Um ein Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen, muss der Bewirtungsbeleg richtig ausgefüllt sein. Was gilt es bei einer Bewirtungsquittung zu beachten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird?
Geschäftsessen kann man wie Reisekosten, Übernachtungskosten, Fahrtkosten, unter Umständen Kilometerpauschale und Spesen (auch Auslöse genannt), die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit anfallen, mit den entsprechenden Belegen (etwa Hotelrechnung) grundsätzlich von der Steuer abschreiben, und zwar laut § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes mit bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten. Zusätzlich ist auch hier die gesamte Vorsteuer abzugsfähig, denn diese Einladungen gelten als gewinnmindernde Betriebsausgaben. Absetzen können diese Geschäftsessen Unternehmen, Einzelunternehmer, Existenzgründer, Freelancer und andere selbstständige Personen. Damit diese Ausgaben auf dem Steuerbescheid Berücksichtigung finden, müssen sie (genau wie z. B. Spesen) richtig abgerechnet und der entsprechende Beleg (=Bewirtungsbeleg) korrekt ausgefüllt werden. Damit es bei einer Betriebsprüfung deswegen keine Probleme gibt, muss die Relation zwischen den Kosten für die Speisen im Restaurant und dem Anlass in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen. Ein Beispiel für einen Anlass: regelmäßige Betriebsessen mit Mitarbeitern (etwa als Incentive, neben anderen Extras wie Weiterbildungen oder Tankgutscheinen).
Nur wenn der Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß ausgefüllt ist, wird er vom Finanzamt anerkannt.
Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen einer Rechnung über mehr als 150 Euro und einer Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro.
Auf einer Bewirtungsquittung über weniger als 150 Euro müssen folgende Angaben erscheinen:
Auf einer Rechnung über mehr als 150 Euro sind folgende Angaben nötig:
Bei Rechnungen, die mehr als 150 Euro betragen, hat der Gastwirt die Rechnungsempfänger, also die betreffenden Unternehmen, mit Namen auf den Rechnungsbelegen einzutragen.
Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer), sind diese Angaben jedoch nicht zu machen.
Sollten Gastgeber feststellen, dass der Wirt einen oder weitere Einträge auf dem Bewirtungsbeleg nicht gemacht hat, müssen sie unbedingt in Kontakt zu dem Gastronomen treten, ihn darauf aufmerksam machen und ihn bitten, die fehlenden Einträge noch nachzuholen. Eventuelle fehlerhafte Bewirtungsquittungen sollten sie unbedingt korrigieren lassen. Sollte nämlich im folgenden Schritt das Finanzamt das Versäumnis finden, kann es für die Firma problematisch werden, die Kosten für das Dienstessen geltend zu machen und entsprechend von der Steuer abzusetzen.
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