Digitales Beleg­management mit Qonto

Digitales Belegmanagement ist eine moderne Methode der Belegverwaltung, bei der Geschäftsdokumente wie beispielsweise Rechnungen, Quittungen oder Lieferscheine digitalisiert und zentral gespeichert werden.

Idealerweise bietet es Ihnen die Möglichkeit, Ihre digitalen Belege direkt an Ihre Transaktionen anzuhängen. Dadurch sparen Sie sich die Suche nach Papierdokumenten, um Ausgaben zu belegen.

Zudem können digitale Belege oftmals automatisch kategorisiert werden, was nicht nur die Suche nach ihnen, sondern auch ihre Organisation erleichtert.

Der Aufwand für manuelle Dateneingabe entfällt. Auch Buchhaltungsprozesse wie die Kontenabstimmung wird durch digitales und automatisiertes Belegmanagement vereinfacht.

Als weiterer Vorteil ist digitale Belegverwaltung in der Regel sicherer als die herkömmliche, da elektronisch gespeicherte Belege nicht so leicht verloren gehen oder beschädigt werden.

Insgesamt können Unternehmen mit modernem Belegmanagement Zeit und Geld sparen und den Buchhaltungsprozess insgesamt effizienter gestalten.

Digitales Belegmanagement bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Belegverwaltung.

Zum einen ermöglicht die Digitalisierung von Rechnungen und Quittungen eine deutlich einfachere und schnellere Erfassung und Archivierung von Dokumenten. Manuelle Dateneingabe wird vermieden, was Zeit und Ressourcen spart.

Zudem werden digitale Belege kategorisiert gespeichert, sodass Sie sie schneller wiederfinden. Durch die zentrale Speicherung von Belegen entfällt auch der Aufwand für die physische Lagerung und Archivierung von Papierdokumenten.

Ein weiterer Vorteil von elektronischer Belegverwaltung ist die erhöhte Sicherheit, da Sie oder Ihre Mitarbeitenden digitale Belege nicht so leicht verlieren. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse kann außerdem die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Belegverwaltung reduziert werden.

Digitales Belegmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Buchhaltung und des Finanzwesens. Eine gute Software für digitales Belegmanagement sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Belegen zu erfassen. Dazu gehören unter anderem:

• Eingangsrechnungen
• Quittungen
• Lieferscheine
• Kassenbelege
• Verträge
• Bestellungen

Die Software sollte in der Lage sein, diese Belege in digitaler Form zu speichern und zu organisieren. Auf diese Weise wird das Auffinden und Verarbeiten von Belegen einfacher und effizienter.

Idealerweise bietet die Software außerdem die Möglichkeit, Belege zu kategorisieren und zu taggen. Dadurch können sie schneller und einfacher gefunden werden.

In Deutschland müssen Unternehmen bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahren, um die Einhaltung von steuerlichen und rechtlichen Anforderungen sicherzustellen. Die Aufbewahrungsdauer variiert je nach Art des Dokuments und beträgt in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren.

Belege, die für die Buchhaltung relevant sind, wie beispielsweise Rechnungen, Zahlungsbelege und Lohnunterlagen, müssen Sie mindestens zehn Jahre lang vor dem Reißwolf bewahren. Unterlagen wie Verträge, Mahnungen und sonstige geschäftliche Aufzeichnungen müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Tipp: Wenn Sie sich bei einem Dokument bezüglich der Aufbewahrungsdauer unsicher sind, entscheiden Sie sich besser für 10 Jahre – so sind Sie auf der sicheren Seite.

Es ist wichtig, dass Unternehmen die Aufbewahrungspflichten einhalten, da bei Nichteinhaltung Strafen drohen.

Eine digitale und GoBD-konforme Archivierung von Belegen – wie zum Beispiel Qonto sie bietet – erlaubt es Ihnen, diese unkompliziert, zentral und platzsparend aufzubewahren. Wenn Sie einen Beleg benötigen, müssen Sie keine schweren Ordner durchblättern, sondern können die betreffenden Transaktionen mitsamt Anhängen bequem anhand von Tags filtern.

Qonto erleichtert Ihnen mit einer Vielzahl an Funktionen das Belegmanagement und hilft Ihnen somit, Ihre Spesenverwaltung zu optimieren und im Geschäftsalltag Zeit zu gewinnen.

