Uneinbringliche Forderungen

Uneinbringliche Forderungen sind Zahlungsansprüche eines Unternehmens gegenüber seinen Kund:innen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie dauerhaft nicht mehr beglichen werden. Diese Forderungen müssen in der Buchhaltung vollständig abgeschrieben werden, da keine Aussicht auf Zahlung mehr besteht.

Anders als bei zweifelhaften Forderungen, bei denen noch eine gewisse Zahlungswahrscheinlichkeit existiert, ist bei uneinbringlichen Forderungen die Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit der Schuldner:innen eindeutig festgestellt.

Eine Forderung gilt als uneinbringlich, wenn objektiv erkennbar ist, dass die Schuldner:innen die Forderung nicht mehr begleichen werden. Dies ist insbesondere in folgenden Fällen gegeben:

• Die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens wurde mangels Masse abgelehnt

• Eine Zwangsvollstreckung blieb erfolglos

• Die Schuldner:innen haben eine eidesstattliche Versicherung (Vermögensauskunft) abgegeben

• Die Kund:innen sind verstorben und haben kein verwertbares Vermögen hinterlassen

• Der Aufenthaltsort der Schuldner:innen ist trotz angemessener Nachforschungen unbekannt

• Die Forderung ist verjährt (in der Regel nach drei Jahren)

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Ein typisches Beispiel für eine uneinbringliche Forderung ist der Fall eines Handwerksbetriebs, der einem Kunden Leistungen in Höhe von 5.950 € (5.000 € netto zzgl. 950 € Umsatzsteuer) in Rechnung gestellt hat.

Nachdem der Kunde mehrfach gemahnt wurde und auch ein gerichtlicher Mahnbescheid erfolglos blieb, wird ein Insolvenzverfahren mangels Masse abgelehnt. In diesem Fall muss der Handwerksbetrieb die Forderung als uneinbringlich einstufen und entsprechend ausbuchen.

Neben den uneinbringlichen Forderung, die das Worst-Case-Szenario darstellen, gibt es noch zwei weitere Kategorisierungen von Forderungen:

• Einwandfreie Forderungen
• Zweifelhafte Forderungen

Einwandfreie Forderungen sind Zahlungsansprüche, bei denen keine Anhaltspunkte für Zahlungsschwierigkeiten der Schuldner:innen vorliegen. Die Kund:innen zahlen entweder pünktlich oder mit nur geringer Verzögerung. Diese Forderungen werden zum Nennwert in der Bilanz ausgewiesen.

Zweifelhafte Forderungen sind Ansprüche, bei denen erhebliche Unsicherheit über die vollständige Einbringlichkeit besteht. Gründe dafür können sein:

• Erheblicher Zahlungsverzug

• Erfolglose Mahnungen

• Bekannte wirtschaftliche Schwierigkeiten der Schuldner:innen

• Mängelrügen oder Reklamationen der Kund:innen

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Wenn Sie die uneinbringlichen Forderungen für die Erfassung in der Buchhaltung berechnen möchten, stehen Ihnen zwei Methoden zur Verfügung:

• Methode des prozentualen Umsatzanteils
• Methode der Fälligkeit der Forderungen

Bei dieser Methode wird basierend auf historischen Erfahrungswerten ein bestimmter Prozentsatz des Umsatzes als voraussichtlich uneinbringlich angenommen. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

Diese Methode berücksichtigt die Überfälligkeit der Forderungen. Je länger eine Forderung überfällig ist, desto höher wird der Prozentsatz der voraussichtlichen Uneinbringlichkeit angesetzt:

• Forderungen 1 bis 30 Tage überfällig: 5 %

• Forderungen 31 bis 90 Tage überfällig: 15 %

• Forderungen über 90 Tage überfällig: 50 %

Uneinbringliche Forderungen müssen vollständig abgeschrieben werden. Die Buchung erfolgt in zwei Schritten:

1. Ausbuchung des Nettowerts: „Forderungsverluste an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen”

1. Korrektur der Umsatzsteuer: „Umsatzsteuer an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen”

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Eine uneinbringliche Forderung muss ausgebucht werden, sobald die Uneinbringlichkeit feststeht. Dies ist nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Vorsichtsprinzip zwingend erforderlich. Konkrete Zeitpunkte sind:

• Unmittelbar nach Ablehnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse

• Nach erfolgloser Zwangsvollstreckung

• Bei Abgabe der Vermögensauskunft durch die Schuldner:innen

• Mit Eintritt der Verjährung

Um das Risiko uneinbringlicher Forderungen zu minimieren, können Unternehmen verschiedene präventive Maßnahmen ergreifen:

• Sorgfältige Bonitätsprüfung von Neukund:innen

• Vereinbarung von Vorauszahlungen oder Anzahlungen

• Implementierung eines effektiven Mahnwesens

• Nutzung von Factoring oder Forderungsversicherungen

• Regelmäßige Überwachung der Zahlungseingänge

• Festlegung von Kreditlimits für Kund:innen

Im Sinne des § 17 UStG liegt Uneinbringlichkeit vor, wenn bei objektiver Betrachtung davon auszugehen ist, dass der leistende Unternehmer die Entgeltforderung auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen kann. In diesem Fall muss eine Korrektur der Umsatzsteuer vorgenommen werden.

Die Einzelwertberichtigung sollte angewendet werden, wenn bei einzelnen, größeren Forderungen konkrete Anhaltspunkte für Zahlungsschwierigkeiten vorliegen. Sie ermöglicht eine individuelle Bewertung des Ausfallrisikos und ist besonders bei wesentlichen Forderungsbeträgen sinnvoll.

Verbindlichkeiten können ausgebucht werden, wenn sie rechtlich oder tatsächlich nicht mehr bestehen. Dies ist der Fall bei:

• Verjährung der Verbindlichkeit
• Erlass durch Gläubiger:innen
• Rechtskräftigem Abschluss eines Insolvenzverfahrens

Nein, bei uneinbringlichen Forderungen muss die bereits abgeführte Umsatzsteuer nach § 17 UStG korrigiert werden. Der leistende Unternehmer kann die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Unbezahlte Rechnungen können nur dann abgeschrieben werden, wenn die Uneinbringlichkeit der Forderung nachweislich feststeht. Eine bloße Überfälligkeit oder Zahlungsverzögerung reicht dafür nicht aus. Es müssen konkrete Nachweise für die dauerhafte Uneinbringlichkeit vorliegen.