betaald. Dat is precies waarom je beide nodig hebt, niet een van de twee.

Voor de meeste zakelijke gegevens geldt een bewaarplicht van 7 jaar: denk aan je grootboek, facturen, bankafschriften en debiteuren- en crediteurenadministratie. Voor gegevens over een bedrijfspand ligt dat met 10 jaar wat langer, vanwege de btw-herzieningstermijn. Ondernemersplein zet precies op een rij wat je moet bewaren en in welke vorm dat mag (papier of digitaal, zolang het maar volledig en controleerbaar blijft).

1. Open een aparte zakelijke rekening. Niet verplicht, maar het voorkomt dat privé en zakelijk door elkaar lopen — en dat scheelt je straks uren uitzoekwerk.
2. Kies een systeem en blijf erbij. Een boekhoudprogramma, een spreadsheet, of een boekhouder: maakt niet uit wat je kiest, zolang je het consequent bijhoudt.
3. Boek wekelijks, niet achteraf. Een half jaar aan bonnetjes in één keer verwerken is vragen om fouten (en stress).
4. Bewaar alles digitaal, ook foto's van bonnetjes. Papier raakt kwijt, een foto in de cloud niet.
5. Vraag hulp zodra het ingewikkeld wordt. Btw-aangifte, een BV oprichten of een lening aantrekken: dat zijn momenten waarop een boekhouder zijn geld dubbel en dwars waard is.

Ben je na dit artikel enthousiast geworden en wil je je kennis laten toetsen, dan bestaat daar dus een erkend traject voor: het BKB®-examen, afgenomen door de Associatie voor Examinering. Voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers is dat niet nodig om je eigen boekhouding bij te houden, maar voor wie richting een rol in de financiële administratie wil, is het een erkende eerste stap.

• Privé en zakelijk door elkaar laten lopen, waardoor niemand nog kan zien wat echt bij het bedrijf hoort.
• Bonnetjes en facturen "later wel" verwerken, tot er een onoverzichtelijke stapel ligt.
• Denken dat winst op papier hetzelfde is als geld op de rekening.
• Grootboekrekeningen te grof indelen, waardoor je eigenlijk niets leert van je eigen cijfers.

De basis snappen is één ding, het elke week bijhouden is een ander verhaal. Met geautomatiseerde boekhouding binnen je zakelijke rekening hoef je grootboekrekeningen niet zelf te beheren: transacties worden automatisch gecategoriseerd en gekoppeld aan je boekhoudpakket. Gecombineerd met facturatie die rechtstreeks in je rekening zit, houd je de basis op orde zonder dat je zelf elke boeking met de hand hoeft uit te zoeken.