Mit Qonto können Sie alle Belege in digitalisierter Form und zentral an einem Ort verwalten. Scannen Sie dafür Ihren Beleg – am besten gleich nach der Zahlung – per Smartphone und laden Sie ihn in der Qonto App hoch. Ihr Beleg wird automatisch der betreffenden Transaktion zugeordnet.

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten haben, können Sie diese einfach an einen speziellen Belegeingang Ihres Qonto Geschäftskontos weiterleiten. Anschließend wird auch hier automatisch die entsprechende Transaktion ermittelt.

Das i-Tüpfelchen während des Digitalisierungsvorgangs? Wir ermitteln auch den passenden Mehrwertsteuersatz automatisch für Sie. Sie müssen ihn nur noch mit einem Klick bestätigen.

Anschließend müssen Sie sich dank der GoBD-konformen Archivierung Ihrer Belege keine Gedanken mehr über die Aufbewahrung von Papierbelegen machen. Speichern Sie Ihre digitalisierten Belege einfach und sicher in Ihrer Qonto App und exportieren Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware.

Qonto bietet außerdem die Möglichkeit, fehlende Belege automatisch per App anzufragen. Betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten jeden Montag eine Erinnerung, bis der fehlende Beleg hinzugefügt wird.

Ihrer Buchhalterin bzw. Ihrem Buchhalter können Sie einen speziellen Lesezugang gewähren und so direkten Zugriff auf die relevanten Informationen geben. Das spart Zeit auf beiden Seiten! Bei Bedarf können Sie Ihre Transaktionen automatisch in Ihre bevorzugte Buchhaltungssoftware exportieren.

Ihrem Cashflow können Sie jederzeit übersichtlich und in Echtzeit mithilfe von Finanzreporting und Dashboards folgen.

👉 Übrigens: Mit Qonto können Sie nicht nur Ihr Belegmanagement, sondern auch Ihre Rechnungsverwaltung effizienter gestalten! Und mit der integrierten Angebotssoftware versenden Sie professionelle Angebote in Rekordzeit.

Ihre Schubladen quellen von Belegen in Papierform förmlich über? Wir schaffen Abhilfe! Wenn Sie Ihre Belege mit Ihrer Qonto App scannen, beglaubigen wir sie GoBD-konform und archivieren sie für Sie.

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) liefern in Deutschland die rechtliche Grundlage für die Digitalisierung von geschäftlichen Dokumenten.

Dank dieser GoBD-konformen Beglaubigung hat die digitale Version Ihrer Rechnungen und Quittungen, die Sie zu Ihren Transaktionen hinzufügen, denselben rechtlichen Wert wie das Original aus Papier. Im Fall einer Kontrolle können Sie Ihre Ausgaben mit den beglaubigten, digitalen Belegen rechtfertigen.

👉 Bitte beachten Sie: Die beweiskräftige Beglaubigung Ihrer Belege ist in allen Qonto Plänen außer dem Basic Plan inklusive.

Damit Ihr Beleg durch Qonto beglaubigt werden kann, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine originalgetreue digitale Kopie in Ihrem Qonto Geschäftskonto hochladen. Bitte überprüfen Sie dazu die folgenden Punkte:

• Das Dokument muss lesbar, unkomprimiert und unverändert sein
• Die Farben müssen originalgetreu sein
• Das Dokument darf weder abgeschnitten noch zurechtgeschnitten sein

Stellen Sie zudem sicher, dass die folgenden Informationen auf dem Dokument zu finden sind:

• Die Beschreibung der Ware (oder Dienstleistung) und ihr Preis
• Der Mehrwertsteuersatz und -höhe
• Informationen über den Verkäufer: Firmenname, Adresse und Umsatzsteuernummer
• Datum und Uhrzeit der Transaktion
• Datum und Nummer des Belegs

💡 Gut zu wissen: Dateien im PNG- oder JPG-Format konvertiert Qonto automatisch ins PDF-Format. Sie selbst müssen nichts tun!

Keine Sorge, unser Service ist absolut sicher!

Qonto stellt die beweiskräftige Beglaubigung Ihrer Belege sicher: Dabei wird automatisch eine elektronische Signatur sowie ein digitaler Fingerabdruck über einen Dienstanbieter erstellt. Auch Datum und Uhrzeit der Beglaubigung werden vermerkt.

Außerdem speichert Qonto Ihre Dateien sicher und auf unbegrenzte Zeit sowie konform mit der europäischen Verordnung „eIDAS“ für elektronische Signaturen. Im Falle einer Kontrolle müssen Sie lediglich Ihre gescannten Belege exportieren.